Per una forza lavoro pronta per il futuro serve una pianificazione a livello aziendale

In un contesto di perdurante incertezza economica e turbolenza dei mercati, i dirigenti aziendali sanno che digitalizzare le attività di pianificazione, analisi ed esecuzione non è sufficiente: occorre farlo in fretta. E per riuscirci, non basta disporre della tecnologia giusta: serve una forza lavoro che sia a prova di futuro. 

L'esigenza di pianificare adeguatamente la forza lavoro si fa più forte che mai ora che il mondo si sta riprendendo dalle conseguenze della pandemia. AMS, società di Londra specializzata nell'acquisizione e nella gestione dei talenti, ha condotto un'indagine che ha riguardato quasi 500 imprese operanti a livello globale, da cui è emerso che durante la pandemia il 38% delle aziende ha interrotto l'attività di ricerca di nuovi talenti. Nel contempo, il sopraggiungere del COVID-19 ha messo in luce l'importanza di pianificare la forza lavoro: il 30% delle aziende, infatti, considera questo tipo di pianificazione prioritario, mentre prima della pandemia il dato si attestava ad appena il 12%. 

Se vogliono dotarsi di una forza lavoro moderna nell'era post pandemia, le aziende agili devono ripensare la propria talent strategy nell'ottica di minimizzare gli skill gap, massimizzare la resa delle assunzioni e allineare meglio i talenti agli obiettivi aziendali. Il primo passo per riuscirci sta nell'unificare le varie unità operative, comprese quelle che nella visione tradizionale fanno a pugni tra loro quali le Risorse umane (HR) e il Finance.

Abbattere i compartimenti stagni per una pianificazione di livello aziendale

Sono troppe le aziende in cui la pianificazione del personale è svolta separatamente dal Finance, che si concentra sul costo degli effettivi, e l'HR, che si occupa di reperire i candidati giusti e fidelizzarli. Se c'è incomunicabilità tra i due reparti, l'HR rischia di creare un piano di assunzioni incompatibile col budget aziendale, e quindi di compromettere la possibilità di assumere le persone giuste al momento giusto. Se però il Finance viene estromesso dalla pianificazione della forza lavoro, rischia di perdere di vista la principale voce di costo dell'azienda e di non essere più in grado di mettere a punto piani, budget e previsioni ancorati alla realtà.

Ma se i due reparti uniscono le forze, la pianificazione della forza lavoro assume di colpo un carattere più strategico. La pianificazione a livello aziendale, infatti, prevede che i dati non siano appannaggio esclusivo del Finance o dell'HR e consente di andare oltre gli obiettivi immediati ottenendo uno sguardo d'insieme sull'azienda e sulla sua forza lavoro. In questo modo, l'HR non è più l'unico responsabile delle previsioni sugli effettivi e della messa a punto dei piani di successione, e il Finance non è più lasciato a se stesso nel tentativo di mantenere le assunzioni in linea con il budget. Insieme, le due funzioni sono in grado di garantire che la forza lavoro sia in armonia con gli obiettivi aziendali di ampio respiro.

Attraverso la collaborazione, l'HR e i dirigenti aziendali possono lasciarsi alle spalle una pianificazione del personale obsoleta e incentrata sugli effettivi, ed esaminare invece il fabbisogno di talenti in una prospettiva più ampia che abbracci l'intera azienda. Questo nuovo approccio, più strategico, prevede di analizzare come e dove vengono assegnati i dipendenti, in quale misura gli effettivi soddisfano la domanda, se le competenze disponibili sono allineate al fabbisogno attuale e qual è la capacità delle varie unità operative di selezionare e far crescere i dipendenti in linea con l'espansione dell'azienda.

Accesso ai dati giusti in tempo reale

Se è vero che sempre più aziende passano a una pianificazione della forza lavoro integrata, lo è anche che tante di loro si trovano zavorrate da pratiche obsolete di raccolta dei dati e di creazione dei report.

Da un'indagine del 2020 che ha interessato 9000 dirigenti aziendali e HR manager, è emerso che negli ultimi 18 mesi più di metà (53%) degli intervistati ha visto crescere l'interesse delle aziende verso i dati sulla forza lavoro. Tuttavia, molti sono ostacolati da limitazioni dei supporti tecnologici: il 52% afferma di non disporre dei sistemi richiesti per produrre i dati e gli insight necessari per comprendere le necessità e i trend della propria forza lavoro.

Una pianificazione moderna della forza lavoro svolta a livello aziendale richiede una piattaforma cloud che funga da unica fonte di informazioni. Non più i fogli Excel statici e isolati del passato, ma una piattaforma moderna che fornisce dati in tempo reale alle funzioni HR, Finance e ai capireparto, in modo che tutti procedano di pari passo.

Allineare i talenti agli obiettivi aziendali

Il buonsenso vuole che la pianificazione vada sempre a sostegno degli obiettivi aziendali. Ma nelle aziende che pianificano a livello di reparto o di gruppo servendosi di fogli di calcolo o di piattaforme obsolete, è quasi inevitabile produrre piani inadeguati che aumentano il rischio di distribuire le risorse in maniera sbagliata. 

Un ambiente di pianificazione integrata, invece, consente di porre meglio in relazione le varie attività: in questo modo, i piani per la forza lavoro vengono allineati ai piani strategici e di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A). In più, una soluzione cloud self-service mette in grado i dirigenti di tutti i reparti di elaborare strategie a partire da una base comune. I responsabili delle unità operative possono fare una full immersion nei dati e verificare che le strategie di assunzione siano in linea con i loro piani aziendali; i team Finance e HR possono modellare in semplicità assunzioni e fidelizzazione del personale; e chi si occupa di strategia può analizzare l'impatto sulla forza lavoro (nonché costi e benefici) di potenziali cessioni e acquisizioni.

Migliorare l'agilità grazie a un approccio strategico

Una pianificazione della forza lavoro di livello aziendale porta alla luce quelle zone d'ombra tipiche della pianificazione incentrata sugli effettivi e crea l'agilità necessaria per reagire in fretta in un contesto mutevole. Se si integrano le attività di HR e Finance per fare un uso più strategico del bene numero uno dell'azienda, cioè del personale, la pianificazione della forza lavoro garantisce che entrambi i reparti siano ottimizzati in vista dell'obiettivo più importante: migliorare performance e redditività.

Con un ambiente moderno di pianificazione della forza lavoro, potrai:

• Allineare più facilmente la composizione della forza lavoro ai tuoi obiettivi strategici, procurandoti un grosso vantaggio competitivo che ti garantirà chiarezza, rapidità, innovazione e disciplina.

• Incanalare nel sistema la discussione su strategie e costi, in modo da migliorare il rapporto costi-benefici dei tuoi talenti e la dinamicità della pianificazione del personale.

• Mettere in grado l'HR, il Finance e i team operativi di collaborare alla pianificazione di nuove assunzioni, promozioni e aumenti per merito, avvalendosi di un sistema unico e degli stessi dati raccolti in tempo reale. In questo modo, tutti lavorano in modo più efficiente e con processi iterativi più veloci per giungere alle giuste decisioni.

• Usare dati affidabili in tempo reale per anticipare l'impatto dei ricambi generazionali e l'evoluzione delle skill della forza lavoro e pianificare di conseguenza.

• Eliminare le attività manuali superflue dovute al passaggio da un'applicazione all'altra, integrando invece le attività e collegando direttamente pianificazione ed esecuzione.