Gli sviluppi tecnologici, le crescenti aspettative dei clienti e i processi decisionali basati sui dati impongono ai team Finance di trovare nuovi modi di operare con agilità. Ma come pianificare tenendo conto di tutte queste variabili, da quelle prevedibili a quelle improbabili?
Aziende di qualsiasi dimensione in tutto il mondo stanno subendo gli effetti dell'instabilità. In tempi di incertezza, la sopravvivenza e la prosperità delle aziende dipende dalla loro capacità di riconoscere tempestivamente i cambiamenti importanti e di implementare una risposta adeguata.
Tuttavia, raggiungere questo obiettivo non è facile se l'azienda è rallentata da una pianificazione statica caratterizzata da cicli prolungati, piani subito obsoleti, attività scollegate tra loro ed errori difficili da rilevare. Affidarsi a metodi manuali basati su fogli di calcolo per la programmazione, la pianificazione dei budget e le previsioni funzionava bene in passato, ma oggi ci rendiamo conto che i tempi sono cambiati.
Persino le forze di mercato tradizionali si dimostrano difficili da interpretare. Gli sviluppi tecnologici, le crescenti aspettative dei clienti e i processi decisionali basati sui dati impongono ai team Finance di trovare nuovi modi di operare con agilità.
Ma come pianificare tenendo conto di tutte queste variabili, da quelle prevedibili a quelle improbabili?
La risposta è una soltanto: con la pianificazione attiva.
I modelli di pianificazione statici tradizionali su cui il team Finance ha basato per decenni la sua attività non sono solo una scelta discutibile in periodi di cambiamento drastico, ma possono rappresentare un serio svantaggio per la tua azienda. Le aziende ostacolate da processi di pianificazione obsoleti spesso stentano a reagire ai cambiamenti, mentre i concorrenti più agili riescono a superarle in termini di velocità, performance e margini di manovra. Basta guardarsi intorno: le aziende che in questo momento registrano performance positive hanno trasformato la loro attività, talvolta rivoluzionandola, nell'arco di poche settimane, a volte persino di giorni. La loro agilità operativa è diventata l'attributo che ne definisce il successo.
Si può con ragionevole sicurezza concludere che molte di queste aziende agili non sono frenate da strutture di pianificazione manuali, incoerenti e scollegate tra loro e che hanno invece adottato un approccio più moderno alla pianificazione: una pianificazione collaborativa, completa e costante. Queste aziende sono sistematicamente in grado di ridurre i rischi, ottimizzare le prestazioni e creare vantaggi concorrenziali, perché la loro pianificazione include un maggior grado di agilità operativa.
La differenza tra pianificazione statica e pianificazione moderna, o attiva, può essere notevole. Gli strumenti di pianificazione tradizionali sono in genere penalizzanti perché scontano problemi di versioni e dati slegati che diventano quasi istantaneamente obsoleti. Per contro, estrapolando dati operativi e transazionali in tempo reale dai sistemi aziendali, i modelli di pianificazione attivi consentono ai team di espandere l'utilizzo della pianificazione basata sui dati oltre il dipartimento Finance con cui prendere decisioni migliori e basate dai dati in tempi più brevi.
Anche prima della crisi attuale, molte aziende erano consapevoli che l'agilità è ormai un requisito operativo indispensabile. Questo approccio più moderno alla pianificazione è la chiave per raggiungere tale obiettivo.
Anche prima della crisi attuale, molte aziende erano consapevoli che l'agilità è ormai un requisito operativo indispensabile. Questo approccio più moderno alla pianificazione è la chiave per raggiungere tale obiettivo. Questi tre milestone ti consentiranno di iniziare il tuo viaggio verso l'implementazione di un modello di pianificazione attivo.
1. Valuta lo status quo
Prima di individuare la direzione da prendere, devi capire dove ti trovi. Prendi atto dello stato attuale dell'azienda, includendo un'analisi degli ostacoli al business planning che ti impediscono di implementare un ambiente di pianificazione più moderno e dinamico. Molto probabilmente questi ostacoli saranno associati a persone, processi o tecnologie, o a una combinazione di questi elementi.
La valutazione dello stato attuale richiede un approccio orientato al dettaglio.
Qual è lo stato degli attuali processi di pianificazione aziendale?
Di quali tecnologie dispone l'azienda e come valuti la loro performance?
Quali sfide a livello di dati richiedono attenzione?
Esistono opportunità per l'integrazione automatizzata dei dati?
Quali carenze presenta la pianificazione della forza lavoro?
Le risposte a domande di questo tipo ti aiuteranno a definire meglio lo stato attuale del tuo ambiente di lavoro e le aree suscettibili di miglioramento.
2. Ottieni adesioni in azienda
Farsi promotore del cambiamento è un compito difficile. Per questo dovrai trovare un sostenitore nel management team che consideri la pianificazione attiva una causa imprescindibile e degna di attenzione. Oltre al sostenitore del management team, la tua task force dovrà includere un rappresentante di altre funzioni esterne a Finance, come Operations, Sales e HR. Non dimenticare di includere l'IT, per disporre del supporto necessario a esaminare le esigenze a livello di tecnologia e a coordinare le diverse fonti di dati.
Il passo successivo consiste nel portare queste figure chiave a condividere la tua posizione in materia di agilità operativa.
Come? Creando un business case.
A tale scopo puoi quantificare l'impatto che ha lo status quo sulle performance dell'azienda. Quanto costano alla tua azienda i processi manuali e i colli di bottiglia operativi in termini di tempo e denaro? Quali opportunità non ti permettono di cogliere? E per contro, come migliorerebbero questi valori e KPI se venisse implementato un modello di pianificazione attiva? Cerca di identificare misurazioni del ROI più articolate - ad esempio, perché dimezzare i tempi di pianificazione del budget significherebbe per il personale avere più tempo per valutare scenari ipotetici - per evidenziare con chiarezza il cambiamento reale che rappresenterebbe l'adozione di un modello di pianificazione agile.
Una volta approntato il team e definiti e valutati i punti su cui intervenire, puoi delineare un piano per il tuo progetto iniziale. Può risultare utile applicare le misure iniziali a una funzione interna di Finance, per avere il controllo dell'implementazione. Sviluppa un piano conciso e operativo in più fasi che comunichi in modo chiaro gli obiettivi (sia per l'implementazione della pianificazione attiva sia per questo progetto inaugurale) e le metriche di base per il modello KPI. La capacità di comunicare in modo efficace il motivo di questa iniziativa garantirà il consenso alla sua implementazione da parte dei manager. Un piano completo e ben strutturato è essenziale per ottenere tale consenso.
3. Allarga l'implementazione in tutta l'azienda
Come già menzionato, è importante avviare l'implementazione del modello di pianificazione attiva nella funzione Finance sottolineando i risultati ottenibili facilmente e in tempi brevi. Una volta consolidato l'utilizzo e la conoscenza del modello, è possibile diffonderlo ad altre funzioni. Inizia pianificando progetti che coinvolgono i team HR, vendite o marketing e progressivamente estendi l'utilizzo e gli effetti della pianificazione attiva all'intera azienda.
L'elemento chiave di questo step è rafforzare la comunicazione e la collaborazione tra i reparti aziendali. Non confidare solo nella tecnologia o negli strumenti esistenti per portare a termine il grosso del lavoro. È molto più facile raggiungere e consolidare il successo dell'iniziativa organizzando incontri individuali con gli stakeholder nel corso dei quali individuare le esperienze acquisite, evidenziare opportunità per altre soluzioni e miglioramenti, comunicare i successi e congratularsi con chi lo merita.
In questo modo, Finance verrà promossa a funzione strategica responsabile del coordinamento della pianificazione nell'intera azienda. Il contributo a livello globale della funzione Finance non si limiterà più solo alla compilazione di budget e alla produzione di report. Infatti, l'azienda richiederà l'input di Finance per promuovere il cambiamento e l'innovazione necessari non solo per sopravvivere, ma anche per prosperare in contesti di incertezza.
Questi tre elementi costituiscono le basi per la creazione di un ambiente di pianificazione più agile, che ti aiuterà a prepararti per qualsiasi scenario futuro. Tuttavia le fondamenta sono solo il primo passo per costruire un edificio solido. Mantieniti sempre aggiornato per ottenere nuovi approfondimenti che ti permettano di ricavare un valore ancora maggiore dal tuo moderno ambiente di pianificazione.
L'unica certezza per il domani è che l'agilità operativa verrà comunque premiata. Con queste basi e gli approfondimenti che condivideremo in altri articoli del blog, potrai prepararti molto meglio per pianificare il tuo sviluppo futuro.
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