I 4 fondamenti di un programma di gestione dei fornitori efficace

Per i responsabili del procurement che cercano di mitigare i rischi e garantire la business continuity, una gestione efficace dei fornitori non è mai stata così importante. Nell'ultimo anno e mezzo, l'imprevedibilità della domanda e la volatilità delle supply chain hanno messo in luce la necessità di stabilire una collaborazione più stretta e partnership più strategiche con i fornitori.

In uno studio di Harvard Business Review, il 95% dei responsabili aziendali ha riferito che i processi di sourcing e procurement della propria azienda sono stati messi in difficoltà dalla pandemia. E nonostante la stragrande maggioranza dei responsabili del procurement concordi sul fatto che la gestione dei fornitori riveste un ruolo chiave nella pianificazione della business continuity, solo il 21% riferisce di avere solide capacità di analisi dei dati dei fornitori. 

Se a queste sfide aggiungiamo la recente legislazione sui diritti umani e l'inflazione in costante aumento, ci rendiamo conto che la lista delle responsabilità dei professionisti del procurement è in continua espansione. Da una parte abbiamo leggi come il GDPR dell'Unione Europea e il Modern Slavery Act australiano che richiedono ai team di sourcing di raccogliere più dati sui fornitori per garantire pratiche di sourcing responsabili. Dall'altro, l'indice dei prezzi al consumo degli Stati Uniti è il più alto da oltre un decennio, e questo porta a un aumento dei costi sia per i fornitori che per i team di procurement. Infine, dal momento che i problemi della supply chain dovrebbero durare fino all'inizio del 2022, i responsabili del procurement devono essere messi nella condizione di prendere decisioni basate sui dati per alleviare il carico che grava sulle loro catene del valore. I team con programmi efficaci di gestione dei fornitori possono comunicare meglio con i loro fornitori, pianificare strategicamente il futuro e promuovere l'innovazione necessaria. 

In un mondo in cui le modalità di lavoro da remoto e ibride rappresentano la nuova normalità, operare sempre in sinergia con i partner fornitori sparsi nelle varie aree geografiche non è un compito facile, ma resta comunque fondamentale per l'azienda. Come possono dunque i responsabili del procurement collaborare con i fornitori e allo stesso tempo conciliare le diverse esigenze aziendali? 

I 4 fondamenti di un programma di gestione dei fornitori efficace

I team di procurement più avanzati che danno priorità alla gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) sono meglio attrezzati per adattarsi all'incertezza e prosperare nonostante la disruption. Considerato che le supply chain sono imprevedibili e le abitudini di consumo cambiano, è fondamentale che i responsabili del procurement costruiscano la loro strategia SRM tenendo presenti i seguenti punti.

• Collaborazione aperta: in quanto "collanti" tra fornitori e stakeholder, i responsabili del procurement devono assicurarsi che il loro programma SRM dia la priorità alla collaborazione. Un modo per farlo è quello di mettere a disposizione di fornitori e stakeholder un hub centralizzato in cui comunicare esigenze e criteri. Troppo spesso, informazioni importanti vanno smarrite in lunghe catene di e-mail. Eliminando questo processo, il procurement può aprire nuovi canali di comunicazione e rimanere aggiornato in tempo reale. 

• Conformità semplificata: senza un processo dedicato, tenere traccia della conformità dei fornitori può risultare quasi impossibile. Inoltre, a causa dell'aumento delle sanzioni e dei rischi finanziari per le aziende che non rispettano le norme, i responsabili del sourcing devono avere una visione più chiara non solo dei fornitori, ma anche dell'intera catena del valore. Molti responsabili hanno semplificato il processo di conformità tramite l'automazione, utilizzando moduli predefiniti con cui raccolgono e aggregano grandi quantità di informazioni sulla conformità dei fornitori. 

• Maggiore visibilità: tenere conto dei fornitori di primo livello non è più sufficiente. Per elaborare piani efficaci per l'azienda, i team di procurement devono avere una conoscenza approfondita delle catene di valore dei loro fornitori. Inoltre, i team di procurement non possono permettersi di essere all'oscuro di tutto ciò che riguarda obblighi e rinnovi contrattuali. I team che integrano la visibilità in ogni fase del processo SRM hanno una visione più completa dell'impatto dei fornitori e possono allocare meglio le risorse.

• Relazioni basate sui dati: i responsabili del procurement che instaurano un dialogo basato sulle metriche con i fornitori riescono a individuare meglio le aree di miglioramento e a influenzare i risultati. Il primo passo per instaurare questo tipo di dialogo consiste nell'aggregare le performance storiche per comprendere trend e opportunità di crescita. Una volta raccolti i dati essenziali sui fornitori, i team possono lavorare con gli stakeholder per ottenere un feedback qualitativo e capire in che modo i partner fornitori possono soddisfare meglio le esigenze dell'azienda. 

Nonostante la stragrande maggioranza dei responsabili del procurement concordi sul fatto che la gestione dei fornitori è un fattore chiave della business continuity, 4 su 10 riferiscono di non includere la gestione dei fornitori nella pianificazione. Mentre il 2021 volge al termine e alcuni temono che i problemi della supply chain possano spegnere l'allegria delle vacanze, i responsabili aziendali dovrebbero mettere in cima alla loro lista dei desideri migliori strumenti di gestione dei fornitori. 

Best practice per costruire un programma SRM

I team di procurement che dispongono di solidi sistemi di gestione dei fornitori collaborano con i fornitori per raggiungere obiettivi aziendali chiave quali diversificazione dei fornitori, risparmi strategici sui costi e l'aumento della spesa gestita direttamente dal procurement. Come elaborare un programma efficace? 

• Coinvolgi sin dalle prime fasi i principali stakeholder: anche il miglior programma SRM non significa nulla se le parti interessate non sono coinvolte. Assicurati di coinvolgere i partner chiave sin dall'inizio del processo per capire quali sono le loro esigenze nell'ambito di un programma SRM. Lavorare con gli stakeholder sin dalle prime fasi può anche aiutare a determinare le categorie da valutare e identificare le informazioni obbligatorie sui fornitori, come ad esempio la conformità alla legge Sarbanes-Oxley, i dati finanziari storici e altro. Infine, il coinvolgimento precoce degli stakeholder aziendali dà la possibilità di creare figure che possono contribuire a far conoscere il nuovo programma e a promuoverne il sostegno a livello aziendale. 

• Centralizza i dati sui fornitori: prima di mettere a punto un programma, è fondamentale raccogliere tutti i dati essenziali. In molte aziende i dati dei fornitori sono conservati in posti diversi: database separati, catene di e-mail, desktop o persino cassetti della scrivania. Aggregando i dati esistenti, è possibile ottenere una comprensione olistica del processo di gestione dei fornitori esistente e identificare le lacune. 

• Prevedi una formazione interna ed esterna: una gestione efficace del cambiamento fa la differenza per l'adozione di un nuovo processo da parte di stakeholder e fornitori. Quando si implementa un nuovo programma di gestione dei fornitori (SRM), spesso sono necessarie più sessioni di formazione per aiutare i partner a comprendere il nuovo programma e a sfruttarne al meglio i vantaggi. Tra l'altro, queste sessioni di formazione possono aiutare a rafforzare le relazioni con altre unità aziendali aumentando l'engagement e mettendo in luce l'importanza del procurement. 
  

Costruire un programma SRM da zero può spaventare, senza dubbio. Prendiamo l'esempio di un'importante azienda di servizi finanziari che ha dovuto costruire a ritroso un programma SRM utilizzando le slide esistenti che contenevano i dati sulle prestazioni dei fornitori. 

Man mano che l'azienda è cresciuta, però, è riuscita a centralizzare e automatizzare questi dati, ottenendo una migliore visibilità su tutti i reparti e insight utili per le relazioni con i fornitori. In altre parole, con la giusta preparazione e l'impegno proattivo di tutta l'azienda, puoi creare una strategia efficace in grado di rafforzare le relazioni e migliorare le performance. 

Ti interessa ricevere alcuni consigli pratici per creare un programma SRM da zero? Consulta la Guida alla gestione dei fornitori e i sette passaggi necessari per potenziare il tuo SRM.