Inzicht in de grondbeginselen: Wat is procurement?

Procurementteams hebben nu meer dan ooit de taak hun organisaties te helpen bij het nemen van beslissingen over hoe de bedrijfscontinuïteit kan worden gehandhaafd en hoe tegelijkertijd plannen voor de toekomst kunnen worden gemaakt. Met behulp van technologie kan de afdeling procurement zich sneller ontwikkelen van een tactische organisatie tot een strategische partner binnen de business. 

Bedrijven beseffen steeds meer dat versterking van procurement, strategic sourcing en supply chain management van cruciaal belang is voor succes. Met een efficiënt procurementproces kunnen ze de operationele efficiëntie verbeteren, de kosten drukken, de risico's beperken en de samenwerking en betrokkenheid met leveranciers verbeteren. Om deze cruciale inspanningen te ondersteunen, moeten procurementteams kunnen beschikken over de juiste cloudgebaseerde mogelijkheden.

In dit artikel gaan we in op de verschillende typen procurement, de technologieën om procurement te managen en te ondersteunen, en leggen we uit waarom automatisering en technologie steeds belangrijker zijn geworden voor het succes van procurementprocessen en procurementteams.

Wat is procurement?

Procurement is het proces waarbij de benodigde goederen en diensten voor de business worden aangeschaft. Er zijn twee hoofdtypen: directe procurement en indirecte procurement.

Van directe procurement is sprake wanneer ondernemingen onderdelen of materialen verkrijgen die in hun eindproducten (meestal fabricaten) worden verwerkt. In productgerichte organisaties wordt het managen van sourcing en procurement vaak verzorgd door de productie- of operationele teams.

Indirecte procurement komt vaker voor in dienstverlenende bedrijven, die doorgaans inkopen doen in categorieën zoals tijdelijke arbeidskrachten, consultingdiensten, reclame, conciërgediensten, kantoorbenodigdheden, of iets anders dat het bedrijf draaiende houdt. Deze 'indirecte' uitgaven vertegenwoordigen vaak een aanzienlijk percentage van de uitgaven van een onderneming. In dienstverlenende bedrijven rapporteert het team dat deze inkopen aanstuurt doorgaans aan de afdeling finance.

Een ander belangrijk onderdeel van procurement is sourcing: het proces van het versturen van RFP's (Requests for Proposals), het doorlichten van offertes, het onderhandelen met leveranciers, en het managen van contracten voor goederen en diensten. Sourcing is het upstream-proces dat ondernemingen helpt strategische beslissingen te nemen over leveranciers en kosten, terwijl procurement het downstream-proces is dat de ontvangst van en betaling voor goederen en diensten vergemakkelijkt.

Meer en meer bedrijven promoveren de procurementleader naar een C-level functie in de vorm van een Chief Procurement Officer (CPO) om het strategische uitgavenmanagement in hun organisaties aan te sturen.

Wat is Procure to pay? 

Procure to pay (P2P) is het proces waarbij organisaties zich verzekeren van en betalen voor sourcing van de goederen en diensten die zij van hun leveranciers hebben afgenomen. Het begint gewoonlijk met de afdeling procurement die bepaalt met welke leveranciers een organisatie contracten sluit en welke diensten zij zullen verlenen. Vervolgens maken de werknemers inkoopaanvragen aan en selecteren zij de benodigde goederen of diensten. Zodra de inkoopaanvragen zijn verwerkt, maakt de afdeling procurement inkooporders (PO's) aan en betaalt de facturen voor de geselecteerde goederen of diensten. P2P omvat ook catalogus- en inventarisatiemanagement, aankopen, ontvangst en opslag, en factuurverwerking en -betaling.

Wat is Source to pay?

Source to pay (S2P) omvat alle procurementfuncties die aan P2P voorafgaan. Deze bestaan uit de inkoop van specifieke producten en diensten, met inbegrip van het interne management van procurementprojecten en de externe inschakeling in de RFP-fase. Tools zoals Workday Strategic Sourcing kunnen helpen bij het vereenvoudigen van:

• Project-intake.
• Sourcing-pipeline.
• Management van leveranciers en contracten.
• FRx, ofwel verzoeken om informatie, offertes of prijsopgaven.
• Reverse auctions.

Wat is procurementsoftware?

Procurementsoftware automatiseert het proces van het verwerven van goederen en diensten en maakt snellere, slimmere beslissingen mogelijk op het gebied van uitgavenanalyse, strategische inkoop, procurement en betaling. Procurementtools begonnen als pen, papier en rekenmachines, en ontwikkelden zich via spreadsheets—nog steeds een primair instrument voor veel kleinere bedrijven. Nu is inkooptechnologie echter uitgegroeid tot een integraal onderdeel van veel systemen voor enterprise resource planning (ERP).

Workday biedt zowel sourcing- als procurementsoftware die kan worden geïntegreerd in het Workday Financial Management systeem. Sommige klanten van Workday profiteren van het extra voordeel van de mogelijkheden van Workday Human Capital Management waarbij werknemers-, finance- en procurementdata worden gekoppeld voor een holistisch overzicht van de back-office activiteiten.

Ondernemingen kunnen ook controleren of voorkeursleveranciers en -contracten worden nageleefd en nagaan welke mogelijkheden er zijn om een nieuw contract op te stellen of om uitgaven buiten het contract om af te dwingen en te verminderen. Een geïntegreerd systeem maakt het bovendien mogelijk inzicht te krijgen in de uitgaven, niet alleen uitgesplitst per afdeling, maar ook per project, leverancier, marketingcampagne en zelfs per werknemer.

Voordelen van het automatiseren van procurement

Het automatiseren van procurement kan de compliance van processen aanzienlijk verbeteren. Onsamenhangende handmatige systemen dwingen sourcing- en inkoopteams vaak om onredelijk veel tijd te besteden aan het oplossen van problemen met data en processen. Hierdoor omzeilen gefrustreerde werknemers vaak het aankoopproces, wat leidt tot malafide uitgaven en grotere risico's voor de business.

Voor de meeste bedrijven die hun procurement automatiseren, bestaat het grootste voordeel uit strategische kostenbesparingen en verhoogde efficiëntie. Door het kopen bij erkende leveranciers minder omslachtig te maken – vooral wanneer volumekortingen zijn bedongen – kunnen de kosten van ingekochte diensten en goederen omlaag door meer gebruik te maken van erkende leveranciers. Door het factuurmatchingproces te vereenvoudigen, kunnen bedrijven ook profiteren van kortingen bij vroege betaling. Wat de efficiëntie betreft, kan de automatisering van de procurement het risico van menselijke fouten helpen verminderen door werknemers te ontlasten van handmatige taken zoals het invoeren van data. Daardoor komt er meer tijd vrij voor werknemers om meer strategische initiatieven aan te pakken, zoals contractonderhandelingen en leveranciersmanagement.

Hoe transformeert technologie de procurement?

Door software te gebruiken voor het managen van het procurementproces, met name voor het automatiseren van workflows, goedkeuringen en reviews, en tegelijkertijd te zorgen voor toegang tot accurate en tijdige data, kunnen bedrijven de volgende voordelen behalen:

• Vereenvoudiging van processen. Technologie vereenvoudigt het procurementproces door verschillende en onsamenhangende elementen in één samenhangend proces te integreren. 

• Meer inzicht in en controle over de uitgaven. Met een gestroomlijnd sourcingproces kunnen bedrijven hun uitgaven beter optimaliseren en belangrijke stakeholders erbij betrekken. Sourcing- en procurementleaders boeken het meeste succes met platforms die cross-functionele teams in staat stellen snel en efficiënt informatie te delen, hun beraadslagingen vast te leggen en data te centraliseren in één centraal punt. Een dergelijk systeem geeft alle belanghebbende partijen onmiddellijk toegang tot aankoopinformatie, waardoor de tijd wordt bespaard die gewoonlijk nodig is om allerlei spreadsheets en e-mailberichten na te lopen.

• Tijdwinst. Met de juiste oplossing kunnen sourcing- en procurementteams tijdrovende activiteiten automatiseren en stakeholders en businesspartners direct inzicht verschaffen. Met mobiele bedrijfsprocessen kunnen bedrijven ook 'on-the-go purchasing' ondersteunen. Automatisering stelt alle partijen in staat om dingen zo efficiënt en effectief mogelijk te doen.

• Betere besluitvorming. Strategische sourcingsoftware centraliseert data en samenwerkingsmogelijkheden die nodig zijn voor analyse en besluitvorming, inclusief inzicht in toekomstige uitgaven. De toegang tot betrouwbare data stelt een organisatie ook in staat de doeltreffendheid van de uitgaven beter te evalueren. En door teams in staat te stellen samen te werken met behulp van hun kennis van producten, leveranciers en markten, is de kans groter dat ze de beste materialen, producten en diensten selecteren en inkopen bij de meest geschikte leveranciers. Digitaal getransformeerde sourcing- en procurementafdelingen hebben meer inzicht in markten en leveranciers, waardoor ze belanghebbenden kunnen adviseren over prijsbepalingen die van invloed kunnen zijn op de productkosten, kwaliteit en meer.

• Hoge adoptie. Met intuïtieve sourcing- en inkooptools die gemakkelijk te gebruiken zijn, kunnen bedrijven de toepassing ervan in de hele onderneming verbeteren en zo de compliance van het procurementbeleid bevorderen. 

• Verhoogde waarde. Door het elimineren van tijdrovend werk kunnen sourcing- en procurementdeskundigen, evenals accounting-afdelingen, meer tijd besteden aan strategische initiatieven in plaats van aan transactiemanagement.

• Verbeterde schaalbaarheid Technologie en automatisering spelen een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat sourcing- en procurementcapaciteiten kunnen worden opgeschaald naarmate een bedrijf groeit of de behoeften verschuiven.

• Verhoogde transparantie. Met inzicht in processen kunnen de leaders van strategische sourcing de relaties met leveranciers en de contractuele verplichtingen onderzoeken, zodat deze gemakkelijker te managen zijn. Leveranciers kunnen intussen op transparantere wijze toegang krijgen tot projecten en als strategische partners van de onderneming optreden. Workday Procurement biedt leveranciers bijvoorbeeld de Workday-ervaring via ons leveranciersportaal, waarmee leveranciers hun persoonlijke data kunnen bijhouden en hun goederen en diensten kunnen specificeren. Leveranciers kunnen ook hun PO's bekijken, catalogi bekijken en laden, offerteaanvragen (RFQ's) bekijken en beantwoorden, en facturen van PO's bekijken en aanmaken. Zo kunnen bedrijven de verwerking en betaling van facturen automatiseren en tegelijkertijd het leveranciersmanagement verbeteren. 

Voordelen van het koppelen van Workday Procurement aan andere systemen

Met een geïntegreerd systeem krijgen ondernemingen een holistisch inzicht in de uitgaven en hebben ze meer mogelijkheden om uitgavenparameters af te dwingen en inefficiënties op te sporen. In veel gevallen zien bedrijven die Workday Procurement integreren met hun andere enterprise-managementsystemen drastische reducties in malafide uitgaven en een betere opvolging van besparingen binnen de business. Bovendien krijgen bedrijven dankzij de toegenomen automatisering en de realtime rapportage een duidelijker beeld van hun contractuele verplichtingen en kunnen zij hun resources beter toewijzen aan toekomstige projecten.

Met een best-in-class financieel en procurement-managementsysteem kunnen organisaties:

• Maximale impact bevorderen. Gedigitaliseerde procurement geeft teams realtime inzicht in hun uitgaven. Met sourcing-informatie en analytics van uitgaven gekoppeld aan financiële planning en analyse, krijgen ondernemingen inzicht in terugkerende trends, jaarlijkse budgettering, en hoe sourcing en procurement de bedrijfsbehoeften het beste kunnen ondersteunen. Met Workday Strategic Sourcing hebben organisaties bijvoorbeeld vanaf het allereerste begin inzicht in hun uitgaven en profiteren ze van bruikbare inzichten in hun sourcing data. 

• Sneller data-driven beslissingen nemen. Door alle inkoop- en procurementgerelateerde data te bundelen in een gecentraliseerd systeem, kunnen afdelingen hun prestaties gemakkelijker analyseren en strategische beslissingen nemen. Procurementteams moeten tegenwoordig in staat zijn zich snel aan te passen aan steeds veranderende omstandigheden en kansen. Dit vereist toegang tot data en de inzichten uit die data naar voren komt.

• Besparingen in kaart brengen en herbestemmen. Workday geeft u de details over wie, wat, wanneer, waar en waarom bij elke transactie. Met de mogelijkheid om data vast te leggen en te analyseren in zakelijke termen, geeft Workday u een beter inzicht in de uitgaven van uw organisatie. 

Strategisch samenwerken met de business

Sterke procurement is een kracht voor top-line groei, efficiëntie en transformatie, waardoor bedrijven slimmer, sneller en schaalbaarder worden. Realtime toegang tot markt-data en trends maakt procurement cruciaal voor een strategische besluitvorming. Het gebruik van technologie zoals automatisering en geavanceerde analytics zal de procurementsector in staat stellen complexere uitdagingen met succes aan te gaan en zo nieuwe bedrijfswaarde te ontsluiten.

Benieuwd hoe Workday u kan helpen om procurement naar een hoger niveau te tillen? Ontdek hoe u en uw team procure-to-pay kunnen stroomlijnen en zo kostbare tijd kunnen besparen.