Pianificazione degli scenari per un Finance a prova di futuro

Considerando tutto quanto è avvenuto durante l'ultimo anno, la necessità di una robusta pianificazione degli scenari è di rado stata così pressante. La pianificazione degli scenari, ossia la pratica di definire strategie per le variabili nei fattori chiave per l'azienda, aiuta le aziende a prosperare nell'incertezza. Per dirla in parole povere, la pianificazione degli scenari dota il reparto finanziario di strumenti utili ad incorporare delle reazioni a mano a mano che avvengono i cambiamenti.

Senza la capacità di adattare le valutazioni compiute su spese e reddito nel corso del tempo, di modellare molteplici scenari contemporaneamente o di valutare gli impatti di nuovi mercati, di cambiamenti di personale o di norme, le aziende non avranno la capacità di affrontare le sfide future, tanto meno di reagire ai cambiamenti in tempo reale.

In un recente webinar a cura della Association for Financial Professionals, (l'Associazione professionisti della Finanza) due invitati hanno esplorato il valore della pianificazione e della gestione degli scenari nella finanza moderna.

"Il COVID-19 è stato descritto come un grande acceleratore e in effetti nell'ultimo anno ha obbligato tutti noi a procedere a un qualche tipo di pianificazione degli scenari o delle eventualità" ha dichiarato Jack Alexander, ex CFO e oggi consulente, autore e coach. "E ciò che spero è che in futuro i dirigenti operativi e finanziari applichino ampiamente la pianificazione degli scenari e la integrino maggiormente nelle attività fondamentali di pianificazione e di gestione."

Alexander ha descritto il lavoro svolto prima della pandemia con un cliente che si trovava di fronte a due importanti incertezze. "In questo caso, l'azienda non era certa se l'economia avrebbe continuato ad espandersi o se si sarebbe contratta e aveva anche un contratto significativo che stava per scadere. Si trovavano quindi di fronte a quattro possibili scenari su una matrice due per due, che combinava le due incertezze", ha spiegato. "Intendo incoraggiare anche lo sviluppo di uno scenario "del cigno nero", che prevede eventi con elevato impatto ma scarsa probabilità di verificarsi, e tutto questo più o meno riguarda ciò che è accaduto con il COVID."

Kinnari Desai, vice presidente e capo del reparto finanziario di Workday ha descritto un processo suddiviso in varie fasi per accelerare il processo di pianificazione degli scenari.

Allineare le massime priorità dei responsabili aziendali

Innanzitutto le aziende devono individuare le loro due o tre massime priorità. "Ad esempio la crescita del fatturato, dei margini o del cash flow, ma è molto importante essere chiari su questi punti sin dall'inizio" ha affermato Desai. "Il nostro team dirigenziale ci offre il suo punto di vista e noi ci allineiamo su ciò che è importante."

È inoltre fondamentale comprendere quali sono le priorità per i leader aziendali, ad esempio le vendite, l'assistenza, l'amministrazione, la tecnologia o altri reparti. "Dobbiamo disporre di scenari rilevanti a livello transfunzionale e non solo all'interno del reparto finanziario," ha affermato. "Questo ci aiuta davvero a inserire vari punti di vista e vari suggerimenti su ciò che è importante e sappiamo dove trovare tali conoscenze."

Alexander ha fatto eco a quanto detto da Desai alla Dirigenza per comprendere le minacce della concorrenza, le forze del mercato e i fattori di sviluppo, nonché il personale chiave con un punto di vista su questioni importanti come le materie prime essenziali e le catene di fornitura. "Deve esserci un'ampia partecipazione di tutte le funzioni" ha dichiarato.

Individuare i fattori chiave che stimolano la creazione di valori sostenuti

Un'altra fase fondamentale consiste nel realizzare delle analisi per comprendere bene la rilevanza dei fattori importanti e concentrarsi su quelli che contano. "Quanto potrebbero influenzare il risultato? Impariamo anche a comprendere quali variabili e risultati possono essere controllati entro un lasso di tempo breve rispetto a quelli che impiegano più tempo a cambiare" ha affermato Desai. "Non cerchiamo di ottimizzare ogni variabile, ma ci concentriamo solo su quelle che contano a livello incrementale e poi le uniamo tutte nei nostri scenari."

Utilizzare i dati esterni quando sono importanti

Il Finance deve sviluppare una visione sul futuro informata grazie anche a dati esterni. "Potrebbero essere dati di settore, di nostri partner, di clienti o dati economici," ha dichiarato Desai. "E noi di Workday usiamo il nostro software chiamato Workday Prism Analytics, perché ci aiuti a coniugare questi dati esterni con quelli interni, il che rende i nostri scenari più informati."

Valutare la frequenza della pianificazione degli scenari e reagire di conseguenza

"Come sappiamo, non tutte le variabili cambiano con lo stesso ritmo. Alcune richiedono attenzione settimanale, altre mensile e alcune persino giornaliera," ha detto. " E la nostra struttura finanziaria combina la pianificazione degli scenari e la pianificazione continua, permettendoci così di muoverci agilmente."

Desai ha aggiunto che sono davvero molte le variabili che hanno un impatto aziendale, ma non tutte hanno un impatto materiale. Per il suo team, le sei variabili principali sono quelle che hanno avuto il massimo della loro attenzione. "E abbiamo passato tutto il nostro tempo a comprendere come sarebbero mutate," ha detto. "Nessuno ha la sfera di cristallo, ma il meglio che potevamo fare era determinare come sarebbero mutate queste sei variabili. E per noi quelle sono state le più importanti, quelle che avrebbero cambiato i nostri risultati, non le altre 15."

Tre elementi per favorire l'agilità

L'approccio di Alexander sottolinea tre elementi: visione, riconoscimento e reazione, tutte e tre sono sostenute dalla pianificazione degli scenari e conducono a una maggiore agilità aziendale.

"Anche in termini di visione, questo aiuta in quanto si identificano ipotesi importanti e si considerano risultati alternativi diversi dal piano principale", ha affermato. "Se lo si combina con la business intelligence, con informazioni esterne, con l'attenzione a clienti e concorrenti, questo aiuta per davvero."

Come ha dimostrato un anno di incertezze, le aziende maggiormente in grado di adattarsi ad ambienti in rapido cambiamento sono spesso in posizione migliore per sopportare le crisi o l'incertezza. Per poter ottenere la resilienza organizzativa, una pianificazione degli scenari ben fatta può aiutare l'azienda a identificare i fattori chiave, a tener conto delle necessità transfunzionali essenziali e a creare l'agilità necessaria non solo per sopravvivere, ma anche per essere vincente.