Vooruitkijken met Workday: best practices voor financiële scenariomodellering

In een webinar ging Kinnari Desai, Workday Senior Director of Corporate Finance, in op het onderwerp scenariomodellering en besprak ze hoe Workday dit gebruikte na de uitbraak van COVID-19. We vroegen haar naar tips en best practices voor teams die zich bezighouden met financiële planning en analyse (FP&A).

Wat gebeurde er bij Workday op het gebied van planning toen de coronapandemie uitbrak? 

We waren onze jaarlijkse planningscyclus net aan het afronden en onze teams aan het bedanken voor hun inzet bij 'Plan A' toen alles veranderde door COVID-19. We moesten meteen weer in actie komen om scenario's te modelleren voor een geheel nieuwe wereld, die met het uur leek te veranderen. 

Ik geloof dat het in zo'n onzeker klimaat belangrijk is dat het FP&A-team op één lijn zit met het management, de context van de gebeurtenissen begrijpt en slechts naar een klein aantal relevante scenario's kijkt. FP&A laat zich al snel meeslepen en gaat een overdaad aan scenario's modelleren. Het doel is echter om het management op een overzichtelijke manier een reeks waarschijnlijke uitkomsten en data te leveren die de besluitvorming faciliteren.

Ik kan me voorstellen dat snelheid in dit soort situaties van wezenlijk belang is, maar als het management de gemodelleerde scenario's wil gaan inzetten moet het wel allemaal kloppen, toch?

Dus ondanks dat snelheid belangrijk is, moesten we weldoordacht te werk gaan. 

Als bedrijf moet iedereen het eens zijn over de prioriteiten. Richten we ons op omzetgroei, onze kaspositie, de impact op werknemers, of nog iets anders? Daarna moeten we de impact van die aspecten op de P&L en cashflow bekijken.

De volgende stap is het verkrijgen van input van de business. Omdat we in een vacuüm niet kunnen modelleren, werken we altijd al samen met onze business partners. Maar juist in tijden van verandering is het belangrijker dan ooit om het perspectief en de prioriteiten van operationele businessleaders te begrijpen. Het is daarom aan te raden om meerdere malen met executives te overleggen om snel de belangrijkste focusgebieden te bepalen, zoals het ondersteunen van werknemers, de beschikbaarheid van apparatuur en wervingsactiviteiten.

Hoe beslist u op dat punt hoe scenariomodellering de besluitvorming moet aansturen en hoe u zaken zoals forecasting wilt aanpakken?

In ons geval moesten we de frequentie van onze scenariomodellering aanpassen om sneller beslissingen te nemen. Dit heeft impact op zaken als forecasting. We konden niet meer leunen op een maandelijks forecastingproces, dus we moesten het proces enigszins aanpassen. Zo kwam ons FP&A-team tot een min of meer continue aanpak van planning, in plaats van maandelijkse updates.

Bepaalde aspecten, zoals omzet en cashflow, bekijken we wekelijks of zelfs dagelijks. En dan zijn er andere aspecten die we misschien niet dagelijks herzien, maar toch vaker bekijken dan voorheen. Als team kwamen we ook tot de conclusie dat de ondersteuning die we aan andere interne teams bieden niet meer altijd even gedetailleerd of gedefinieerd is als vroeger, aangezien de situatie voortdurend in beweging is. Dit betekent dat we wendbaar moeten blijven. 

Als laatste hebben we vastgesteld wat de drivers zijn achter de grootste uitgaven en welke kosten we kunnen drukken als dat nodig is.

Technologie speelt uiteraard een belangrijke rol bij scenariomodellering. Kunt u ons vertellen hoe u Workday Adaptive Planning heeft gebruikt bij dit proces?

In onze functie moeten we rust brengen te midden van chaos. De tools en het datamodel van Workday hielpen ons daarbij. We ontwikkelden verschillende versies in Workday Adaptive Planning en pasten dan bepaalde drivers aan, zoals 'new business' en 'renewal rates'. Op het gebied van onkosten pasten we bijvoorbeeld de startdatum van nieuwe werknemers aan. Bijbehorende onkosten zoals secundaire voorwaarden en representatiekosten werden meteen bijgewerkt. 

We konden onze actuals vanuit Workday Financial Management direct verwerken in onze forecasts. Dit gaf ons inzicht in de impact van verschillende aspecten op winst, verlies en cashflow. Zo konden we het proces versnellen en 50% sneller leveren dan wanneer we spreadsheets zouden gebruiken. En de mogelijkheid om één datamodel en op drivers gebaseerde forecasting te gebruiken, was erg waardevol.

Wat is het magische getal voor scenariomodellering? 

We hebben drie verschillende scenario's gemodelleerd, wat volgens mij een goed uitgangspunt is in een veranderlijke situatie zoals deze. Ik raad mijn vrienden en collega's in FP&A ten zeerste aan dat ze zich niet gek maken met 15 verschillende scenario's! We hebben nog niet alle informatie en daarom bieden extra scenario's niet per se een oplossing.

We richtten ons op drie mogelijkheden en onderbouwden het belang van elk scenario. Zo konden we focussen op relevante zaken en bleef het binnen de perken, zodat belangrijke beslissingen konden worden genomen zonder een overdaad aan data.

Welk advies heeft u voor andere FP&A-professionals die planning willen verbeteren?

Communiceer liever te veel dan te weinig. Het belang van communicatie mag echt niet worden onderschat. We bevinden ons nu in een digitale wereld waarin mensen op afstand werken, dus spontane gesprekken op kantoor zijn niet meer mogelijk. We moesten controleren of e-mails juist werden geïnterpreteerd, dus vroegen we om bevestiging op Slack of hadden we een kort gesprek via Zoom. We leverden financiële richtlijnen over de operatie op de korte termijn en verduidelijkten waarom dit belangrijk was. 

Voor up-to-date forecasts voor finance, accounting en andere bedrijfsonderdelen maakten we veelvuldig gebruik van de functionaliteit voor managementrapportages in Workday. Het is erg nuttig om iedereen op de hoogte te houden over de aanpak en strategie, zelfs wanneer nog niet alle beslissingen vaststaan.

Informeer niet alleen de business, maar ook accounting. In een veranderende wereld moet ook accounting op de hoogte zijn van het recentste plan zodat ze snappen hoe de actuals zich verhouden tot dit plan. Zo kunnen ze zich voorbereiden op een remote close en dit in samenwerking met FP&A tot een goed einde brengen. Daarnaast moet de business inzicht krijgen in het nieuwste plan om passende stappen te ondernemen. Verlies de basis niet uit het oog en grijp deze kans aan om bepaalde processen en outputs te herzien. 

En ten slotte: blijf wendbaar. De markt blijft veranderen en daarom moeten we flexibel blijven, zodat we snel van koers kunnen veranderen. Dit is geen eenmalige verandering in het licht van COVID-19, maar een nieuwe en wendbaardere manier van werken die finance in staat stelt om voortdurend op verandering in te spelen.

Bekijk de webinar replay met Kinnari Desai, voor nog meer praktische inzichten om uw organisatie in deze onzekere tijden te helpen slagen.