Come risolvere i problemi di riconciliazione dell'organico

Un semplice conteggio dell'organico dovrebbe essere un processo abbastanza facile. Dopotutto, quanto può essere difficile determinare il numero preciso delle persone impiegate da un'azienda?

Più difficile di quanto si pensi.

Finance e HR abitualmente presentano cifre sull'organico che non coincidono. Questo è un grosso problema. Quando non sai chi lavora per te e dove, non hai visibilità sulla salute e sulla performance della tua azienda.

Sapere chi lavora per te in ciascun momento

Per esempio, consideriamo il seguente scenario: durante una riunione con la dirigenza organizzata per discutere il budget dello scorso trimestre, ti fanno alcune domande all'apparenza semplici. A quanto ammonta il nostro organico? Quanto ci è costato? Com'è rispetto a quello che avevamo pianificato?

Semplice, no? Non proprio. HR e Finance spesso hanno modi diversi di misurare l'organico. I collaboratori esterni vanno conteggiati? E che dire degli 0,3 collaboratori a tempo pieno che lavorano solo 15 ore a settimana?

Fondamentalmente, la vera sfida emerge quando spetta al Finance spiegare quali sono i costi effettivi dell'organico aziendale e perché si sono discostati dal piano. Bisogna tenere traccia di chi è stato assunto, per quali ruoli, a che livello retributivo, in quali regioni, e collegare tutto al piano originale che era stato creato. Per la maggior parte delle aziende è un esercizio difficile, se non impossibile.

Come spiegare gli scostamenti nel conteggio dell'organico

Anche i progetti meglio strutturati non si svolgono mai esattamente come da copione. Magari è stata posticipata la data di assunzione oppure quel ruolo specifico non è stato coperto. O magari il pacchetto retributivo è cambiato perché la ricerca di personale era stata creata per un ruolo ad Austin, che è poi stato coperto a San Francisco. Forse il tasso di abbandono è aumentato più del previsto o ci sono state dimissioni non pianificate. In ogni caso, vi sono molte ragioni per cui la realtà non corrisponde alle previsioni. Questo è normale.

Tuttavia, per spiegare questo scostamento, spesso il report migliore che il Finance può produrre è un semplice confronto tra le spese salariali preventivate e quelle effettive. Se il Finance è fortunato l'analisi sarà per reparto, il che potrà indicare in quale parte dell'azienda si è verificato lo scostamento. Se il Finance è molto fortunato, magari esiste un'analisi comparativa tra collaboratori a tempo pieno previsti ed effettivi, che può indicare se lo scostamento è stato causato dai costi o dai volumi. Nonostante ciò, nessuna di queste analisi approfondisce il perché si è verificato lo scostamento. Il motivo è che, essenzialmente, il libro mastro generale e i sistemi di gestione delle risorse umane e di pianificazione sono poco collegati.

Un'ulteriore indagine su questi scostamenti viene in genere svolta manualmente, con scambi di email tra Finance e HR (in cui vengono analizzate le posizioni e le ricerche assegnate e dove), ed è spesso difficilmente quantificabile in termini di costi. Ma cosa succederebbe se si potesse facilmente comprendere e tenere d'occhio le cause che hanno un impatto sulle maggiori spese aziendali?

La visualizzazione arriva in soccorso

In Workday possiamo vedere cosa ci dice una visualizzazione delle cause principali attraverso un grafico a cascata. Nello specifico, possiamo vedere sia la riconciliazione dello scostamento tra cifre previste ed effettive che l'impatto relativo di ciascuno dei fattori sottostanti. E lo possiamo fare sulla base del numero di collaboratori a tempo pieno oltre che sulla spesa totale per la retribuzione. Il tasso di abbandono è stato superiore alle aspettative? Alcune assunzioni sono avvenute prima del previsto? I livelli o la sede sono cambiati?

Le cause profonde non sono facili da scoprire, quindi, a questo punto, forse è lecito chiedersi come abbiamo fatto. Con Workday Adaptive Planning si comincia con l'inserimento dei turni del personale attuale e con la creazione di un piano di assunzioni dettagliato, costruito su un modello articolato e basato su driver che calcola e prepara in automatico una miriade di ipotesi su chi assumere, quando, dove e con quale retribuzione. Utilizzando l'ID della posizione possiamo riconciliare le diverse versioni delle posizioni e confrontarle ai dati effettivi. Inoltre, un "codice motivo" aggiunto a livello di elemento permette di aggiornare automaticamente il grafico a cascata.

Ma non è tutto. L'automazione migliora ulteriormente quando si usa Workday Human Capital Management (Workday HCM) assieme a Workday Adaptive Planning.

Ecco cosa diventa possibile fare:

• Pubblicare posizioni pianificate da Workday Adaptive Planning su Workday HCM e assegnare automaticamente gli ID delle posizioni.
• Inviare email di notifica.
• Riconciliare le posizioni appena create nel modello di pianificazione.
• Passare facilmente da Workday Adaptive Planning a Workday HCM per indagare i problemi e risolverli.

Tutto questo avviene nella stessa interfaccia, così che sarà possibile lavorare senza interruzioni e collaborare tra reparti.

In sintesi: per preparare un budget accurato serve il giusto processo di riconciliazione dell'organico.

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