Een controller van Aon over financieel afsluiten op afstand

COVID-19 heeft het belang van bedrijfscontinuïteit aangetoond. Miljoenen kantoormedewerkers wereldwijd werken nu thuis, vaak van de ene op de andere dag. De focus lag in het begin - terecht - op het garanderen van het welzijn van de medewerkers. Maar nu de wereld gewend raakt aan het nieuwe ritme wordt het steeds belangrijker om ook in dit soort omstandigheden vast te houden aan de operationele bedrijfsvoering. 

We spraken hierover met Mike Neller, Senior Vice President, Global Controller & Chief Accounting Officer bij Aon plc. Aon is een internationale zakelijke dienstverlener met 50.000 werknemers in 120 landen en biedt risico-, pensioen- en gezondheidsoplossingen. Mike en zijn team hebben tijdens de internationale lockdowns de financiële periode volledig op afstand afgesloten. Lees verder om te weten te komen hoe Aon dit realiseerde.

Hoe ziet een normale financiële afsluiting er voor Aon uit?

Ons afsluitingsproces duurt zes dagen. Voor de meeste landen waarin we actief zijn worden de grootboeken in vier dagen gesloten. Daarna werken we twee dagen aan consolidatie en de definitieve evaluaties. Onze afsluiting duurde acht dagen toen we onze samenwerking met Workday begonnen, dus we hebben dit proces dankzij Workday met een aantal dagen verminderd. We zouden het waarschijnlijk met nog een dag kunnen verminderen, maar eerlijk gezegd is dat momenteel niet nodig. Het geeft ons wat meer tijd om door gereconcilieerde items te lopen om ons ervan te verzekeren dat onze financials zo nauwkeurig mogelijk zijn. 

Voor onze grootste locaties gebruiken we al meer dan een jaar Workday Financial Management om de boeken te sluiten. Het is dus 'business as usual'. Er is geen leercurve meer. Meer dan 95% van onze omzet loopt via Workday. Aan het einde van het jaar zal dat meer dan 99% zijn. 

Het klinkt alsof de afsluiting van het eerste kwartaal van dit boekjaar alles behalve normaal was. Kunt u hier meer over vertellen?

Ons eerste kwartaal eindigde op 31 maart. Normaal gezien beginnen we ons afsluitingsproces een paar dagen voor de balansplanning. We moesten dit proces 100% virtueel doen omdat onze collega's thuis moesten werken vanwege COVID-19. We waren allemaal wat nerveus omdat we niet wisten wat ons stond te wachten. Ik ken niemand die eerder 100% virtueel heeft afgesloten. Zouden we tegen problemen aanlopen? Zou het systeem crashen, en wat gebeurt er dan? Met wie nemen we contact op, en hoe?

Hoe verliep het afsluitingsproces?

Hoewel we er vertrouwen in hadden dat we de boeken op tijd zouden kunnen sluiten, hadden we een noodplan voor het geval de virtuele afsluiting niet zo soepel zou verlopen als we hadden verwacht. Uiteindelijk ging het vlekkeloos. Het was geweldig! Het ging snel en efficiënt. We zijn aanwezig in meer dan 120 landen: er zijn dus erg veel mensen bezig met het sluiten van behoorlijk wat boeken. Het lukte iedereen zonder enige vertraging of inefficiëntie. Het team heeft geweldige prestaties geleverd. Ze bleven verbonden zodat ze op tijd konden leveren en we hebben het noodplan niet hoeven te gebruiken.    

Dit was onmogelijk geweest als we 10 verschillende systemen hadden, of als we systemen hadden die niet zo betrouwbaar en effectief waren als ons Workday-systeem. Workday was onze ruggengraat en spil om zo'n effectieve afsluiting mogelijk te maken. Ik denk dat ons hele team het daarmee eens is. 

Waren er onverwachte problemen?

Ondanks alle veranderingen, met mensen die op afstand werken, en talloze WebEx- en Zoom-gesprekken waren er geen problemen. Latijns-Amerika had zelfs de snelste afsluiting ooit. Ze konden een dag eerder volledig afsluiten, en het is de eerste keer dat zoiets is voorgekomen.

Het draait allemaal om technologie. Als de technologie niet werkt vertraagd dit de afsluiting. We zouden echt in de problemen komen als de technologie niet werkte.

Vóór Workday werkten jullie met een on-premise financieel systeem. Denkt u dat het gebruiken van één cloudbased systeem de virtuele afsluiting mogelijk heeft gemaakt? En waarom?

Absoluut. Workday biedt ons een aantal voordelen, waaronder geautomatiseerde workflows voor de journaalboekingen en het goedkeuringsproces en de mogelijkheid om al het ondersteunende materiaal voor journalen in Workday toe te voegen zodat goedkeuringen effectief verwerkt worden. Met de mobiele app kunnen we taken adresseren. Tenslotte zijn er drilldown-mogelijkheden voor onderzoek en snelle analyses. 

Heeft u advies voor lezers die dezelfde uitdagingen te wachten staan?

Ons bedrijf is gebouwd op honderden acquisities. We hebben meer dan 700 rechtspersonen in 120 landen. We zijn dus geen simpele organisatie. Het kan overweldigend zijn om van meerdere legacysystemen over te stappen naar één systeem, zowel vanuit het oogpunt van de capaciteit als de kosten. Echter, na het toewijzen van het juiste projectteam kan dit economisch worden gerealiseerd, met een zeer overtuigende ROI, omdat de legacysystemen worden vervangen en de productiviteit verbetert.  

En hoewel we niet gelukkiger konden zijn met de prestaties van ons Workday-grootboek, was de echte game changer voor ons het moment waarop we onze huidige planning- en consolidatietools vanuit de legacysystemen overzetten naar Workday. In andere woorden, met dit hub-and-spoke-model en één bron van de waarheid besparen we ons de tijd, moeite en verwarring van een lineair afsluitingsproces met meerdere systemen die niet altijd even goed reconciliëren.  

Het waren de laatste kilometers van een lange en uitdagende reis, maar het resultaat (zowel economisch als voor de tevredenheid van onze collega's) is het meer dan waard.