Services dans le Cloud : pourquoi la vitesse n'est-elle pas le seul critère important pour les DAF ?

Le mouvement du capitalisme participatif s'est accéléré en 2021. Les investisseurs, les collaborateurs et les communautés attendent des entreprises qu'elles fassent preuve de plus de transparence sur leur mode de fonctionnement et qu'elles répondent à la question « Pourquoi êtes-vous sur le marché et quel est votre but ? ». Cela inclut d'expliquer les engagements en matière d'environnement, de société et de bonne gouvernance, ainsi que la façon dont les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance impactent les opérations et les valeurs de l'entreprise. 

Avec cet accent mis sur la transparence, les DAF et leurs équipes Finance veulent surtout pouvoir clôturer les comptes et rapporter les résultats rapidement, afin de remettre à temps les informations financières aux investisseurs et autres acteurs impliqués. 

Certes, la vitesse est incontestablement un objectif pour tous les DAF, mais ce n'est pas le seul paramètre à prendre en compte. D'autres facteurs entrent en jeu, comme la qualité des informations rapportées aux investisseurs et aux acteurs à la recherche d'informations exploitables sur le potentiel de croissance d'une entreprise, le ressenti et la dynamique du client, les valeurs et l'objectif d'entreprise, et sa résilience dans un contexte économique incertain. 

Chez Workday, nous pensons que les 2 questions que doivent se poser les directeurs financiers sont : « Que doit attendre de plus la Finance de la part d'un fournisseur Cloud » et « A quoi ressemble véritablement l'excellence ? »

Dans cet entretien, Terrance Wampler, General Manager, Workday Financial Management, examine ce que les DAF doivent attendre de leur fournisseur Cloud et pourquoi la vitesse n'est pas la seule réponse en matière de clôture des comptes.

Sur quoi devrait se concentrer la Finance lorsqu'il s'agit de tâches clés telles que la clôture des comptes et les déclarations ?

Retirons la vitesse de l'équation pendant un instant et concentrons-nous plutôt sur la profondeur des informations. Il existe plusieurs facteurs qui déterminent quand une entreprise fait ses déclarations et ses rapports de résultats. La vitesse en fait partie, mais la teneur du rapport et des conférences sur les résultats sont un meilleur indicateur pour savoir si la stratégie de clôture et globale adoptée tient la route.

Lors de nos dernières conférences sur les résultats, vous remarquerez que le leadership Workday a choisi d'articuler la conversation autour des fortes augmentations du portefeuille et des commandes, de la dynamique du secteur et du marché, des acquisitions de nouveaux clients, des investissements dans des produits phares tels que Workday Adaptive Planning et nos offres en analyses, gestion des dépenses et engagement collaborateur, et enfin autour de notre capacité à déployer efficacement nos solutions et à satisfaire nos clients. Les thèmes des performances financières, des recommandations et des analyses ne sont généralement abordés qu'à la fin.

Cette démarche se distingue de la démarche traditionnelle privilégiée par certains fournisseurs, qui consiste uniquement à résumer les performances financières de l'entreprise et à mettre en avant les clients acquis auprès d'autres vendeurs. L'une est tournée vers le passé et ne souligne pas la direction stratégique de l'entreprise. L'autre est tournée vers l'avenir et souligne l'importance de fournir des solutions innovantes et transformatrices et de les déployer efficacement. Avant la période de déclaration, la Finance doit passer le temps qu'il faut à préparer des remarques et s'assurer qu'elle peut expliquer clairement sa vision stratégique et sa dynamique client. Vous y parviendrez uniquement si vous utilisez un système de gestion financière qui fournit les données dont vous avez besoin pour anticiper.

D'un point de vue technologique, je vous ai entendu parler du « zero-day close ». Une telle réduction des délais de clôture est-elle une évolution vers laquelle les directeurs financiers doivent tendre ?

L'un des objectifs de la clôture zéro délai est d'être capable de clôturer les comptes rapidement et d'accéder à des informations à jour, tout en continuant de saisir des écritures pendant la période. Une réduction maximale des délais de clôture est l'objectif vers lequel notre propre équipe Finance se dirige rapidement, de concert avec nos clients, tous ayant pu constater sa valeur incroyable pendant la pandémie et au-delà de la capacité à clôturer les comptes virtuellement et à avoir accès aux informations n'importe où, n'importe quand. 

Le « zero-day close » donne l'impression que la vitesse est essentielle, mais en fait, nous parlons encore une fois de l'importance de la profondeur. La façon dont Workday gère ses clôtures repose sur une comptabilité continue. Cela signifie avoir un accès en temps réel aux états financiers pendant tout le mois et non pas uniquement en fin de période. Et cela est possible uniquement parce que Workday dispose d'une architecture d'objet « in-memory » qui ne nécessite pas de traitement par lots. Pendant le traitement des transactions, la comptabilité associée est immédiatement disponible dans les tableaux de bord et les états financiers consolidés, supprimant le besoin d'intégrer des données à une autre solution Cloud pour accomplir ce que nous faisons de manière native. Il n'y a également aucune disruption des opérations quotidiennes pendant la clôture, un problème qui, je pense, a déjà été vécu par tous les professionnels de la Finance à un moment donné en utilisant des systèmes de finance conçus sur le mode de pensée traditionnel. C'est quelque chose que beaucoup de nos clients font ou travaillent à faire en ce moment.

Du point de vue de la Finance, pourquoi l'« architecture » est-elle un élément aussi important ?

Prenons un exemple. Le débat entre un système comptable lourd et un système comptable léger n'est plus d'actualité, car les systèmes Cloud de gestion d'entreprise modernes tels que Workday sont conçus pour repousser les limites existant dans les applications financières traditionnelles. 

Un modèle de données orienté objet « in-memory » permet par essence de soutenir les segments nécessaires pour produire vos états financiers. Par nature, un modèle d'objet vous apporte la flexibilité pour connecter d'autres attributs utiles à vos transactions financières, y compris les informations client, fournisseur, collaborateur, de région ou de campagne vous permettant d'accéder immédiatement aux données supportant les reportings opérationnels et de management, le tout sans avoir à quitter votre système d'enregistrement central. 

Autre aspect unique de ce modèle de données orienté objet : il a été conçu pour le changement. Au fur et à mesure que votre entreprise a besoin d'évoluer, il prend en charge l'ajout de nouveaux attributs tels que l'intégration d'une acquisition, ou l'ajout d'un nouveau canal digital ou d'un emplacement géographique. Bien que certains fournisseurs Cloud puissent vous proposer des systèmes comptables « illimités », chaque système doit quand même être configuré au cours de l'implémentation. Il est figé dans la pierre, incapable d'évoluer en même temps que vos besoins.

La Finance nécessite une architecture flexible et adaptative qui permet aux utilisateurs individuels de facilement configurer une nouvelle dimension ou entité de gestion en quelques minutes seulement, plutôt que de devoir appeler le service informatique pour le faire à leur place. Les DAF doivent penser à la vitesse à laquelle ils peuvent déployer un nouveau business model dans leur système financier ou terminer l'intégration d'une acquisition en quelques jours ou semaines plutôt que quelques mois.

De quelles capacités a besoin la Finance de la part de son système afin de fournir les données et les informations exploitables dont le reste de l'entreprise a besoin ?

A un niveau fondamental, la Finance doit disposer d'une source de données fiable où elle peut effectuer des transactions, des analyses, des rapports et des plans. C'est la clé ! De là, il est possible d'examiner comment la Finance peut fournir à l'entreprise les vues adaptées à ses besoins. Par exemple, les différentes branches d'activité peuvent obtenir des informations exploitables pertinentes avec accès aux transactions et aux données clients, fournisseurs et collaborateurs.

La Finance a besoin de pouvoir combiner les données avec les informations d'autres systèmes opérationnels ou spécifiques au secteur pour créer un aperçu complet de ce qui se passe à l'échelle de l'entreprise.

Ce genre d'informations exploitables approfondies est également ce qui permet à l'équipe dirigeante de donner aux acteurs impliqués la visibilité non seulement sur les performances financières, mais aussi sur les questions environnementales, sociétales et de gouvernance.   

Comment décririez-vous ce sur quoi les DAF doivent se concentrer et ce qu'ils devraient exiger de leurs fournisseurs ?

Commençons par le fait qu'il ne devrait y avoir aucune attente pour un traitement par lots. La Finance doit avoir un accès instantané et continu aux états financiers consolidés, à la planification et aux détails de la prise en charge au niveau transactionnel. Cela signifie qu'une dimensionnalité riche alimente le GL et fournit un contexte immédiat aux activités de l'entreprise et à la comptabilité associée disponible à la demande. C'est le seul moyen de donner une visibilité intégrale à la Finance.

Les DAF et leurs équipes doivent pouvoir se tourner vers une source de données unique afin d'être en mesure de faire des prévisions précises et obtenir des informations exploitables pour une multitude de besoins en matière d'analyse et de reporting. Cette approche minimise les silos de données par services et favorise une culture au sein de laquelle tous savent qu'ils travaillent sur une seule source de données en temps réel.

Un bon exemple de données exploitables est donné par Robynne Sisco, President et CFO de Workday. Robynne est une grande adepte des tableaux de bord Workday et utilise un certain nombre d'entre eux pour faire fonctionner l'entreprise : le tableau de bord de gestion qui lui fournit en temps réel un aperçu de toute l'entreprise sur les chiffres réels par rapport au plan ; le tableau de bord de clôture périodique lui permettant d'obtenir des mises à jour instantanées sur l'avancement de ses équipes dans le processus de clôture ; et le tableau de bord de gestion de la trésorerie lui permettant de réaffecter de manière dynamique le surplus de trésorerie afin de payer les fournisseurs à l'avance, de rééquilibrer les investissements en faveur des projets prioritaires, ou d'accélérer les dépenses dans les projets clés. 

Bien qu'une clôture des comptes rapide soit importante, disposer des informations exploitables nécessaires au quotidien pour prendre les bonnes décisions est ce dont les DAF et leurs entreprises ont vraiment besoin pour réussir. Les DAF doivent également s'assurer que le fournisseur qu'ils choisissent correspond aux valeurs de leur entreprise, notamment en matière de considérations ESG. Une collaboration avec un fournisseur qui se concentre également sur un large éventail d'acteurs impliqués vous permettra de vous assurer que vos objectifs ne sont pas en conflit.