Interview avec Polyvia : quelle transformation digitale pour la Finance ?

Déploiement efficace, modélisation budgétaire avancée et mutualisation de l’information financière : découvrez comment Polyvia, accompagné par Workday Adaptive Planning et Kiwika, a optimisé sa gestion pour plus d’agilité et de performance. 

1. Pourriez-vous vous présenter, et présenter Polyvia en quelques mots ?

Je suis Olivier Hugues, Responsable Administratif et Financier chez Polyvia. Mon rôle consiste à assurer la gestion financière et administrative de notre organisation, en veillant à l'optimisation des ressources et à la mise en place d'outils performants pour accompagner notre transformation digitale.

Polyvia est l'organisation professionnelle principale représentative des transformateurs de polymères sur l'ensemble du territoire français, elle est constituée de 3 entités :

• L'organisation professionnelle principale représentative des transformateurs de polymères.

• L'Institut Supérieur de Plasturgie Appliquée, qui forme les futurs talents de l'industrie.

• Polyvia Solutions, notre organisme de formation professionnelle continue et de conseil aux entreprises.

Issue d'une période de transformation majeure, Polyvia est née en 2020 de la fusion de plusieurs structures territoriales. Cette unification a permis de centraliser les activités et de renforcer notre mission au service de l'industrie de la plasturgie et des composites.

2. Quelle était la situation de Polyvia avant sa transformation digitale ?

Avant la fusion, chaque entité fonctionnait avec ses propres outils et processus, souvent centrés sur des spécificités locales. Cependant, la création d'une structure nationale impliquait une homogénéisation des systèmes et une meilleure coordination des activités. Il était donc essentiel d'unifier nos outils pour accompagner cette transformation organisationnelle.

3. Quel a été le déclencheur du passage à un EPM (Enterprise Performance Management) ?

Avant l’implémentation de Workday Adaptive Planning, nous étions limités par Excel, ce qui posait des problèmes de stabilité et de sécurité. La direction et la gouvernance avaient besoin d'une meilleure visibilité sur la performance opérationnelle et financière pour piloter la stratégie au quotidien. Surtout, notre gestion était plutôt descendante (top-down), n’impliquant pas assez les équipes opérationnelles, pourtant au plus proche de la réalité du terrain.

Nous avions donc besoin d’une approche mixte top-down et bottom-up, permettant de croiser la vision stratégique de la direction avec les retours concrets du terrain. Il était essentiel d’offrir aux équipes un accès en temps réel aux données financières, afin de favoriser une prise de décision plus rapide et pertinente.

Enfin, nous souhaitions renforcer la sécurisation des données, automatiser certaines tâches pour limiter les erreurs humaines et optimiser le processus de clôture et d’analyse.

4. Quelles étaient les fonctionnalités prioritaires dans le choix d’un EPM ?

Nous avions plusieurs critères essentiels pour notre solution :

• Une modélisation budgétaire avancée.

• Une planification centralisée à l'échelle du groupe.

• Une solution accessible en mode SaaS.

• Des fonctionnalités de prévision et de simulation de scénarios.

• La possibilité de reprévisions (rolling forecast).

• Une intégration fluide avec nos systèmes d'information (CRM, logiciels métiers, comptabilité, paie, SIRH).

• Un reporting dynamique et des tableaux de bord personnalisés.

5. Pourquoi avoir choisi Workday Adaptive Planning ?

Dans un premier temps, nous avons retenu cet outil car il intégrait l’ensemble des fonctionnalités évoquées tout en offrant un déploiement progressif. Cette approche par phases nous a permis de sécuriser notre planning et d’assurer une mise en place progressive et adaptée à notre organisation et à nos ressources.

Dans un second temps car nous avons été convaincus par la solidité du binôme constitué entre Workday et Kiwika, notre intégrateur. L'accompagnement humain, la proximité et la compréhension de nos besoins ont été des éléments déterminants.

6. Mot du partenaire Kiwika : Comment s’est déroulé le projet d’implémentation ? 

Tout d'abord, nous tenons à saluer l'équipe de Polyvia pour son écoute, sa parfaite connaissance de son environnement et sa capacité à prendre des décisions éclairées.

De notre côté, nous avons apporté notre expertise en gestion de projet, alliant rigueur dans la définition du périmètre, respect des délais et maîtrise budgétaire. Olivier et son équipe ont rapidement adhéré à cette approche, en exprimant clairement leurs besoins et leurs priorités. Leur engagement, notamment dans l’apprentissage et l’appropriation de la solution, a été un véritable atout pour la réussite du projet.

Tous les éléments étaient donc réunis pour garantir son succès, et nous sommes ravis de poursuivre cette collaboration avec Polyvia pour le déploiement d’Adaptive Planning en 2025 !

7. Quels gains avez-vous déjà observés ?

Nous avons commencé à travailler sur l'implémentation de l'outil fin avril-mai, avec un objectif clair : disposer d'une solution opérationnelle pour la phase budgétaire 2025 sur la masse salariale, qui représente une partie majeure de nos charges, d'ici octobre.

Malgré une période de réorganisation assez forte, nous avons constaté une nette amélioration de notre processus budgétaire. L'outil nous a permis de gagner en fluidité et de réduire le temps nécessaire de deux semaines par rapport à l'année précédente. Cela nous a aidé à mieux structurer notre planification et à travailler de manière plus efficace, tout en garantissant une meilleure qualité des données et une plus grande collaboration entre les équipes.

8. Quelles sont les prochaines étapes ? 

Après avoir finalisé la partie budgétaire sur la masse salariale, nous souhaitons que Workday et Kiwika nous accompagnent sur toutes nos situations financières en 2025, notamment en facilitant nos reportings annuels et les comparaisons entre le réel et le budget. La dernière étape sera la mise en place du budget 2026 dans son intégralité via Workday Adaptive Planning, afin d'assurer une gestion budgétaire totalement intégrée et optimisée.