Come risolvere i problemi di riconciliazione dell'organico
Finance e HR abitualmente presentano cifre sull'organico che non coincidono, e questo è un problema.
Finance e HR abitualmente presentano cifre sull'organico che non coincidono, e questo è un problema.
Un semplice conteggio dell'organico dovrebbe essere un processo abbastanza facile. Dopotutto, quanto può essere difficile determinare il numero preciso delle persone impiegate da un'azienda?
Più difficile di quanto si pensi.
Finance e HR abitualmente presentano cifre sull'organico che non coincidono. Questo è un grosso problema. Quando non sai chi lavora per te e dove, non hai visibilità sulla salute e sulla performance della tua azienda.
Per esempio, consideriamo il seguente scenario: durante una riunione con la dirigenza organizzata per discutere il budget dello scorso trimestre, ti fanno alcune domande all'apparenza semplici. A quanto ammonta il nostro organico? Quanto ci è costato? Com'è rispetto a quello che avevamo pianificato?
Semplice, no? Non proprio. HR e Finance spesso hanno modi diversi di misurare l'organico. I collaboratori esterni vanno conteggiati? E che dire degli 0,3 collaboratori a tempo pieno che lavorano solo 15 ore a settimana?
Fondamentalmente, la vera sfida emerge quando spetta al Finance spiegare quali sono i costi effettivi dell'organico aziendale e perché si sono discostati dal piano. Bisogna tenere traccia di chi è stato assunto, per quali ruoli, a che livello retributivo, in quali regioni, e collegare tutto al piano originale che era stato creato. Per la maggior parte delle aziende è un esercizio difficile, se non impossibile.
Anche i progetti meglio strutturati non si svolgono mai esattamente come da copione. Magari è stata posticipata la data di assunzione oppure quel ruolo specifico non è stato coperto. O magari il pacchetto retributivo è cambiato perché la ricerca di personale era stata creata per un ruolo ad Austin, che è poi stato coperto a San Francisco. Forse il tasso di abbandono è aumentato più del previsto o ci sono state dimissioni non pianificate. In ogni caso, vi sono molte ragioni per cui la realtà non corrisponde alle previsioni. Questo è normale.
Tuttavia, per spiegare questo scostamento, spesso il report migliore che il Finance può produrre è un semplice confronto tra le spese salariali preventivate e quelle effettive. Se il Finance è fortunato l'analisi sarà per reparto, il che potrà indicare in quale parte dell'azienda si è verificato lo scostamento. Se il Finance è molto fortunato, magari esiste un'analisi comparativa tra collaboratori a tempo pieno previsti ed effettivi, che può indicare se lo scostamento è stato causato dai costi o dai volumi. Nonostante ciò, nessuna di queste analisi approfondisce il perché si è verificato lo scostamento. Il motivo è che, essenzialmente, il libro mastro generale e i sistemi di gestione delle risorse umane e di pianificazione sono poco collegati.
Quando non sai chi lavora per te e dove, non hai visibilità sulla salute e sulla performance della tua azienda.
Un'ulteriore indagine su questi scostamenti viene in genere svolta manualmente, con scambi di email tra Finance e HR (in cui vengono analizzate le posizioni e le ricerche assegnate e dove), ed è spesso difficilmente quantificabile in termini di costi. Ma cosa succederebbe se si potesse facilmente comprendere e tenere d'occhio le cause che hanno un impatto sulle maggiori spese aziendali?
In Workday possiamo vedere cosa ci dice una visualizzazione delle cause principali attraverso un grafico a cascata. Nello specifico, possiamo vedere sia la riconciliazione dello scostamento tra cifre previste ed effettive che l'impatto relativo di ciascuno dei fattori sottostanti. E lo possiamo fare sulla base del numero di collaboratori a tempo pieno oltre che sulla spesa totale per la retribuzione. Il tasso di abbandono è stato superiore alle aspettative? Alcune assunzioni sono avvenute prima del previsto? I livelli o la sede sono cambiati?
Le cause profonde non sono facili da scoprire, quindi, a questo punto, forse è lecito chiedersi come abbiamo fatto. Con Workday Adaptive Planning si comincia con l'inserimento dei turni del personale attuale e con la creazione di un piano di assunzioni dettagliato, costruito su un modello articolato e basato su driver che calcola e prepara in automatico una miriade di ipotesi su chi assumere, quando, dove e con quale retribuzione. Utilizzando l'ID della posizione possiamo riconciliare le diverse versioni delle posizioni e confrontarle ai dati effettivi. Inoltre, un "codice motivo" aggiunto a livello di elemento permette di aggiornare automaticamente il grafico a cascata.
Ma non è tutto. L'automazione migliora ulteriormente quando si usa Workday Human Capital Management (Workday HCM) assieme a Workday Adaptive Planning.
Ecco cosa diventa possibile fare:
Tutto questo avviene nella stessa interfaccia, così che sarà possibile lavorare senza interruzioni e collaborare tra reparti.
In sintesi: per preparare un budget accurato serve il giusto processo di riconciliazione dell'organico.
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