Workday, 전체 계약 라이프사이클에 Agentic AI 도입

Workday의 의뢰로 전문가 약 7,000명을 대상으로 진행한 설문조사에서 아무도 모르는 사이에 자동 갱신되는 벤더 계약으로 인해 소속 조직이 재정적 손실을 입는 경우가 다반사라는 응답이 89%에 달했습니다. 

어쩌다 한 번이 아니라 시시때때로 일어나는 것입니다.

10년 전, 저는 Evisort를 공동 창업하면서 본격적인 AI 기반 계약 인텔리전스 분야의 선구자로 나섰습니다. Evisort가 내놓은 맞춤형 AI를 활용하는 에이전트 기반 계약 인텔리전스는 고객이 기존 계약에 관한 모든 것을 파악할 수 있게 했습니다. 커스텀 플레이북과 에이전트 기반 검토 및 수정 기능을 제공하여 고객이 새로운 계약 협상을 더 빠르고 일관되게 진행하도록 지원했습니다.  

하지만 계약 라이프사이클의 전 범위에서 프로세스를 최적화하는 과제가 아직 남아 있는 곳이 대부분입니다. 거래가 중단되고, 요청이 잘못 전달되고, 해지 기간이 지나버리고, 수익이 사라집니다. 관련 팀에서 필요한 조치를 효율적으로 해내기에는 자동화 또는 모니터링이 미흡한 수준입니다.

하지만 오늘부터는 달라집니다. 

Workday 계약 워크플로 에이전트가 출시되었으니까요. 이는 Workday 계약 라이프사이클 관리(CLM) 최신 릴리스에 적용된 주요 개선사항 중 하나로서 에이전트 기반 CLM의 새로운 시대를 엽니다.

계약 관리 부재 시 감당해야 할 막대한 피해

"계약 관련 업무를 할 때마다 제가 왜 이 일을 하는지를 마음속에 새기고 있습니다."라고 Fairview Health Services의 계약 라이프사이클 관리 부문 VP, Sofya Mikhelson은 이렇게 말합니다. "제대로 하지 못하면 금전적 손실만 발생하는 게 아닙니다. 진료받기 위해 저희 기관을 찾는 모든 사람에게 영향을 미치기 때문입니다."

Fairview Health Services와 같은 고객에게 비효율적인 계약 프로세스가 초래하는 문제는 매출 손실에 그치지 않습니다. 공급업체 온보딩이 지연되고 채용 절차가 마무리되지 않고 환자 진료 대기 시간이 길어집니다.

여러분의 회사에서 계약 업무를 담당하는 누구에게 물어봐도 비슷한 이야기를 들려줄 것입니다. 내일로 예정된 영업 상담에 필요한 NDA, 신규 채용을 위한 오퍼 레터, 업데이트된 공급업체 계약서 등 이런저런 요청을 했는데 아무런 소식이 없습니다. 기약 없이 시간을 보내는 동안 거래는 지연되고, 시작 날짜는 미뤄지고, 벤더는 온보딩만 기다리고 있습니다. 

계약이 제대로 발효되면 비즈니스를 앞으로 나아가게 하지만, 진전이 없으면 비용만 늘어납니다. 

계약 워크플로 에이전트가 이 문제를 해결합니다. 어떻게 할까요?

대화로 시작

필요한 걸 요청하면 에이전트가 결과로 내놓습니다. 이 간단한 원리가 이번 신규 릴리스의 핵심이며, 이를 바탕으로 요청조차 할 필요가 없는 수준으로 발전할 것입니다. 

그렇다면 담당 팀은 어떤 변화를 체감하게 될까요? 

• 며칠이 아니라 몇 분 만에 워크플로 구축: 제가 특히 자랑스럽게 여기는, 첫 번째로 출시하는 스킬은 에이전트 기반 워크플로 생성입니다. 예전에는 복잡한 워크플로를 구성하려면, 막대한 시간이나 서비스 비용이 드는 거대 프로젝트로 진행해야 했습니다. 이제는 원하는 바(예: '계약 금액에 따라 법무팀 및 재무팀의 검토가 포함되는 MSA 워크플로')를 일상 언어로 설명하고 계약서 견본을 업로드하는 것으로 시작합니다. 그러면 에이전트가 워크플로를 구축할 뿐만 아니라 계약서 견본에서 주요 데이터 필드를 인식해 문의 접수 양식에 자동으로 매핑합니다. 물론 최종 결정권은 계약 매니저에게 있습니다. 즉, 직접 또는 대화형 경험을 통해 워크플로를 수정할 수 있습니다.

• 처음부터 올바른 경로로 계약 요청 전달: NDA, 갱신, 신규 채용 계약 등 필요한 것을 일상 언어로 설명하면, 에이전트가 그 요청에 적합한 워크플로로 자동 연결합니다. 필요에 따라 후속 질문도 하면서 최상의 결과를 보장합니다. 이제는 올바른 양식을 찾거나 프로세스 담당자가 누구인지 알아볼 필요 없습니다. 심지어 에이전트가 이용 가능한 데이터로 접수 양식을 채우고 처리를 시작합니다.

• 프로세스 차원에서 병목 현상 해결: 앞으로는 에이전트 기반 알림 및 에스컬레이션 기능 덕분에 모든 계약을 자동으로 차질 없이 진행할 수 있습니다. 마감 기한이 다가오면 이해 관계자에게 알림을 보내고, 검토자가 부재중일 때 태스크를 재배정하고, 자동 갱신 또는 종료 일정을 미리 표시하므로 거래가 중단되거나 팀의 중요한 기한을 놓칠 염려가 없습니다. 새롭게 단장한 Workday CLM 사용 환경에서 언제든 쉽게 에이전트 기반 대화를 시작해 궁금증을 해결하고 필요한 조치를 할 수 있습니다. 게다가 각 사용자의 맞춤형 홈페이지에서 시급한 과제를 우선순위에 따라 확인할 수 있습니다. 

• 신뢰 기반: 계약에는 해당 비즈니스에 가장 민감한 데이터가 포함될 수 있으므로, 계약 관리를 에이전트에게 맡기려면 신뢰가 필요합니다. 계약 워크플로 에이전트는 고급 관리, 커스텀 사용자 역할, 광범위한 안전장치, 종합 감사 추적 기능을 갖춘 Workday의 통합 엔드투엔드 CLM 솔루션에 포함되어 있습니다. Evisort가 세계 최초로 책임 있는 AI에 관한 ISO 42001 인증을 획득한 것도 그럴 만한 이유가 있습니다. 이는 2년이 지난 지금까지 다른 어떤 CLM도 이루지 못한 성과입니다.

Workday의 에이전트 기반 CLM으로 이미 성과를 거두고 있는 고객 사례

Evisort 고객들은 이미 Workday 에이전트를 통해 계약 관리 방식을 혁신하고 있습니다. 

FlexGen이 그 예입니다. 관세 정책이 급변하기 시작했을 때, FlexGen은 공급업체 계약 전반에 숨어 있던 5,000만 달러 이상의 관세 관련 잠재적 비용 부담을 신속하게 파악하고, 계약 전략을 수립하여 그중 3,500만 달러 이상의 비용 발생을 방지했습니다. 분석에는 약 1.5일이 소요되었습니다. 수작업으로 진행했다면 2.5주가 걸렸을 것입니다. "관세는 단순한 가격 문제가 아니라 계약과 직결된 문제였습니다."라고 FlexGen의 위험 및 조달 부문 Director인 Anthony Tacker는 말합니다.

NetApp은 90,000건 이상의 계약을 분석하여 250만 달러 이상의 비용과 수천 시간을 절감했습니다. "리더들이 우리가 제공한 계약 데이터를 신뢰하고 이를 바탕으로 비즈니스 의사결정을 내리는 모습을 보면 정말 뿌듯합니다."라고 NetApp의 법무 운영 부문 Manager인 Shelle Elzer는 말합니다. "AI가 등장하기 전에는 사실상 불가능했던 일입니다."

Workday의 법무 및 조달 팀도 2024년 Evisort를 인수하기 전에 이러한 결과를 직접 경험했습니다. SVP이자 Deputy 법률 고문인 Áine Lyons가 언급했듯이, Workday 법무팀은 외부 법률 자문 비용 절감만으로도 투자 대비 35배의 수익을 달성했습니다. 조달팀은 77배의 비용 절감 효과를 거두었습니다. 

그렇기 때문에 저와 공동 창립자들은 Workday가 우리 회사에 가장 적합한 곳이자, 전 세계 고객을 위한 전사적 에이전트 기반 CLM이라는 비전을 실현할 수 있는 최선의 선택이라고 확신했습니다.

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