Bij HelloFresh staat 'business agility' altijd op het menu

De coronapandemie heeft de wendbaarheid en de veerkracht van vrijwel elke organisatie op de proef gesteld. Maar toch hebben ook horeca- en foodservicebedrijven in deze moeilijke tijd nog kansen kunnen ontdekken. En moderne planning maakt het mogelijk om deze kansen optimaal te benutten.

Dit geld ook voor het Duitse bedrijf HelloFresh, dat maaltijdboxen met voorverpakte ingrediënten rechtstreeks aan klanten bezorgt. Opgericht in 2011 is HelloFresh snel gegroeid – zowel binnen Europa als in de Verenigde Staten. Vandaag de dag is het bedrijf marktleider in de VS en actief in 13 landen op drie continenten. 

In 2019 bezorgde HelloFresh wereldwijd meer dan 280 miljoen maaltijden. En met de uitbraak van de coronapandemie werd HelloFresh, oorspronkelijk een handige oplossing voor drukke gezinnen die toch thuis wilden koken, plots iets heel anders: een veilig en praktisch alternatief voor uit eten gaan en boodschappen doen. De vraag naar maaltijdboxen rees letterlijk de pan uit.

Het was duidelijk dat HelloFresh stappen moest zetten om wendbaar en concurrerend te blijven en om snel goed geïnformeerde beslissingen te nemen. "De dynamische wereld van vandaag vraagt om het vermogen om snel actie te ondernemen en om wendbaar te blijven", zegt Sander van Vliet, FP&A Manager bij HelloFresh.

Het basisrecept voor agility

Gelukkig had het FP&A-team bij HelloFresh al voor 20202 een basis voor een wendbare planningsomgeving gelegd. Eind 2019 is het bedrijf begonnen met het overzetten van alle forecasting- en budgetteringsprocessen van spreadsheets naar Workday Adaptive Planning.

Het eerste doel was het standaardiseren van data-invoer. Als beursgenoteerd bedrijf had HelloFresh "een consistente budgetteringsaanpak nodig om de markt de juiste richting te geven", zegt Van Vliet. Met spreadsheets werd dit steeds lastiger omdat belangrijke datasets zich in verschillende systemen bevonden. Dit belemmerde de samenwerking tussen afdelingen en internationaal opererende teams en compliceerde essentiële taken zoals variantieanalyse. De ontwikkeling van één nauwkeurige, toegankelijke en betrouwbare databron voor alle financiële en niet-financiële data leidde tot meer efficiëntie, betere samenwerking en meer vertrouwen in de cijfers.

Het volgende punt op de agenda: "We streefden naar één gestandaardiseerd winst- en verliesmodel", zegt Van Vliet. "Hiermee konden de teams in elk land hun data op een consistente manier invoeren." Volgens Van Vliet kwam Workday Adaptive Planning hierbij ontzettend van pas. "De optie om bepaalde accounts 'read-only' te maken of aan elkaar te koppelen helpt onze lokale teams met het consistent invoeren van gegevens."

Van Vliet wilde ook een einde maken aan moeizaam versiebeheer. "Met Excel hadden we maar weinig inzicht in welke data het meest up-to-data was en wie voor het laatst wijzigingen had aangebracht. Met de strikte versiebeheerprotocollen van Workday Adaptive Planning is dit probleem nu uit de wereld."

Verandering omarmen als nooit tevoren

De voordelen zijn duidelijk. "We kunnen verandering omarmen", zegt Van Vliet. "In deze tijd is het belangrijk om snel nieuwe forecasts uit te kunnen rollen.

Van Vliet zegt dat het team echt is gegroeid richting continue forecasting. "We hebben een zogenaamde 'running forecast' opgezet", zegt hij. "Het hele team heeft toegang tot deze forecast en kan in realtime wijzigingen aanbrengen, zodat we altijd over de meest recente voorspellingen beschikken."

Ook heeft HelloFresh functionele budgettering geïmplementeerd. "Zo kunnen we onze rol als business partner veel beter invullen. In maandelijkse meetings bieden we inzichten in het budget, de actuals en de verschillen. Met die informatie kan het management de business beter aansturen."

En het mes snijdt aan twee kanten. "Bovendien krijgen we in die vergaderingen de input die we nodig hebben om onze forecasts nauwkeuriger te maken. Ik zie het dus echt als een win-winsituatie."

Een cultuur van zelfredzaamheid

De volgende stap voor HelloFresh is het integreren van de balans, cashflow en kapitaaluitgaven in Workday Adaptive Planning. Inmiddels hebben andere afdelingen, waaronder marketing, gevraagd om betrokken te worden bij de planningsomgeving.

Voor bedrijven die een moderne planningsoplossing in de cloud willen implementeren, zoals Workday Adaptive Planning, noemt Van Vliet een aantal best practices van het HelloFresh-team: creëer een cultuur van zelfredzaamheid en zoek de weg van de minste weerstand. Hij moedigt bedrijven aan om het simpel te houden en zichzelf de volgende vragen te stellen: "Wat is het eindproduct dat ik wil ontwikkelen? En hoe krijg ik dit voor elkaar?"