Due imperativi utili per colmare il gap dell'accelerazione digitale

Se ti sei accorto che il mondo sta cambiando sempre più velocemente e ti sei chiesto come facciano le aziende a non restare indietro, ecco la risposta: la maggior parte non ci riesce. 

Perfino in un contesto di storici sconvolgimenti provocati da una pandemia globale, supply chain ferme, carenze di talenti e chi più ne ha più ne metta, quasi due terzi (63%) dei CEO denunciano a KPMG l'eccessiva lentezza di processi ed esecuzione 404. 

L'incapacità di ricavare insight mirati sulle performance, tecnologie obsolete e processi di previsione e definizione del budget antiquati frenavano le aziende già prima che sulla scena irrompesse la pandemia due anni fa. E ora che il cambiamento procede con rapidità fulminante, questa incapacità ha prodotto un gap dell'accelerazione digitale, ossia uno scarto notevole tra la velocità del cambiamento e la capacità delle aziende di evolvere di pari passo.  

A confermarlo sono i dati di McKinsey, dal cui sondaggio globale emerge che solo il 20% degli intervistati ritiene che la propria azienda sia in grado di prendere decisioni tempestive. 

E il restante 80% dove si colloca? In coda, a rincorrere i virtuosi tentando freneticamente di capire come modernizzare l'azienda. Ma si tratta di un'impresa ardua nel momento in cui le carte in tavola cambiano a un ritmo senza precedenti. È dura soprattutto per chi fa parte di quel 63% che non solo ha il problema dell'accelerazione digitale, ma si trova anche impantanato con modelli antiquati di Enterprise Resource Planning (ERP) che non possono in nessun modo adattarsi al cambiamento.

Tutte queste difficoltà rappresentano un problema strategico con conseguenze reali. Nel mondo di oggi, il successo di qualsiasi attività dipende dalla capacità di adattarsi in fretta ai cambiamenti. Ma se sei costretto a lavorare con sistemi inflessibili, l'adattabilità è destinata a rimanere per sempre fuori dalla tua portata.

Che cosa possono fare le aziende? Innanzitutto, devono far pace con l'idea di abbandonare processi lavorativi del passato e le tecnologie che li supportano. Secondariamente, devono riconoscere i limiti del loro attuale sistema ERP ed essere aperte alla prospettiva che esiste di meglio. Esiste qualcosa di più flessibile. Qualcosa che va oltre l'ERP.

I sistemi ERP tradizionali, ad esempio, sono concepiti con una mentalità superata. E se c'è una cosa che i CFO hanno imparato negli ultimi due anni, è che una mentalità tradizionale serve a poco nel turbine di cambiamenti che ci investe oggi. I sistemi ERP erano stati pensati per un'epoca più stabile e prevedibile. Le aziende che vi si affidano, inoltre, tendono a condividere un passato fatto di acquisizioni di soluzioni disparate che a loro volta danno luogo a una frammentazione dei dati. Il risultato sono processi disconnessi e compartimentati che agiscono come una zavorra per l'azienda nel momento in cui questa dovrebbe invece alleggerirsi.

E per quanto si assista ovunque a casi di fornitori che migrano i software legacy nel cloud pensando di averli così ammodernati, si tratta purtroppo di soluzioni di fortuna che non sono in grado di colmare il gap. Il motivo è che i sistemi ERP sono essenzialmente entità monolitiche che si trascinano dietro un ampio bagaglio di gerarchie, pesi e contrappesi e moduli aggiuntivi che richiedono frequenti interventi del reparto IT. 

Non è questo l'ambiente fluido, automatizzato e collaborativo che serve a un'azienda agile per colmare il divario dell'accelerazione digitale. Per questa ragione, secondo uno studio dell'Hackett Group, si prevedeva che l'adozione di applicativi legacy per il Finance sarebbe calata dell'11% nel 2021. Nel contempo, l'adozione di suite finance true cloud sarebbe andata incontro a un incremento del 25%.

Due imperativi per colmare il divario

Secondo il nostro studio globale di prossima pubblicazione condotto da Longitude, "Il gap dell'accelerazione digitale è reale. Oltre la metà dei dirigenti (52%) afferma che c'è un divario crescente tra la loro realtà aziendale e quello che ci vorrebbe per rendere l'azienda competitiva". Eppure migliaia di imprese in tutto il mondo hanno colmato questo divario, e ci sono riuscite applicando alcuni imperativi (o meglio, best practice) che hanno consentito loro di trasformare l'azienda in un organismo agile e flessibile. Ne riportiamo di seguito due.

Primo imperativo: funzionare in tempo reale. I sistemi e i processi legacy tarpano le ali alle imprese perché non sono fatti per funzionare in tempo reale. Uno dei motivi principali è che i dati fondamentali su cui le aziende operano sono confinati in compartimenti stagni e i processi che si avvalgono di tali dati sono anch'essi slegati. Un'azienda non può correre alla velocità massima se i team si ritrovano isolati e nemmeno sistemi e dati comunicano tra loro. Gli interventi e le decisioni sono inevitabilmente rallentati.

Questa situazione è tutt'altro che rara. Accenture ha constatato che per il 75% dei dirigenti, l'azienda è bloccata in un'operatività a compartimenti stagni che la rallenta sensibilmente. Come intervenire? In un'indagine condotta dall'Hackett Group, i responsabili del Finance citano l'uso della tecnologia per migliorare l'integrazione dei dati tra sistemi diversi come il fattore primario per ottenere "cicli più rapidi di pianificazione, esecuzione e analisi e migliori processi decisionali".

Secondo imperativo: mitigare l'incertezza servendosi del quadro d'insieme. Questa regola è strettamente legata alla necessità di abbattere l'architettura a compartimenti stagni. Oggi le aziende non possono operare con efficacia se devono indovinare dove stanno andando. Hanno invece bisogno di avere accesso immediato a tutti i dati e ai sistemi che consentono di convertire le informazioni in insight. Purtroppo i sistemi ERP tradizionali fanno a pugni col concetto di "accesso immediato".

Le soluzioni più all'avanguardia, che trascendono i limiti degli ERP legacy, sono pensate proprio per questo scopo. Il sistema cloud di enterprise management di Workday, per esempio, è la piattaforma cloud più flessibile del settore che riunisce i dati finanziari, operativi e del personale in un'unica fonte integrata e intelligente, fornendo dati in tempo reale e report sempre aggiornati per consentirti di tenere d'occhio il quadro d'insieme e operare con cognizione di causa. In pratica è un po' come rendere fruibili tutti i dati che si possiedono, rendendoli immediatamente accessibili agli stakeholder interessati. 

Per non brancolare nel buio e adattare l'azienda al contesto, occorre smantellare lo specchietto retrovisore fornito dai vecchi sistemi e processi e analizzare la performance attuale. Con una visione d'insieme sul business aggiornata a un minuto fa, i decision-maker possono prevedere meglio le esigenze future e soddisfarle non appena si manifestano. Uno studio di Deloitte sui trend del capitale umano ha rilevato che tre quarti (74%) dei dirigenti segnalano una necessità urgente di riqualificazione per far fronte alle nuove esigenze dell'azienda, ma solo il 10% di loro è pronto a passare all'azione. 

Non è la carenza di dati a impedire ai dirigenti di soddisfare tali esigenze sempre più pressanti di reskilling; ciò che manca è la capacità di usare quei dati per ottenere un quadro d'insieme del contesto in cui opera l'azienda. I dirigenti sanno che il mondo del business evolve costantemente, però i sistemi legacy li aiutano a digitalizzare i dati solo per creare report che raccontano cose già accadute e relazioni banali sull'organico. Quello che ora serve loro è un modo di far interagire HR manager e dati per rispondere a domande più importanti e incisive: di quali talenti disponiamo? Quali competenze possediamo tra i vari team e su chi dovremmo investire? Quando e dove dovremo prevedere nuovi ruoli?  

Un ruolo più strategico dei dirigenti

Colmare il gap dell'accelerazione digitale consente a team e manager di dedicarsi ad attività più strategiche come la pianificazione e l'analisi finanziaria. Armati dei nuovi strumenti, sono messi in grado di fornire più valore all'azienda.

Un processo moderno di pianificazione cloud è un ottimo esempio. Nei sistemi legacy i dati sono frammentati e scollegati e la pianificazione diventa un esercizio manuale gravoso svolto su fogli di calcolo che si protrae anche nei weekend. In questo modo resta poco tempo per l'analisi o la consulenza strategica. Ma in un ambiente moderno gran parte del ciclo di pianificazione è automatizzato e i team dell'intera azienda hanno libertà di effettuare previsioni e ricalibrazioni su richiesta, ridefinire costantemente i budget e modellare scenari simulati che consentono di valutare le conseguenze delle decisioni. Di fatto, l'88% dei clienti di Workday Adaptive Planning afferma che il suo ruolo all'interno dell'azienda si è fatto più strategico.

Morale della favola: i processi obsoleti e rigidi soffocano l'agilità, che è ciò di cui le aziende oggi hanno bisogno come non mai. L'agilità è l'approdo finale di queste e di altre best practice che hanno lo scopo di colmare il gap dell'accelerazione digitale. Un gap che per una parte delle aziende si allarga ogni giorno di più. 

Se i sistemi ERP tradizionali fossero in grado di aiutare i decision-maker ad affrontare l'incertezza, lo avrebbero già fatto. Ma la velocità del cambiamento accelera e la necessità di un approccio diverso si fa sempre più pressante perché i deficit dei vecchi strumenti allontanano sempre più l'orizzonte del successo.