Une approche agile de la budgétisation pour plus de flexibilité

Prédire, commander, contrôler : ce sont les piliers de la budgétisation classique. Mais dans un monde façonné par le changement, ces fondamentaux peuvent vite devenir un fardeau. Dans un contexte de disruption continue, les équipes Finance doivent préférer la flexibilité au contrôle, et l'adaptation aux prédictions.  

Si la pression des entreprises pour garder une longueur d'avance sur la concurrence est réelle, rapidité et stratégie doivent aller de pair. Une approche agile aide les entreprises à faire les bons choix en toute confiance face au changement tout en augmentant leur vitesse de travail.

En effet, les entreprises agiles innovent en décomposant les grands défis en problématiques spécifiques, puis en testant rapidement les solutions possibles. Les équipes savent ainsi aussitôt ce qui fonctionne et ne fonctionne pas, et peuvent définir leurs priorités sur la base des succès obtenus, contrairement à une approche plus descendante. Les entreprises agiles se concentrent également sur un plus petit nombre d'initiatives, qui sont ainsi menées à bien plus rapidement. Plutôt que de jongler avec plusieurs projets, les équipes agiles progressent sans interruption vers des objectifs stratégiques spécifiques.   

Ce changement requiert que les équipes Finance ajustent également leur approche de la budgétisation. 

Notions de base de la budgétisation agile 

La clé d'une budgétisation agile réussie réside dans des informations précises et à jour sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il arrive qu'à la lumière de nouvelles informations, certaines initiatives planifiées aient besoin d'être redéfinies, voire annulées. Une décision qui est de loin préférable au fait de continuer bille en tête (ce que font de nombreuses entreprises) alors même que les personnes qui travaillent sur le projet savent qu'il ne produira pas les résultats escomptés.

Comprendre et adopter les trois principes clés de la budgétisation agile peut aider la fonction Finance, et l'ensemble de l'entreprise, à gagner en adaptabilité et en capacité de réaction.

1. Planifier dans des délais plus courts 

Les équipes Finance ne peuvent pas prédire l'avenir, et s'y essayer présente de nombreux risques. La budgétisation pour un an ou plus peut enfermer une entreprise dans une stratégie obsolète, ce qui est une perspective dangereuse dans un environnement économique instable. Une planification plus fréquente et dans des horizons plus proches offre aux entreprises la flexibilité nécessaire pour réagir aux fluctuations du marché dans un délai pertinent. 

2. Hiérarchiser les objectifs stratégiques

Même s'il peut paraître judicieux, voire nécessaire, de répartir le temps d'une équipe entre plusieurs projets, demander aux collaborateurs de jongler avec plusieurs priorités peut affecter significativement leur productivité. Il en va de même pour les entreprises, qui seront plus efficaces si elles investissent dans quelques initiatives stratégiques à court terme au lieu d'essayer de tout faire en même temps. La priorisation des projets stratégiques et le séquencement du travail permettent aux équipes d'atteindre leurs objectifs plus rapidement et de créer de la valeur pour l'entreprise plus tôt. 

3. Créer des boucles de feedback rapide

Pour évaluer avec précision les approches qui fonctionnent, les équipes Finance ont besoin d'un flux constant d'informations. Elles doivent savoir quel est l'objectif de chaque initiative et comment le succès sera mesuré. Les responsables de chaque projet doivent définir ces indicateurs dès le départ, et l'équipe Finance doit évaluer l'état d'avancement au moins une fois par mois pour éviter les mauvaises surprises.

Un partenariat Finance/Stratégie plus solide

Souvent, le passage à la budgétisation agile constitue un grand pas en avant, et le changement peut être difficile à absorber en une seule fois pour une entreprise. En général, tous les dirigeants jusqu'au conseil d'administration sont impliqués dans le processus de planification, de budgétisation et de financement, et ces derniers peuvent hésiter à modifier des processus qui ont bien fonctionné pour eux par le passé. 

Pour réduire la difficulté et l'anxiété liées à une telle transition, les équipes Finance peuvent adopter une approche itérative pour adopter des stratégies de budgétisation agile. Commencer par une entité ou un domaine de financement peut aider à démontrer la valeur d'une initiative à petite échelle, et ainsi à susciter l'adhésion en faveur d'un déploiement plus large dans l'ensemble de l'entreprise. 

Ce processus peut également faire de l'équipe Finance un business partner plus fiable, en offrant aux dirigeants les informations et les conseils dont ils ont besoin pour prendre de meilleures décisions pour l'avenir de l'entreprise.