Workday's weg naar een zero-day-afsluiting: Q&A met Philippa Lawrence.

Financeteams blijven onder druk staan om snel te handelen en in te spelen op veranderingen. Deze urgentie kan wellicht het beste worden geïllustreerd aan de hand van technologie die helpt bij een zero-day-afsluiting. 

Het afstemmen van de financiële overzichten aan het einde van de rapportageperiode, zowel maandelijks, driemaandelijks of aan het einde van het jaar, is altijd een arbeidsintensief proces dat weken kan duren. Daarom is Workday bezig onze financiële afsluiting zoveel mogelijk te automatiseren, als onderdeel van een grotere inspanning om onze accounting- en financefuncties continu te optimaliseren. Met een zero-day-afsluiting, ook wel een continue of touchless afsluiting genoemd, kunnen organisaties de boeken snel afsluiten en hebben ze altijd toegang tot actuele informatie. En hoewel nul dagen het doel is, zijn het eigenlijk de procesverbeteringen die de financefunctie echt vooruithelpen.

Snelheid is namelijk slechts één aspect van Workday's bredere visie om zowel onze interne teams als onze klanten een financieel managementsysteem te bieden dat deel uitmaakt van een modernere en flexibelere aanpak om toekomstige uitdagingen aan te gaan en te helpen de toekomst van financewerkzaamheden opnieuw te definiëren. Kortom, het gaat er niet alleen om de boeken snel te kunnen afsluiten, maar ook om een constante feedbackloop op gang te brengen. Een dergelijke verschuiving kan betere bedrijfsinzichten opleveren, resources vrijmaken voor belangrijke strategische initiatieven en alle stakeholders voorzien van een uitgebreid financieel overzicht. Het geeft finance ook extra tijd om de resultaten te analyseren, toelichtingen bij de resultaten voor te bereiden en zich te concentreren op een heldere formulering van de strategische visie.

In een recent interview deelde Philippa Lawrence, Chief Accounting Officer en Vice President bij Workday, haar visie over hoe technologie kan helpen om een zero-day-afsluiting te realiseren en hoe dit in het grotere plaatje past.

U bent als Chief Accounting Officer voor Workday de executive sponsor van Workday's initiatief voor zero-day-afsluiting. Kunt u daar iets meer over vertellen? 

Hoewel de afsluiting een belangrijk onderdeel van de bedrijfsboekhouding is, komt het beste resultaat pas als dieper wordt ingegaan op wat de cijfers betekenen en als we vervolgens ook samenwerken met de organisatie om de bedrijfsstrategie vorm te geven. 

Hier bij Workday zijn we voortdurend bezig om onze manier van werken opnieuw vorm te geven en de frictie uit de financeprocessen te halen. We transformeren de afsluiting door middel van voortdurende automatisering. In een gesprek met Robynne Sisco, onze huidige Co-President en op dat moment onze CFO, besloten we de uitdaging van een zero-day-afsluiting aan te gaan. En in samenwerking met onze nieuwe CFO, Barbara Larson, omarmen we dat doel nu en zijn we ons proces aan het versnellen.

Het doel van een 'zero-day' of continue afsluiting is om de boeken op elk moment te sluiten. Omdat gedurende de hele periode voortdurend informatie wordt geboekt, heeft men zo altijd toegang tot de meest recente informatie. Een zero-day-afsluiting is het doel waar ons eigen financeteam snel naartoe werkt, samen met onze klanten, die tijdens de pandemie de enorme waarde inzagen van de mogelijkheid om de boeken virtueel af te sluiten en altijd en overal toegang te hebben tot informatie.

Wat is het strategische belang van dit initiatief?

Het is een manier om het team te verenigen rond een gezamenlijk doel, en om onze hypothese te bewijzen dat technologie te gebruiken is om routinematige accountingtaken uit te bannen, zoals het handmatig invoeren van data voor facturen of het handmatig aanmaken van journaalposten. Daardoor kunnen onze resources zich richten op het verstrekken van waardevollere inzichten aan de business.

Een zero-day-afsluiting zorgt dat we meer tijd over hebben. En in de huidige zakenwereld is dat een concurrentievoordeel.

Als onderdeel van dit initiatief heeft mijn team een aantal specifieke automatiseringstoepassingen geïdentificeerd die gericht zijn op data-intensieve en uiterst complexe processen, zoals ons beloningsprogramma voor aandelen of de afdekking van valutarisico's. Mijn team is razend enthousiast over de kans om te werken aan een project dat de werkwijze van alle accountants radicaal kan veranderen. Terwijl we op weg zijn naar een zero-day-afsluiting, blijven we onze automatiseringsdoelen realiseren en zorgen we tegelijkertijd voor meer efficiëntie.

Waarom is het verbeteren van het afsluitingsproces vandaag de dag zo belangrijk, en waarom zouden finance-executives het sneller willen laten verlopen?

Er is altijd aandacht geweest voor het verkorten van de tijd die het kost om de boeken af te sluiten. Dat is een vaak gemonitorde metric. Maar waarom is minder tijd besteden aan het afsluiten van de boeken zo belangrijk voor een snelgroeiend bedrijf als Workday?

In de eerste plaats: als het afsluiten van de boeken sneller gaat, komt de informatie ook snel in handen van de besluitvormers, wat vandaag de dag nog belangrijker is, gezien het tempo van de veranderingen en de onzekerheid van de afgelopen jaren. Mijn team besteedt geen tijd meer aan het verifiëren van individuele transacties. In plaats daarvan richten ze zich op het vinden van anomalieën of trends in de data om de business te helpen inzicht te krijgen in het 'waarom' achter de cijfers. 

Omdat we ook de meeste van onze processen voor managementrapportage hebben geautomatiseerd, zijn we erin geslaagd de duur van de rapportagecyclus te halveren en de tijd die nodig is voor kwartaalupdates voor de raad van bestuur terug te brengen van drie dagen naar slechts een paar uur. 

Dus als het gaat om de snelheid waarmee we de boeken afsluiten en intern rapporteren, hebben we er alle vertrouwen in dat wij onze visie van een zero-day-afsluiting kunnen realiseren en onze klanten kunnen laten zien hoe zij dit eveneens kunnen bereiken. Snelheid is ook belangrijk bij het indienen van onze formulieren bij de Securities and Exchange Commission. Voor ons meest recente boekjaar, dat eindigde op 31 januari 2022, dienden wij ons 10-K-formulier in op dezelfde dag dat we voor het eerst onze cijfers bekendmaakten, wat een prestatie is waarvan we weten dat die voor veel bedrijven een uitdaging kan zijn.

Maar het draait om meer dan alleen snelheid. Een ander belangrijk element is de kwaliteit van de informatie die aan beleggers en andere stakeholders wordt verstrekt. Deze groep wil namelijk ook inzicht in het groeipotentieel, de klanttevredenheid en -dynamiek, het bedrijfsdoel, de bedrijfswaarden en de mate van veerkracht in een onzeker economisch landschap. Het is de combinatie van toegenomen snelheid en constante kwaliteit die de werkelijke maatstaf is voor een ideale afsluiting.

U hebt ervaring met veel andere financesystemen. Waarom denkt u dat u nu een zero-day-afsluiting kunt realiseren?

Twee onderscheidende aspecten van Workday geven mij het vertrouwen dat we gemakkelijk een zero-day-afsluiting kunnen verwezenlijken. Het eerste aspect is het datamodel van Workday. Met Workday kan ik een boeking doen en enkele seconden later kan ik een consolidatie uitvoeren en dezelfde boeking is daarbij dan inbegrepen.

Met dit datamodel kunnen geautomatiseerde indirecte en directe kasstroomoverzichten binnen een Workday-rapport worden gerealiseerd. Door gebruik te maken van worktags, onze eigen functionaliteit voor dimensionaliteit, kunnen we transacties van extra kenmerken voorzien, waardoor onnodig handmatig werk wordt vermeden en de onderliggende transacties kunnen worden getraceerd.

Het datamodel van Workday wordt mogelijk gemaakt door de intelligente datakern, waar we operationele data uit meer dan 15 externe bronnen combineren en zo alle boekhouding in één systeem samenbrengen. Workday Financial Management vormt samen met hetWorkday Accounting Center en Workday Prism Analytics de basis van de intelligente datakern, die ons tijdens de afsluiting meer dan 50 uur bespaart door de boekhouding op basis van externe data te automatiseren.

Het tweede aspect is onze aanpasbare architectuur, waarmee we onze finance 'toekomstbestendig' kunnen maken. Het aanmaken van een nieuwe dimensie, juridische entiteit of zelfs een bedrijfsproces gaat snel en eenvoudig. Workday maakt het ook eenvoudiger om bij te blijven met veranderende regelgeving, zoals de wijzigingen voor omzetverantwoording van een paar jaar geleden en de meer recente standaarden voor lease-accounting.

Wat zijn enkele van de voordelen die u tot dusver hebt gerealiseerd bij het streven naar een zero-day-afsluiting?

Door gebruik te maken van deze best practices hebben we enorme voordelen behaald. Het belangrijkste is wellicht dat we afwijkingen in een vroeg stadium van het afsluitingsproces kunnen constateren, nog voordat ze problemen worden, zodat we snel maatregelen kunnen nemen en afwijkingen kunnen verhelpen zodra ze verschijnen.

Het percentage handmatig ingevoerde journaalposten dat we nu verrichten, is ook uiterst laag. Dankzij de automatisering in ons systeem hebben we onze cashflow bijna 100% kunnen automatiseren en zijn onze facturen voor 100% correct. Maar zoals u zich kunt voorstellen zijn er altijd uitzonderingen. Workday brengt deze uitzonderingen aan het licht, zodat we ze snel kunnen oplossen, nog voordat ze invloed kunnen hebben op de afsluiting. En we weten dat er nog veel meer waardevols in het verschiet ligt naarmate we meer mogelijkheden voor machine learning gaan toepassen.

U hebt veel gesproken over de best practices die bedrijven kunnen overnemen om hun eigen afsluitingsprocessen te stroomlijnen. Kunt u deze met ons delen?

Stuur ten eerste een survey naar iedereen die bij de afsluiting betrokken is, zodat men de risico's kan identificeren, feedback kan geven en kan delen wat wel en niet werkt. Dit levert een holistisch beeld op, waardoor het eenvoudiger wordt om knelpunten of risicogebieden te identificeren.

Zorg ten tweede voor een betere samenwerking en beter partnerschap met FP&A (Financial Planning and Analysis). Onze teams werken vanuit dezelfde dataset, wat helpt om meer realtime inzicht te krijgen in de verhouding tussen budgetten en werkelijke cijfers. Dit maakt het voor de teams eenvoudiger om afwijkingen samen op te lossen.

Ten derde kunt u met behulp van dashboards in Workday een Chief Accounting Officer-commandocentrum opzetten waar u kritieke metrics kunt inzien, zoals cash-inningen, debiteurenanalyses, days sales outstanding (DSO) en days payable outstanding (DPO), en kostentrends in winst- en verliescijfers. Dit stelt u in staat ongebruikelijke tendensen te identificeren en gedurende de hele maand actie te ondernemen, in plaats van alleen aan het einde van de maand.

Ten vierde: monitor de afsluiting. Het dashboard voor periodeafsluiting geeft ons realtime informatie, inclusief het leaderboard, dat het management een overzicht geeft van de status van het afsluitingsproces, en het afsluitingsoverzicht, dat ons een beeld geeft van alle resterende taken die nodig zijn om de afsluiting te voltooien.

En voer ten slotte een grondige financiële analyse uit van de externe rapportage, of het nu gaat om een wettelijk vereiste aangiftes, een persbericht of de voorbereiding op gesprekken met investeerders. Aangezien FP&A en accounting met dezelfde data werken, kunnen we diepgaande analyses uitvoeren om ervoor te zorgen dat de cijfers kloppen.

Wie heeft er nog meer baat bij een korter afsluitingsproces?

De werknemers zelf hebben er ook baat bij. Een van de oorzaken van 'The Great Resignation' die tijdens de pandemie op gang is gekomen, is dat de mensen een nieuwe focus hebben gelegd op hun kwaliteit van leven. Daarbij hoort ook een betere balans tussen werk en privéleven, wat wordt ondersteund door een zero-day-afsluiting.

En een meer gestroomlijnd proces dat geen weken in beslag neemt voor ons financeteam, helpt natuurlijk bij het werven en behouden van talent. En dat is erg belangrijk om organisaties nu en in de nabije toekomst succesvol te laten zijn. 

Financeprofessionals willen werken voor een bedrijf met technologie waarmee ze uitdagende, complexe problemen kunnen oplossen om de business vooruit te helpen. Met de aanpasbare architectuur en het unieke objectdatamodel van Workday kan iedereen in mijn team, met de juiste toegangsrechten, zijn eigen dashboards of rapporten maken, tot op transactieniveau inzoomen op het verhaal achter een specifiek getal of een trend, en zo de antwoorden krijgen die nodig zijn om zelf invloed uit te oefenen.