Votre ERP est-il capable de s'adapter efficacement aux réglementations internationales et à la croissance de l'entreprise partout dans le monde ?

La complexité croissante liée aux opérations à l'échelle internationale pose de nouveaux défis aux entreprises, et il est plus important que jamais de disposer d'un système Enterprise Resource Planning (ERP) agile. 

L'un des plus grands défis des systèmes ERP traditionnels, en particulier pour les entreprises présentes dans de nombreux pays, consiste à respecter les réglementations, les devises et les obligations de conformité propres à chaque pays. (En quelques mots, l'ERP fait référence à la gestion d'une suite d'applications logicielles nécessaires au fonctionnement d'une entreprise et peut regrouper en un seul système la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion de la relation client ou la gestion des stocks.)

Les stratégies ERP internationales entrent dans l'une des deux grandes catégories suivantes : décentralisées ou centralisées.

ERP décentralisé : des systèmes distincts

Du fait de son évolution, une grande multinationale fonctionne le plus souvent avec un système comptable à l'échelle de l'entreprise, sur lequel les filiales doivent soumettre leurs résultats financiers. Souvent, le siège effectue également la planification globale, le rapprochement des comptes et les analyses décisionnelles à partir du système comptable.

Dans le même temps, les filiales situées dans d'autres pays doivent se procurer leurs propres systèmes de gestion financière, opérant alors indépendamment de la société mère jusqu'au moment de la communication des résultats. Un système local de gestion financière nécessite également de consacrer du temps et des ressources aux obligations de conformité et de déclaration dans chacun des pays où se déroule leur activité.

Les données financières, situées dans les systèmes ERP locaux, sont ensuite synthétisées et envoyées à la société mère. Cette approche peut fonctionner à un niveau élémentaire, mais limite l'agilité opérationnelle de l'ensemble de l'entreprise : modifier la dimensionnalité d'un reporting ne se résume pas au simple réglage d'un seul système ERP. Il s'agit plutôt de coordonner ces changements dans le système ERP spécifique de chacun des pays. Aussi, les objectifs d'une entreprise peuvent difficilement être reproduits au niveau de chaque territoire.

Autre conséquence : une fonction Finance autonome, spécifique à un pays, génère des coûts élevés en raison de la nécessité de rapprocher manuellement les données des grands livres de reporting sous-jacents et de les faire remonter au siège.

Enfin, la décentralisation des systèmes ERP peut limiter la quantité d'informations clés qu'une entreprise est en mesure de produire et entraîner des retards par l'absence de jeu de données commun.

ERP centralisé : une approche descendante

Dans le scénario inverse, une stratégie ERP centralisée est une stratégie dans laquelle les entreprises tentent de déployer un système ERP global. Si l'on reprend l'exemple d'une entreprise multinationale implantée dans différents pays du monde, cette approche se concentre sur le reporting du groupe en général et permet au siège de l'entreprise d'appliquer ses politiques comptables.

Sans surprise, le plus grand défi est inversé. 

Dans ce cas, un modèle de reporting global ne peut pas répondre aux besoins de reporting locaux, obligeant les entreprises à consacrer plus de temps à adapter leurs systèmes ERP internationaux aux diverses obligations réglementaires de chaque pays. Résultat : une dégradation de la capacité de reporting.

Bien sûr, il y a quelques avantages. Un système ERP centralisé simplifie généralement le processus de reporting au siège et permet de réaliser des économies d'échelle. Sans nul doute, l'environnement de contrôle est plus performant, car les transactions doivent passer par le système, et le niveau d'informations clés sur les transactions est plus élevé. Les entreprises peuvent créer un modèle de données central qui permet de saisir de manière identique des éléments tels que des projets, des factures ou des fournisseurs, mais cette approche complique la satisfaction des besoins locaux en matière de reporting.

En définitive, chaque approche décrite ci-dessus présente ses propres difficultés. 

Comment, dès lors, faire baisser le coût de la gestion financière et améliorer les insights et l'efficacité de la fonction Finance au niveau international ?

Le système Cloud de gestion d'entreprise : une nouvelle approche

Plus les entreprises s'intéressent à leur compétitivité future, plus elles ont besoin de l'adaptabilité d'un système ERP, ou du système Cloud de gestion d'entreprise de Workday. Face à l'évolution des réglementations, des obligations de conformité et des lois fiscales dans le monde entier, il est de plus en plus important d'intégrer la flexibilité et l'évolutivité dans le mode de fonctionnement des entreprises. Les systèmes traditionnels ne sont tout simplement plus adaptés : ils nécessitent souvent d'importants investissements et ressources informatiques pour intégrer les structures adaptées dans le workflow.

En outre, la complexité des architectures ERP traditionnelles a rendu la gestion des activités internationales plus difficile. Les transactions internationales impliquent généralement la consolidation des données entre les grands livres, ce qui pose un certain nombre de problèmes. Parmi eux, l'introduction de systèmes de rapprochement tiers, nécessitant de déplacer les données hors du système central, et des heures consacrées par l'équipe Finance à des activités non stratégiques comme la simple clôture des comptes chaque mois.

Dans l'idéal, l'objectif de ce système est d'extraire des informations pour piloter l'activité, partager des informations clés avec les acteurs impliqués au siège et fournir aux filiales les données nécessaires pour prendre des décisions au niveau local.

L'approche de Workday en matière de spécificités locales

Workday aborde les besoins des activités internationales selon une approche de configuration plutôt que de personnalisation. Même si tous les clients de Workday reçoivent la même version de notre système Cloud de gestion d'entreprise, celui-ci est également extrêmement configurable pour tenir compte des spécificités locales. Par ailleurs, tous les clients disposent toujours de la dernière version de Workday, avec les innovations, les améliorations et les fonctionnalités de sécurité les plus récentes.

Voici quelques caractéristiques de l'approche choisie par Workday en termes de structure de système ERP.

• Workday Financial Management est disponible en 11 langues et ses utilisateurs peuvent saisir des transactions dans la langue de leur choix. 

• Les configurations sont prédéfinies pour certains pays, mais les clients peuvent les adapter pour répondre à des besoins plus spécifiques.

• En tant que solution Cloud de gestion d'entreprise multi-entité, Workday permet à chaque entité juridique relevant de la société mère de gérer différentes devises et de conserver les informations financières au sein du système central.

• Qu'ils s'appuient sur les normes GAAP, IFRS ou une combinaison des deux dans l'ensemble de l'entreprise, les clients de Workday sont en mesure de spécifier différents traitements et ajustements comptables dans le workflow. Workday est également capable d'intégrer une structure de code pour la comptabilité d'entreprise afin de garantir la conformité avec les normes de reporting dans d'autres juridictions.

• Les règles relatives au séquençage des documents, point sensible historique pour les entreprises internationales, sont intégrées dans les configurations prédéfinies de Workday. Certains pays demandent que la numérotation des documents soit remise à zéro à intervalles spécifiques, que ce soit tous les trimestres ou tous les ans, alors que d'autres non. Le moteur bancaire et de paiement de Workday s'intègre avec les institutions financières internationales pour fournir un processus rationalisé.

• Le puissant moteur fiscal de Workday permet aux utilisateurs de saisir les taxes indirectes, qu'il s'agisse de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), de la taxe sur les produits et services (TPS), de la taxe sur la vente ou de la retenue à la source. Les clients peuvent facilement saisir les modifications des taux d'imposition et des dates d'effet, tout en enregistrant les transactions individuelles et en répondant aux diverses obligations de reporting des autorités fiscales concernées, y compris le protocole SAF-T (Standard Audit File for Tax) de plus en plus répandu.

• Grâce au réseau Pagero, les clients de Workday bénéficient d'un accès instantané à des millions d'entreprises et d'une conformité intégrale avec les infrastructures locales de facturation électronique telles que le Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL), FACe (Espagne), Chorus (France), SDI (Italie) et ESPAP (Portugal), entre autres. Pagero prend également en charge des centaines de normes de facturation électronique et d'échange de données informatisées (EDI), ce qui permet un déploiement facile et évolutif dans le monde entier.

Prise en charge de l'intégration de la facturation électronique 

Outre les fonctionnalités ERP internationales, les clients de Workday peuvent ajouter au système Cloud de gestion d'entreprise une fonctionnalité de documents électroniques internationaux automatisée, conforme et sécurisée. Pagero, partenaire de Workday, offre à ses clients la possibilité de digitaliser et d'automatiser leurs processus financiers, en assurant la précision des données, l'excellence opérationnelle et la visibilité en temps réel de l'ensemble de leurs processus de l'achat au paiement (P2P) et de commande à l'encaissement (O2C). En outre, Pagero garantit automatiquement la conformité aux réglementations en vigueur sur tous les marchés où les utilisateurs Workday exercent leurs activités.

Grâce au réseau Pagero, les clients de Workday peuvent intégrer l'échange de documents d'entreprise avec tous leurs fournisseurs et clients, quels que soient leur taille, leur système ERP, leur maturité informatique ou leur format préféré. Pagero combine une multitude de canaux d'échange pour permettre aux clients de l'ERP Workday de recevoir et d'envoyer tous les documents de facturation et de commande par voie électronique, tout en garantissant la conformité aux réglementations en vigueur.

Alexander Jansson, Vice President, Partner Development chez Pagero, a déclaré lors d'un récent webinaire que la facturation électronique devenait rapidement la norme et impliquait plus qu'une simple conversion PDF des documents de facturation. Les obligations réglementaires en matière de facturation électronique varient selon les pays et l'automatisation de ces processus peut garantir la conformité.

Par exemple, la norme électronique PEPPOL est de plus en plus utilisée en Europe et dans certains pays d'Asie : Pagero aide les entreprises à s'adapter à ce cadre commun pour des échanges internationaux sécurisés. (PEPPOL, cadre commun pour les protocoles de messagerie électronique et réseau de communication, permet aux entreprises de communiquer par voie électronique avec leurs partenaires dans le cadre du processus de gestion des achats, au niveau national et mondial, pour une efficacité accrue et des coûts réduits.)

Pagero prend en charge la distribution et la conversion en facturation électronique selon les réglementations de chaque pays, qu'il s'agisse d'une signature digitale ou de besoins spécifiques en matière de contenu, cette fonctionnalité étant prête à l'emploi dans Workday. 

« Nous utilisons les meilleures technologies qui permettent à nos clients communs d'être 100 % digital dès le premier jour », a déclaré Alexander Jansson.

Pagero s'est associé à Workday pour former un réseau d'entreprise intelligent qui relie les acheteurs et les vendeurs pour un échange automatisé, conforme et sécurisé de commandes, de factures et d'autres documents d'entreprise. En combinant le socle technologique puissant et flexible de Workday avec le réseau Pagero ouvert et basé sur le Cloud, les clients peuvent digitaliser leurs processus P2P et O2C pour répondre à l'évolution rapide des activités, des marchés et des réglementations.

Au moment de choisir un fournisseur, ajoute Alexander Jansson, il est important de rechercher un partenaire capable d'apporter des connaissances et de fournir un produit en mesure de s'adapter à l'échelle mondiale.

« En matière de facturation électronique, il est vraiment nécessaire d'avoir une stratégie centrale, et trouver un fournisseur adéquat capable de vous aider aujourd'hui et demain va devenir extrêmement important », a-t-il précisé.