Otto accorgimenti per mettere il turbo alla gestione dei contratti fornitore

In un mondo sempre più interconnesso, il vecchio adagio secondo cui l'azienda non è un'isola è più attuale che mai. Per soddisfare le sempre nuove aspettative dei clienti, fornire prodotti di qualità e fare crescere il business, tutte le aziende devono affidarsi a un ecosistema di fornitori in costante espansione. Che vendano materiali di cancelleria, software o gestione degli edifici, i fornitori rappresentano un elemento cruciale della vita dell'impresa. 

Poiché il numero di fornitori di cui le aziende hanno bisogno per gestire il business senza scossoni è in aumento, i responsabili del sourcing strategico e del procurement devono superare l'ostacolo di gestire in maniera efficace i contratti fornitore. 

Se da un lato i team di sourcing sanno che una strategia generale di gestione dei contratti fornitore può abbattere tempi e costi, la maggioranza delle aziende si avvale tuttora di processi ad hoc e di strategie che variano caso per caso. Ma il mondo della gestione dei fornitori sta cambiando e approcciare i contratti alla vecchia maniera non funziona più. In questo articolo approfondiremo il tema della gestione dei contratti fornitore per dare a te e al tuo team suggerimenti concreti su come mettere il turbo a questo ambito della gestione aziendale. 

Che cos'è la gestione dei contratti fornitore? 

La gestione dei contratti fornitore rientra nella gestione del ciclo di vita dei contratti e rappresenta il processo mediante il quale i team di procurement si interfacciano con i fornitori per realizzare gli obiettivi dell'azienda. Anche se molti credono che la gestione dei contratti riguardi solo i documenti firmati, in realtà si tratta di un ambito che va ben al di là dei contratti in sé. 

Ancora prima di iniziare la contrattazione, i responsabili del procurement e del sourcing strategico devono individuare i fornitori migliori per le loro esigenze. Questa operazione viene spesso svolta mediante un processo di richiesta di preventivo e consiste nella valutazione attenta di opzioni diverse allo scopo di individuare i partner migliori. Una volta individuato un fornitore, i team avviano una fase di trattativa per definire i prodotti o i servizi oggetto della fornitura, la durata del contratto, le condizioni di pagamento, le opzioni di rinnovo e altri dettagli.

Dopo la firma del contratto, i team di sourcing strategico devono monitorare la performance dei fornitori e verificare che ciascuno di loro adempia ai propri obblighi contrattuali. I reparti procurement e sourcing devono inoltre mantenere il controllo sulle modifiche apportate in corso d'opera, in modo da non farsi prendere alla sprovvista da rinnovi e scadenze. Tradizionalmente la gestione dei contratti fornitore è un processo manuale in cui i documenti restano isolati su una serie di computer, drive condivisi e cassetti delle scrivanie. Questo sistema ad hoc costringe spesso gli addetti agli acquisti a districarsi tra lunghe catene di e-mail e sistemi macchinosi per trovare le informazioni importanti. Senza una chiara visibilità sui dati dei contratti, molti team di sourcing rischiano di perdere potere contrattuale e spendere assai più del necessario. 

Otto best practice per la gestione dei contratti fornitore 

La gestione strategica dei contratti è un aspetto fondamentale per i responsabili del procurement che vogliano elevare il ruolo di questa funzione all'interno dell'azienda. Quando i responsabili del procurement e del sourcing hanno pieno accesso ai dati dei contratti, hanno migliori possibilità di individuare lacune e opportunità di risparmio, nonché di espandere la collaborazione con i partner strategici. Di seguito riportiamo alcuni degli accorgimenti che ti consentiranno di trasformare la gestione dei contratti fornitore da esercizio tattico in opportunità strategica.

1. Coinvolgi i principali stakeholder in maniera proattiva. Spesso accade che interlocutori come Finance, ufficio legale e IT vengano messi a parte del processo di contrattazione solo in fase avanzata, con la conseguenza di provocare un possibile stallo delle trattative o una violazione dei contratti. È di vitale importanza accordarsi con questi stakeholder prima di iniziare le trattative con i fornitori, in modo da comprendere i requisiti finanziari, normativi e di privacy che i fornitori devono soddisfare per poter collaborare con l'azienda.  

2. Stabilisci fin da subito gli standard di performance richiesti. Per evitare risoluzioni precoci del contratto o collaborazioni insoddisfacenti, comunica chiaramente fin dall'inizio quali sono gli standard che esigi dai fornitori. Comunicare i tuoi criteri di valutazione prima della stipula del contratto ti aiuterà non solo a evitare i fornitori incompatibili con le esigenze dell'azienda, ma anche a creare trasparenza tra il team, i fornitori stessi e gli stakeholder. Una trasparenza che è alla base di collaborazioni solide e altamente proficue. 

3. Adotta una gestione centralizzata dei dati dei contratti. Uno dei principali ostacoli alla gestione strategica dei contratti è la scarsa visibilità sui dati dei fornitori. I responsabili del procurement devono essere sempre al corrente di rinnovi incombenti, condizioni di pagamento e obblighi contrattuali per non farsi trovare impreparati e poter pianificare in anticipo. Se non sanno come vengono assegnate le risorse o quando scadono i contratti, rischiano di lasciarsi sfuggire importanti occasioni di risparmio. Ma con una gestione centralizzata dei dati il problema non sussiste, perché le informazioni necessarie a prendere decisioni migliori in fatto di contratti e ridurre le spese inutili sono sempre consultabili. 

4. Crea un hub per la collaborazione. I team di sourcing e procurement fungono da anello di congiunzione tra l'azienda e i suoi fornitori. Di conseguenza, si trovano spesso a svolgere il ruolo di intermediari che recapitano avanti e indietro le comunicazioni tra stakeholder e fornitori. Trovarsi nel mezzo è però inefficiente e sottrae tempo a occupazioni più strategiche, come individuare le spese fuori controllo e valutare la performance dei fornitori. Se invece dispongono di un hub centralizzato per le comunicazioni, i team di procurement possono mettere in contatto direttamente stakeholder e fornitori e garantire che le informazioni importanti giungano ai destinatari giusti al momento giusto. 

5. Istituisci flussi di lavoro per le approvazioni. Spesso i processi di stipula dei contratti sono rallentati perché gli stakeholder non li hanno approvati, o magari nemmeno visti. I team di strategic sourcing che sanno sempre chi è responsabile di approvare cosa possono tagliare i tempi istituendo flussi di lavoro standardizzati che recapitino i contratti automaticamente a chi di dovere per l'approvazione. 

6. Rivedi i contratti con cadenza regolare. Quando i contratti sono lasciati senza supervisione, le scadenze prendono di sorpresa e possono provocare danni. Se invece organizzi una revisione di tutti i contratti con frequenza settimanale o mensile, tu e il tuo team saprete sempre quali sono i provvedimenti urgenti da prendere e potrete prepararvi per le revisioni delle performance e i rinnovi incombenti. 

7. Allinea la gestione dei contratti fornitore con gli obiettivi aziendali generali. Il sourcing può svolgere un ruolo più strategico per l'azienda se dimostra che la gestione dei contratti fornitore ha effetti diretti sugli utili aziendali. I responsabili del procurement con accesso diretto ai dati sui contratti possono utilizzare queste informazioni per migliorare le decisioni relative alla mitigazione dei rischi, all'assegnazione delle risorse e alla definizione della priorità dei progetti. Se dispongono di un quadro più completo e accurato della spesa generale per i contratti, i team di sourcing e procurement saranno anche in grado di rendicontare meglio i risparmi complessivi, e di individuare opportunità per rafforzare la collaborazione con i fornitori in ogni ramo dell'azienda. 

8. Privilegia i rapporti solidi rispetto alle tariffe basse. I responsabili del procurement a livello mondiale concordano che il taglio dei costi non la fa più da padrone. Per preservare la continuità operativa di fronte alla volatilità delle supply chain e agli sconvolgimenti provocati dalla pandemia, molti team di procurement e sourcing strategico si sono affidati a collaborazioni solide con i fornitori. Invece di puntare al massimo risparmio, pensa a stipulare contratti improntati al mutuo vantaggio che creino rapporti di lungo periodo. 

In che modo le aziende al top possono migliorare i risultati con la gestione dei contratti fornitore

Un numero crescente di aziende riconosce che mettere a punto un processo di gestione fornitori è fondamentale per la strategia generale dell'azienda. Una tech company di primo piano ha scelto Workday come sistema di gestione dei contratti per meglio supportare la crescita dell'azienda. 

Con oltre 30 milioni di utenti a livello globale, questa impresa di punta gestisce migliaia di contratti fornitore per fornire un'assistenza di qualità ed espandere l'attività. Prima di scegliere Workday per digitalizzare il processo di stipula dei contratti, il team di procurement dell'azienda aveva informazioni limitate sui suoi oltre 3.000 rapporti di fornitura a livello globale. Non disponendo di un processo uniforme, il team aveva grande difficoltà a individuare le collaborazioni strategiche e a valutare i rischi a tutti i livelli aziendali.

Questa tech company ha infine optato per Workday Strategic Sourcing come sistema di gestione dei contratti, in modo da centralizzarne i dati, garantire la visibilità dei rischi, consentire la collaborazione degli stakeholder e individuare le opportunità di risparmio. Da quando dispone di una singola fonte di informazioni sui contratti, il team di procurement è stato in grado di costruire relazioni più solide con i fornitori poiché adempie sistematicamente ai propri obblighi contrattuali. Il nuovo archivio dei contratti ha inoltre consentito agli stakeholder interni di avere accesso diretto e centralizzato alle informazioni.

Un sistema digitalizzato per la gestione dei contratti ha non solo evitato al team di procurement di passare ore a reperire le informazioni, ma ha anche consentito di realizzare risparmi economici. Con Workday, il team di procurement ha individuato molte spese inutili e ha riconosciuto i rapporti di fornitura che funzionavano e quelli che invece andavano rivisti. Grazie ai dati sui contratti, il team è riuscito a realizzare un risparmio di circa 100 milioni di dollari. Ha inoltre messo a punto una strategia per tagliare le piccole spese di oltre il 50% valutando i fornitori una tantum o di un solo prodotto. 

La gestione dei contratti fornitore sta cambiando 

È chiaro che la gestione convenzionale dei contratti fornitore verrà accantonata con l'aumento del numero dei fornitori di cui si avvalgono le aziende. Per favorire la realizzazione degli obiettivi aziendali e preservare la continuità operativa, i team di sourcing e procurement devono mettere a frutto i dati sui contratti in modo da realizzare risparmi, avere il polso di rinnovi e scadenze e garantire l'adempimento dei propri obblighi contrattuali. 

Senza una strategia apposita per la gestione dei contratti, informazioni importanti come la durata dei rapporti di fornitura, le date di rinnovo e le scadenze rischiano di passare inosservate. Per scongiurare questi problemi, un numero crescente di aziende sta adottando sistemi digitali per la gestione dei contratti che ne centralizzano automaticamente i dati e forniscono una piattaforma unica per la collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti. 

Questa aumentata visibilità consente ai team di sourcing di individuare i fornitori strategici e di gestire i rapporti con tutti gli interlocutori aziendali. Oltre a garantire una maggiore trasparenza sui fornitori, la gestione strategica dei contratti aiuta i team di sourcing e procurement anche ad avere il quadro della spesa complessiva e delle lacune nelle forniture che sono responsabili degli sprechi.

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