De digitale financiële reis versnellen: een framework voor waardecreatie

Er is een nieuwe manier van werken. 

We noemen het de Enterprise Management Cloud. Het is een aanpak van Workday om te laten zien hoe organisaties die gericht zijn op hun digitale toekomst verder kunnen denken dan Enterprise Resource Planning (ERP).

Traditioneel is ERP gecentreerd rond op maat gemaakte legacysystemen die van upgrades een tijdrovend en kostbaar proces maken. Met het oog op de toekomst van finance heeft Workday een end-to-end-cloudaanpak ontwikkeld die de evolutie naar een flexibeler, meer geïntegreerd platform mogelijk maakt, opdat organisaties het snelle tempo van veranderingen kunnen bijhouden. 

De Enterprise Management Cloud is gericht op de nieuwe value drivers van vandaag: mensen, mogelijkheden, immateriële activa. 

Hoe weten we dat?

Sinds onze beursgang in 2012 zijn we elk jaar gegroeid. We hebben nu meer dan 9.000 zakelijke klanten in 170 landen, terwijl we onze algemene en administratieve kosten (A&A) als percentage van de inkomsten op 6% hebben kunnen houden. Om dit te bereiken, moesten we wendbaar blijven als een startup, maar agressief schalen als een grote onderneming. Daarom gebruiken we Workday Financial Management, Workday Accounting Center, Workday Prism Analytics, Workday Adaptive Planning en Workday Spend Management om onze eigen groei te ondersteunen.

Sinds de oprichting heeft Workday zijn financiële activiteiten in de cloud uitgevoerd. Hierdoor konden we eenvoudig het aantal gebruikers en de transactievolumes opschalen — en een wendbare financiële organisatie opzetten die is gebouwd voor verandering. Om dit te realiseren hebben we een 4-stappen-framework voor digital finance gecreëerd, gebaseerd op de principes van ontwerpdenken, inzichten, samenwerking en innovatie. 

Maar, it's not just talk. Bij Workday gebruiken we dit kader elke dag om finance in het hart van de bedrijfsstrategie te plaatsen. Onlangs had ik de gelegenheid om dit framework te delen met CFO's s uit heel Europa tijdens de CIMA CFO Strategy and Innovation Summit in Polen.

Ontwerpdenken gebruiken om de digitalisering van finance te versnellen

Bij Workday willen we de frictie uit onze processen halen waar en wanneer mogelijk. Daarom werken verschillende teams aan het testen en valideren van veronderstellingen. We gebruiken empathie en technologie om de uitdagingen waar onze teams mee worden geconfronteerd aan te pakken en we denken voortdurend na over optimalisaties voor onze in- en externe klanten. Onze visie en ons uiteindelijke doel is een zero-day-close.

Zo hebben we een use case van Workday in Europa die het bekijken waard is.

Polen kent zeer specifieke rapportagevereisten, onder meer inzake taal en wisselkoersen. Met een op maat gemaakte aanpak heeft Workday de noodzaak van een lokale leverancier geëlimineerd door gebruik te maken van onze functie voor het ontwerpen van rapporten-op-maat, Workday Prism Analytics en Workday Accounting Center om aan alle relevante Poolse vereisten te voldoen. Wij kunnen een lokale statutaire proefbalans uitvoeren, inclusief alle lokale statutaire wisselkoers- en aanpassingsjournaals, vanuit het statutaire boek van Workday met behulp van onze multi-book functionaliteit voor het vastleggen van lokale in plaats van Amerikaanse boekhoudprincipes (GAAP). 

We schatten dat deze aanpak het proces met een maand versnelt en dat we duizenden dollars besparen op de kosten van externe leveranciers. Vervolgens bekijken we hoe we dezelfde functionaliteit kunnen gebruiken in andere landen met vergelijkbare vereisten, zoals Tsjechië, Frankrijk en Duitsland en hoe we de lokale compliancecycli kunnen transformeren naar een proactief in plaats van een reactief proces.

Zet inzichten centraal bij elke beslissing

He kunnen beschikken over de inzichten die u nodig hebt voor het nemen van de beste beslissing is de basis voor elk bedrijf dat wil concurreren in de veranderende wereld van vandaag.

In een recente webcast besprak ik hoe we Workday Accounting Center en Workday Prism Analytics gebruiken om een aanzienlijke hoeveelheid informatie uit ons E-Trade voorraadcompensatieprogramma te halen en om handmatige controles en processen te automatiseren. Onze technologie levert journaalboekingen met de juiste gegevensattributen, de juridische entiteit, kostenplaatsen en rekeningen, waardoor een proces dat mijn team vroeger tweeënhalve dag kostte nu nog maar enkele uren in beslag neemt.

Nauwe samenwerking tussen finance en IT bevorderen

Het praktische voorbeeld van de voorraadadministratie is slechts één van de 75 voorbeelden van automatisering die we samen met het IT-team van Workday on Workday (WoW) hebben ontwikkeld voor Workday Prism Analytics, waarbij we gebruikmaken van 15 verschillende gegevensbronnen in onze hele financiële functie. WoW IT heeft als missie om ervoor te zorgen dat de applicaties van Workday op de best mogelijke manier draaien. Het team fungeert daarnaast als innovatielab, tester van nieuwe producten en klankbord voor IT-strategie.  

Om innovatie in finance te stimuleren hebben we ons financeteam eigenaar gemaakt van het financiële datamodel, inclusief de boekhoudregels, mappings, berekeningen en metrics. Op die manier kan finance deze data managen en verrijken om hun eigen rapporten, analytics en planningsmodellen te draaien, voor ons een echte gamechanger. We hebben veel minder ondersteuning van IT nodig, waardoor zij zich kunnen richten op onze strategische technologieprojecten.  

Continue learning en het stimuleren van innovatie

We vinden het belangrijk om onze financeteams nieuwe ervaringen en leermogelijkheden te bieden, met de nadruk op digitale kennis en technologische vaardigheden. Het is een van de beste manieren om niet alleen de vaardigheden van onze mensen te laten groeien, maar ook het talent te behouden dat we in de toekomst nodig zullen hebben. Maar geloof ons niet op ons woord. Uit ons recente CFO Indicator-onderzoek blijkt dat een overweldigende meerderheid van de 267 ondervraagde financeleaders van plan is om mensen kansen te bieden om hun vaardigheden uit te breiden om aan toekomstige organisatorische behoeften te voldoen.

Bij Workday is mijn financeteam gemotiveerd om out of the box te denken, om de frictie uit processen te halen en om waarde aan de business toe te voegen.

Conclusie

Wij leven ons framework voor digital finance elke dag na - en we hebben de ROI om het te bewijzen. In de afgelopen acht jaar hebben we onze operationele efficiëntie met bijna 60% verhoogd, waardoor we jaarlijks meer dan $ 6 miljoen aan algemene en administratieve kosten hebben bespaard. Deze metrics zijn des te opmerkelijker omdat we, toen we Peakon en Scout RFP overnamen, deze organisaties binnen enkele weken in onze systemen en processen hebben geïntegreerd.

In de afgelopen twee jaar hebben onze financeteams bijna 98% van alle nieuwe functies die we in onze 'Office of the CFO'-oplossing hebben geïntroduceerd, overgenomen of zijn ze bezig die over te nemen. Eigenlijk zijn we de eerste en beste klant van Workday. 

Uiteindelijk betekent het framework dat finance minder tijd kwijt is aan transactionele activiteiten en meer tijd kan besteden aan hoogwaardige activiteiten, waaronder het opbouwen van een datagedreven organisatie. En hoewel finance automation zich bij veel organisaties nog in de beginfase verkeert, nadert de toekomst veel sneller dan we ons waarschijnlijk allemaal realiseren. Hoe meer organisaties hun boekhouding automatiseren, des te beter hun financeteams in staat zijn om in de komende jaren die strategische partner voor de CEO en de onderneming te worden.