에이온의 재무 총괄 책임자로부터 듣는 100% 원격 재무 결산 성공 사례

COVID-19 팬데믹에 맞서면서 비즈니스 연속성이 점점 더 중요해지고 있습니다. 전 세계에서 사무실 근무자 수백만 명이 재택근무로 전환했는데, 말 그대로 하루아침에 진행된 경우도 있습니다. 초기 단계에는 당연히 직원의 안전 및 건강에 중점을 두었습니다. 전 세계가 새로운 현실에 적응하기 시작하면서 전례 없는 상황에서도 핵심 업무를 중단 없이 수행하는 것도 중요해졌습니다. 

이번 인터뷰의 주인공은 에이온의 SVP(Senior Vice President), 글로벌 재무 총괄 겸 최고회계책임자(CAO)인 Mike Neller입니다. 120개국에서 5만여 명이 재직하고 있는 에이온은 위험/퇴직/건강 관리 솔루션을 전문으로 하는 글로벌 서비스 기업입니다. 세계 각국에서 재택 의무화(shelter-in-place) 명령이 내려진 상황에서 Mike가 이끄는 팀은 원격으로 당기 결산을 완료했습니다. 이 최초의 완전 원격 재무 결산을 성공적으로 수행한 에이온의 비결을 들어 봤습니다.

에이온의 일반적인 재무 결산은 어떻게 이루어지나요?

엿새 동안 결산 프로세스를 진행합니다. 영업 중인 국가 대부분의 원장 마감에 나흘, 연결회계 및 최종 검토에 이틀이 소요됩니다. Workday를 도입했을 당시에는 8일이 걸렸기 때문에 이틀을 단축한 셈입니다. 하루 더 단축하는 것도 가능했지만, 솔직히 현재로서는 그럴 필요성을 못 느끼고 있습니다. Workday 덕분에 모든 조정 항목을 빠짐없이 다루면서 회계의 정확성을 한층 더 신뢰할 수 있게 되었습니다. 

규모가 큰 지역에서는 1년 넘게 장부 마감에 Workday 재무 관리 솔루션을 사용하고 있습니다. 즉, 직원들에게 일상적인 솔루션으로 자리잡았기 때문에 새로 학습할 필요가 없죠. 수익의 95%가 Workday 시스템에서 처리되고 있으며, 올해 말이면 99%를 넘어설 것입니다. 

이번 회계연도의 1분기 마감은 예전과 완전히 달랐던 것 같은데요. 좀 더 자세히 말씀해 주시겠어요?

1분기는 3월 31일에 끝났는데, 일반적으로 대차 대조표 마감일 며칠 전에 결산 프로세스를 시작합니다. COVID-19로 인해 직원들이 3월 중순부터 재택근무를 시작했기 때문에 결산 프로세스를 시작할 때에는 100% 가상 환경에 있었습니다. 어떤 일이 발생할지 알 수 없어 모두 약간 긴장했습니다. 가상 환경에서 결산을 진행해본 경험자도 없었을 겁니다. 문제가 생길까? 시스템이 고장 나면 어떻게 될까? 누구에게 도움을 요청할지, 어떻게 연락을 할지 등등 걱정거리가 한두 가지가 아니었습니다.

결산 프로세스는 어떻게 진행되었습니까?

순조롭게 일정대로 진행되리라는 예감이 들었지만, 혹시라도 뜻밖의 상황이 벌어질 경우에 대비하여 비상 계획도 세웠습니다. 결국 아무런 문제 없이 마쳤습니다. 놀라운 경험이었습니다. 매우 빠르고 효율적으로 이루어졌으니까요. 120여 개국에서 영업하는 회사인 만큼 많은 인력을 투입하여 방대한 장부를 마감해야 합니다. 한순간의 지연도 없이 모두 유기적으로 일하면서 해냈습니다. 이 팀이 끊임없이 소통하면서 제 시간에 맞춰 훌륭하게 마무리했기 때문에 비상 계획을 사용할 필요가 없었습니다.    

각기 다른 10가지 시스템을 사용했다면 결코 해낼 수 없었을 것입니다. 안정적이고 효과적인 Workday 시스템 덕분에 가능했습니다. Workday는 든든한 버팀목이 되어 결정적인 역할을 했습니다. 저희 팀 모두 인정하고 높이 평가하는 점입니다. 

뜻밖의 상황이 벌어지지 않았습니까?

모두 원격 근무를 하면서 빈번하게 WebEx 및 Zoom 화상 회의를 여는 등 업무 환경이 완전히 달라졌음에도 불구하고 아무런 문제가 없었습니다. 중남미 지역은 신기록까지 세웠습니다. 하루 일찍 결산을 완료했죠. 처음 있는 일이었습니다.

역시 Workday 기술 덕분이고, 이 기술을 제대로 활용할 줄 아는 동료들이 있어 가능했습니다. 기술이 제대로 작동하지 않으면 늦어질 수 밖에 없습니다. 만약 그랬다면 심각한 문제가 발생했을 것입니다.

Workday를 도입하시기 전에는 온프레미스 재무 시스템을 사용하셨는데요. 단일 클라우드 기반 시스템이 원격 결산을 성공적으로 끝내는 데 도움을 주었다고 생각하십니까? 그렇다면, 그 이유는 무엇일까요?

물론입니다. Workday로 누리는 이점은 무궁무진합니다. 자동화된 워크플로 정의를 분개 입력 검토 및 승인 프로세스에 사용하고, Workday 내에서 분개에 대한 모든 증빙 자료를 첨부하여 효율적으로 승인을 처리할 수 있습니다. 모바일 앱으로 각종 태스크를 신속하게 처리하고, 시스템 내에서 드릴다운하여 빠르게 조사하고 분석할 수도 있습니다. 

같은 상황에 있는 독자들에게 어떤 조언을 해주시겠어요?

에이온은 수백 건의 인수를 통해 성장한 기업입니다. 120개국에 700여 개 법인을 두고 있다는 사실만으로도 단순한 조직이 아님을 알 수 있죠. 수많은 레거시 시스템에서 벗어나 단일 통합 시스템을 구축하는 일은 수용력 및 비용 측면에서 결코 만만치 않습니다. 하지만 최적의 프로젝트 팀을 투입하여 올바르게 진행한다면, 큰 비용을 들이지 않아도 됩니다. 그리고 레거시 시스템 사용을 종료하면 곧 생산성 제고 효과를 통해 막대한 자본 수익률을 달성할 수 있습니다.  

Workday 총계정원장 시스템의 성능은 더없이 만족스럽지만, 레거시 시스템에 있던 기존 계획 및 통합 도구를 Workday로 이전하면 진정한 혁신의 결실을 누리게 됩니다. 다시 말해, 단일 허브 및 스포크 모델, 즉 단일 데이터 소스를 구현함으로써 선형 결산 프로세스, 즉 삐걱대는 수많은 시스템에 의존하는 기존 방식과 달리 시간과 노력을 낭비하지 않고 혼란을 감수하지 않아도 됩니다.  

이는 지난한 여정의 마지막 단계입니다. 온갖 어려움에도 불구하고 경제성 및 직원 만족도 측면에서 큰 보상을 누릴 수 있습니다.