De pandemie heeft aangetoond dat er behoefte is aan technologie-upgrades op het gebied van procurement, een gebied dat historisch gezien onderbedeeld is als het gaat om investeringen in technologie. Ontdek hoe twee klanten van Workday op cloud-technologie gebaseerde tools gebruikten bij het vinden van creatieve manieren om de pandemie te doorstaan.
De pandemie heeft een nieuwe koers uitgezet voor organisaties over de hele wereld en daagt bedrijven overal uit om op een agile manier te reageren op de gevolgen en er weer bovenop te komen. Ogenschijnlijk moesten veel bedrijven van de ene dag op de andere overschakelen naar werken op afstand, terwijl andere hun activiteiten moesten staken vanwege de instabiliteit van de toeleveringsketen.
Volgens het meest recente rapport van het Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), dat wordt gesponsord door Workday, diende de pandemie als katalysator voor digitale transformatie, waardoor de tijdschema's van ondernemingen voor nieuwe technologieoplossingen in hoog tempo werden versneld. Nu steeds meer bedrijven hybride gaan werken, hebben ze een manier nodig om hun finance, HR, executive leadership en procurement teams met elkaar te verbinden om op één lijn te blijven met de bedrijfsdoelstellingen.
De eerste onstabiele maanden van de pandemie hadden een bijzondere impact op de procurementteams, die de instabiliteit van de toeleveringsketen moesten opvangen, het gedrag van consumenten zagen veranderen en moeilijk te vinden benodigdheden zoals persoonlijke beschermingsmiddelen (PPE) moesten vinden. Alleen al in 2020 meldde 95% van de bedrijven enige vorm van disruptie, terwijl 92% van de executives toegaf dat hun digitale sourcing-capaciteiten niet optimaal waren in de eerste maanden van de pandemie.
Teams met robuuste digitale capaciteiten konden de storm gemakkelijker doorstaan en tegelijkertijd strategisch plannen voor de toekomst. Bekijk hoe twee klanten, die in het CIPS-rapport aan het woord komen, Workday Strategic Sourcing hebben ingezet om zich snel aan te passen aan veranderende prioriteiten en de continuïteit van de onderneming te waarborgen.
In het geval van een toonaangevend streamingbedrijf was de transformatie van de procurement al een prioriteit voordat de pandemie toesloeg. Terwijl veel bedrijven zich moesten haasten om de voorzieningen op afstand overeind te houden, kon dit streamingbedrijf de overgang vrij naadloos laten verlopen.
Een belangrijk onderdeel van de digitale transformatiestrategie was de overstap van handmatige processen naar automatisering om de efficiëntie te verbeteren, meer inzicht te krijgen en de samenwerking binnen de hele onderneming te bevorderen. Voordat Workday Strategic Sourcing werd ingezet, managede het procurementteam alle RFP's via e-mail en moesten stakeholders handmatig worden geïnformeerd. Deze handmatige verwerking veroorzaakte vertragingen in het hele proces, en bracht het risico met zich mee dat cruciale informatie in lange e-mailketens bleef steken.
Om de sourcingprocessen te optimaliseren, koos de onderneming in 2019 voor Workday Strategic Sourcing en bouwde het een gecentraliseerde hub waar procurement automatisch besparingen kan bijhouden en stakeholders op de hoogte kan houden. Deze betere inzichten vertaalden zich in meer vertrouwen tussen procurement en haar business partners, aldus een woordvoerder van de onderneming: "Nu we Workday hebben, kunnen ze [stakeholders] zelf de voortgang van projecten volgen, zonder dat ze het ons steeds hoeven te vragen."
De pandemie heeft het besluit van de onderneming om procurement te digitaliseren alleen maar bevestigd, aangezien de projecten vlot kunnen blijven verlopen terwijl het team verspreid is over verschillende geografische gebieden. Vereenvoudigd leveranciers-management hielp het streamingbedrijf ook om op één lijn te blijven met zijn leverancierspartners en om te gaan met onstabiele toeleveringsketens. Door de mogelijkheid om verschuivende prioriteiten snel en efficiënt aan de leveranciers mee te delen, kan procurement de onzekerheid voorblijven.
"[Workday Strategic Sourcing] stelde ons in staat om door te gaan alsof er niets was gebeurd; we pakten gewoon de laptops in en startten thuis opnieuw op."
Voor het Australische overheidsbedrijf WaterNSW was het van cruciaal belang dat de essentiële dienstverlening kon worden voortgezet ondanks de grootschalige disruptie. Dit vereiste een voortdurende samenwerking met leveranciers te midden van tekorten aan arbeidskrachten en voorraden. Bovendien is Australië in 2021 begonnen met de handhaving van zijn mensenrechtenwetgeving, die bedrijven verplicht ervoor te zorgen dat hun leveranciers geen gevallen van mensenrechtenschendingen in hun waardeketens hebben. Om aan deze wetgeving te blijven voldoen, heeft WaterNSW gebruikgemaakt van Workday Strategic Sourcing om in te zoomen op haar leveranciers – tier-one, tier-two, en daarbuiten – en deze data aan de overheid te verstrekken.
Toen de pandemie uitbrak was WaterNSW voorbereid. Volgens Salim Reza, hoofd sourcing bij WaterNSW, "stelde Workday Strategic Sourcing ons in staat door te gaan alsof er niets was gebeurd; we pakten gewoon de laptops in en startten thuis opnieuw op." Dankzij de digitalisering kon WaterNSW zich concentreren op strategische risicobeperking en samenwerking.
Als gevolg van de transformatie van procurement heeft het team van WaterNSW de betrokkenheid van stakeholders drastisch vergroot en het vertrouwen met zijn business partners versterkt. Een deel hiervan is te danken aan de inzichten die Workday Strategic Sourcing biedt. Omdat stakeholders kunnen inloggen op de tool en precies kunnen zien waar hun projecten zich in het proces bevinden, zijn ze meer gemotiveerd om samen te werken met procurement. Aan de andere kant waarderen de leveranciers van WaterNSW ook de mogelijkheid om hun RFP's te volgen en om rechtstreeks binnen het platform te kunnen communiceren.
Omdat het procurementteam over de instrumenten beschikte om de eerste onstabiele maanden van de pandemie door te komen, was het ook in staat om strategische initiatieven op te pakken. Een belangrijke doelstelling is nu om het bestaande leveranciers-managementsysteem uit te breiden om zo alle belangrijke leverancierspartners te kunnen volgen en de prestaties en totale uitgaven beter te kunnen managen.
Om concurrerend te blijven in een snel veranderende wereld, moeten bedrijven strategisch samenwerken met hun sourcing- en procurementteams. Wie dat niet doet, loopt het risico achterop te raken. Gartner schat dat alleen al in het VK de investeringen in technologie in 2021 met 18,4% zijn toegenomen, in totaal 304,9 miljard dollar – en die trend lijkt niet te vertragen. Met geavanceerde mogelijkheden zoals realtime data-inzichten, inzicht in leveranciersprestaties en compliance, en sourcingautomatisering, zijn teams die investeren in het digitaliseren van sourcing en procurement beter in staat om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften en hun organisaties te helpen een voorsprong te nemen op hun concurrentie.
Lees het nieuwste CIPS-rapport, en ontdek waarom digitale transformatie essentieel is voor procurementteams die ondanks disrupties toch willen floreren.
Meer om te lezen
Er is geen shortcut naar agility en het snel opschalen van digitale initiatieven. Uit een IDC-rapport blijkt dat bedrijven die digital-first willen zijn, over een aanpasbare kernarchitectuur moeten beschikken die open, uitbreidbaar en intelligent is.
De naadloze overdracht van data tussen de Verenigde Staten en de Europese Unie speelt een cruciale rol bij het stimuleren van de digitale economie en stelt multinationals in staat hun internationale personeelsbestand effectief te beheren. Barbara Cosgrove, Chief Privacy Officer bij Workday legt uit wat het nieuwe EU-VS-kader voor gegevensbescherming betekent voor Workday-klanten en de toekomst. |
Toen de internationale producent geen HR-documentbeheersysteem kon vinden dat voldeed aan zijn behoeften, werkte het HR-transformatieteam samen met Workday Extend-expert Kainos om iets volledig nieuws en innovatiefs te bouwen.
