Sviluppare app per Kainos e i suoi clienti con Workday Extend

Nella sua veste di fornitore di soluzioni tecnologiche digitali a 360°, che vanno dalla gestione dello sviluppo software al machine learning, Kainos è diventata esperta nell'individuare opportunità per creare nuove app per risolvere le sfide aziendali. Poiché spesso queste applicazioni hanno la necessità di integrarsi perfettamente con la piattaforma di gestione aziendale – con la quale condividono dati, configurazione e funzionalità –  il risultato è che la complessità del sistema aziendale aumenta.

È qui che entra in gioco Workday Extend. Workday Extend consente alle aziende di creare app eseguibili all'interno della piattaforma Workday. In un incontro recente, abbiamo chiesto a Matt McManus, Group Head of Finance di Kainos, e a Damien Taylor, CTO della Workday Practice di Kainos, di raccontarci come utilizzano Workday Extend per creare app per Kainos e i suoi clienti e cosa prevedono per il futuro.

Quali sono i vantaggi che derivano dall'utilizzo di Workday Extend per creare app da eseguire nella piattaforma Workday?

Taylor: Un'app creata con Workday Extend sembra un componente di Workday. È molto facile farla conoscere a tutti gli utenti e farla usare, senza prevedere alcun tipo di formazione. Un'app Extend, inoltre, viene aggiornata parallelamente alla piattaforma ed è pienamente consapevole di tutto ciò che avviene nella piattaforma. Ad esempio, quando un dipendente cambia posizione o lascia l'azienda, un'app Extend lo sa. Questa capacità è inestimabile, se si pensa a tutto il lavoro che ci evita in termini di integrazioni da costruire e di dati da spostare.

McManus: Il vantaggio di un'app eseguita all'interno di Workday non riguarda solo l'esperienza utente, ma anche il fatto che è ospitata da Workday e quindi è molto più veloce da implementare rispetto a uno strumento di terze parti. Con Workday Extend, non serve acquistare direttamente o dietro licenza uno strumento separato né eseguire controlli di conformità e sicurezza.

Taylor: La cosa che più mi tiene sveglio la notte è la sicurezza e la privacy dei dati. A oggi abbiamo aiutato oltre 60 clienti nel loro percorso con Workday Extend. I clienti si aspettano che i loro dati siano al sicuro.  Con Extend, Workday si prende cura della sicurezza dal punto di vista fisico, ma consente anche di utilizzare la configurazione di sicurezza della piattaforma Workday, semplificando notevolmente la vita di clienti e partner. L'unica cosa di cui dobbiamo occuparci è creare le funzionalità.  Un ottimo esempio è l'app Employee Document Management creata da Kainos per aiutare i clienti a gestire tutti i documenti delle risorse umane. I clienti hanno a disposizione tutti i documenti sui dipendenti all'interno del sistema Workday e utilizzano la configurazione di base di Workday per allineare le autorizzazioni di accesso e le regole di sicurezza esistenti.

Facciamo un esempio: l'app Extend per la gestione delle trasferte creata recentemente da Kainos. Cosa permette di fare questa app?

Taylor: Con l'app per la gestione delle trasferte, il nostro staff può accedere a Workday e inviare le richieste, che vengono gestite dal team che si occupa delle prenotazioni. Ora abbiamo la possibilità di creare report sulle abitudini di viaggio in funzione dei progetti, delle spese finanziarie, dei dati HR e dell'abbandono. Un grande vantaggio di Extend è la sua funzione di reportistica perché la possibilità di creare report su tutti i dati all'interno di una piattaforma è incredibile.

McManus: Dal punto di vista del Finance, possiamo vedere che le richieste di trasferta vengono create e quindi assegnate a un progetto. Possiamo individuare i ricavi, assegnare le chiamate ai call center giusti e, in alcuni casi, fatturare i clienti. Tutto ciò avviene in background mentre il dipendente vive un'unica esperienza utente. Il livello di efficacia è incredibile.

Taylor: L'altro giorno stavo parlando con un collega che ha detto: "Utilizziamo la funzionalità di prenotazione delle trasferte di Workday." Al che ho ribattuto: "Ma guarda, è un'app che abbiamo sviluppato noi." Per me, questa è stata una chiara dimostrazione del valore delle app Extend. Il tuo staff pensa che faccia parte della piattaforma Workday perché funziona e si presenta esattamente come le altre applicazioni Workday.

In che modo Kainos ha utilizzato Extend per affrontare le sfide legate alla pandemia?

Taylor: Per aiutare il nostro personale a tornare in ufficio, abbiamo creato un'app Extend con questionari sullo stato di salute per l'attribuzione di certificazioni sanitarie. Abbiamo creato anche una funzionalità di prenotazione delle postazioni, in modo che i dipendenti potessero vedere quando i colleghi del loro team stavano venendo in ufficio e quindi prenotare i postazioni nella stessa zona o quasi. L'app includeva anche funzionalità complete per il tracciamento dei contatti, quindi se qualcuno avesse contratto il Covid, avremmo potuto recuperare informazioni sui colleghi con cui era entrato in contatto.

In che modo il tuo team di sviluppo collabora con il resto dell'azienda per creare app in Extend?

Taylor: Ogni app di Extend viene sviluppata per un business owner con il quale dobbiamo lavorare per comprendere le sue esigenze. La cosa più importante che facciamo internamente e per i nostri clienti durante la creazione delle app è interagire con gli utenti finali. Non ha senso creare un'app che soddisfi le esigenze del business owner trascurando quelle degli utenti reali. Per questo coinvolgiamo gli utenti finali e ci assicuriamo che l'app faccia ciò di cui hanno bisogno. Costruiamo dei prototipi e lasciamo che gli utenti finali ci giochino un po'. E alla fine del progetto chiediamo ancora ai business owner e agli utenti finali di testare l'app per verificare che funzioni come previsto.

Che consigli potete dare alle aziende interessate a Extend?

Taylor: Inizia con qualcosa di semplice, impara a camminare prima di correre. Individua più use case, classificali per semplicità e valore, quindi scegli quello più semplice in grado di generare valore.

Scegli un'app adatta alla piattaforma Workday. Utilizzerà i dati di Workday e invierà dati a Workday? È un'app che gestisce processi del personale o processi finanziari? Se la risposta è sì, probabilmente è una buona candidata. Ma non ha senso usare Extend per costruire qualcosa che non c'entra con Workday.

Consiglio di usare come base gli esempi di codice che si trovano nel sito per sviluppatori di Workday e di modificare quelli. Rispetta il più possibile i pattern di esperienza utente di Workday per non rischiare di creare un'app che non interagisce correttamente con la piattaforma Workday. Ovviamente, fai la formazione Workday.

Inoltre, circondati delle persone giuste. Per questi progetti serve personale tecnico, quindi usa ingegneri software o esperti di integrazioni. Gestisci il tutto come un progetto di sviluppo, non si tratta di un'integrazione. Coinvolgi gli stakeholder principali, ovvero gli utenti aziendali e gli utenti finali, sin dall'inizio del processo.

McManus: E quando sviluppi un'app, ricorda che dovrai anche occuparti della sua manutenzione.

Taylor: Approfitta di eventi come Devcon, la conferenza annuale per sviluppatori organizzata da Workday. È una grande opportunità per confrontarsi con altri esperti e scoprire cosa fanno tutti gli altri con Extend e, naturalmente, per partecipare all'hackathon di 24 ore per provare le ultime tecnologie Extend. Questa è anche l'occasione per trovare nuove idee e anticipare le esigenze dei nostri clienti.

Cosa c'è nella tua lista dei desideri per le app Extend?

Taylor: Abbiamo un elenco di cose che vorremmo costruire con Extend. Utilizziamo Workday Adaptive Planning, quindi stiamo pensando a un'applicazione che ci consenta di eseguire ancora più previsioni e pianificazioni per il futuro.

Ora utilizziamo Workday Compensation per i bonus dei dipendenti, ma nel corso dell'anno i dipendenti non sanno come calcoliamo i bonus né l'importo del bonus che probabilmente riceveranno. E alla fine dell'anno, qualcuno deve calcolare le percentuali dei bonus. Vogliamo creare un'app Extend che permetta ai dipendenti di vedere come maturano i loro bonus nel corso dell'anno e che a fine anno inserisca automaticamente nella busta paga i bonus calcolati.

Personalmente, mi piacerebbe aver un'app che faciliti lo scambio di feedback tra colleghi. Un'app che raccoglie feedback strutturati ma anonimi dai colleghi affinché ogni dipendente possa scoprire direttamente le loro opinioni invece di aspettare che gliela comunichi il superiore.

Mi piacerebbe anche avere un'app Workday che per ogni evento relativo al personale, come un'assunzione o un cambio di posizione, mi mostri in una pagina tutto ciò di cui ha bisogno il dipendente in questione: hardware, strumenti software e accesso di sicurezza.

McManus: Damien, se la crei, io la compro!