L'équipe dirigeante du PGA European Tour réalise un parcours digital sans faute

Pendant la pandémie, les entreprises tous secteurs confondus ont dû accélérer leurs programmes digitaux et trouver de nouvelles façons de travailler. Pour les dirigeants du PGA European Tour, rejouer au golf en toute sécurité tout en soutenant un business model complexe fut un défi de taille.

Claire Giacometto, Chief Financial Officer, Michael Cole, Chief Technology Officer et Fran Merrylees, Chief People Officer du PGA European Tour discutent de la transformation des fonctions Finance, IT et RH dans le contexte de la pandémie.

Surmonter la complexité et favoriser l'innovation sur le circuit

La complexité dans une entreprise moderne n'est pas inhabituelle. C'est donc sans surprise que le golf, en tant que sport professionnel, doit relever des défis de gestion uniques. Ajoutez à cela une pandémie et il est clair que la disruption fait partie du jeu. Pour l'équipe dirigeante du PGA European Tour, les 18 derniers mois ont été une opportunité à la fois de lancer des initiatives digitales cruciales et de repenser comment la technologie pouvait aider l'organisation à surmonter la complexité.

Sur le plan financier, Claire Giacometto, CFO, comprend l'importance de réduire la complexité afin de garantir aux joueurs et aux collaborateurs d'être payés en temps opportun et d'assurer des processus financiers aussi fluides que possible.

« Notre organisation est petite mais complexe, et nous opérons dans de nombreuses juridictions de pays différents. Il est donc absolument essentiel que, pour rémunérer les joueurs ou calculer les taxes, nous ayons un système réellement fiable et la certitude de faire les choses correctement », déclare-t-elle.

« Il est essentiel de ne jamais prendre du retard dans le paiement, car ce retard s'accentue d'autant plus que vous êtes déjà au tournoi suivant et que tout le monde s'impatiente. Nous voulons être professionnels, que les joueurs soient payés à temps et que pour eux, les choses soient aussi simples que possible. » 

Michael Cole, CTO, est bien placé pour comprendre la complexité IT et stratégique de l'organisation. Selon lui, la technologie joue un rôle clé, non seulement pour rendre les opérations plus efficaces, mais également pour maintenir le statut de novateur et de challenger de la marque PGA European Tour.

« Nous ne sommes pas deux équipes sur un terrain qui s'affrontent pendant 90 minutes. Nous sommes 156 joueurs, répartis sur 18 terrains pendant 4 jours, et nous changeons même parfois de format, ce qui signifie que notre organisation est loin d'être simple. La technologie a un rôle essentiel à jouer pour apporter efficacité et simplicité au sein de l'organisation », confie-t-il. 

« Nous voyons l'innovation et la créativité comme le moyen d'offrir un nouveau contenu passionnant à nos supporters. Mais nous savons aussi que nous sommes face à un véritable défi, à savoir utiliser la technologie pour créer de la simplicité à partir d'une organisation extrêmement complexe. »

Le COVID-19 et la nouvelle normalité du travail

En 2019, le circuit European Tour s'est transformé, passant d'une organisation focalisée sur les données à un organisme basé sur le Cloud, renforçant considérablement l'agilité de l'ensemble de ses opérations. Le COVID-19 a mis la plupart des sports, y compris le golf, en suspens et l'importance de l'agilité organisationnelle est devenue immédiatement évidente. 

Michael Cole explique : « Au début de la pandémie, puisque nous pouvions travailler à distance avec ce niveau d'agilité, le personnel a pu du jour au lendemain passer en télétravail, simplement. En fait, leur domicile est juste devenu une extension de leur bureau. »

Gérer les effectifs en télétravail et s'assurer qu'ils disposaient des outils et du soutien pour faire brillamment leur travail présentait son propre défi pour la fonction RH de l'organisation. Mais quels ont été, pour les RH, les domaines clés à gérer et les défis à surpasser ?

« Le système Cloud nous a permis de disposer d'informations et de données RH à tout moment et en tout lieu, et c'était particulièrement important, affirme Fran Merrylees, CPO. Nous avons mis en place des mesures de chômage technique très complexes, comme beaucoup d'organisations. Mais avoir toutes ces informations à portée de main, même en travaillant à distance, s'est révélé essentiel. »

Souvent, l'adversité est le plus grand moteur de l'innovation et le meilleur test d'aptitude. La pandémie a fait progresser nombre d'entreprises car elles avaient simplement à trouver les moyens de faire leur travail. Pour Claire Giacometto et son équipe, le Cloud a été l'élément central pour parvenir à l'agilité financière.

« Nous avions constamment tout à refaire, les prévisions, la gestion de la trésorerie, les obligations fiscales. Tout changeait en permanence. Je n'aurais jamais cru que nous serions capables d'y parvenir en télétravail. Mais tout s'est parfaitement bien déroulé et nous n'avons perdu aucune balle sur le parcours de la trésorerie pendant cette période vraiment difficile. »

Le digital : le pouvoir de planifier, d'exécuter et d'analyser

Le monde commence à sortir de la pandémie et le sport professionnel reprend une activité plus normale. Qu'apporte le digital à une organisation comme le PGA European Tour en période normale ?

Du côté de la Finance, Claire Giacometto apprécie d'avoir un seul système au sein duquel l'organisme peut planifier, exécuter et analyser, même avec des changements en temps réel.

« Sachant que nous avons d'excellentes pistes d'audit de nos données, nous pouvons les analyser car nous savons qu'elles sont fiables, ça a vraiment changé la donne pour nous. Avoir un système où tout le monde pouvait accéder et comprendre ce qui se passait en un seul clic a été si important, déclare-t-elle. Nous avons des tournois toutes les semaines, donc nous payons nos joueurs chaque semaine. Nous essayons bien évidemment de maîtriser nos moyens de trésorerie, ce qui nous conduit à faire des tas de prévisions de trésorerie, tout en collaborant avec l'entreprise à la prise de décisions commerciales judicieuses. »

Réunir la puissance de la Finance et des RH dans un seul système est un point important pour Fran Merylees, DRH.

« Une fonction RH moderne nous permet de prendre du recul, d'appliquer une meilleure stratégie et de collaborer avec nos partenaires, en l'occurrence la Finance, d'une tout autre manière. Nous pouvons planifier des projets et utiliser le reporting en temps réel pour collaborer avec les acteurs impliqués sur des sujets essentiels comme la planification stratégique de la Finance et des RH. Si les dirigeants et les collaborateurs ont les moyens d'agir grâce aux données, ils peuvent vraiment gagner en stratégie et sophistication dans leurs rôles. »

En considérant le rôle du Cloud et plus largement du digital, Michael Cole, CTO, voit une corrélation directe entre l'utilisation de la bonne technologie et la génération de revenus par l'organisation.

« Pour nous, deux éléments sont essentiels : la responsabilisation des collaborateurs et l'accessibilité des données. Nous sommes une organisation fondée sur ses membres. Nous avons besoin d'un mécanisme qui crée des opportunités de jeu pour plus d'un millier de golfeurs. Chaque euro que nous générons est consacré aux opérations et, plus important, alimente la cagnotte des prix destinés aux joueurs. Nous sommes en charge de la génération des revenus et Workday de la façon dont ces revenus sont répartis dans l'organisation. Vu sous cet angle, Workday est un véritable catalyseur. »