Op weg naar business recovery: drie inzichten die finance moet leveren

Nu de wereldeconomie langzaam weer opkrabbelt kijkt iedereen naar de CFO om hen te helpen met het nemen van de beste beslissingen voor de toekomst. In deze tijd van onzekerheid zijn weinig dingen vanzelfsprekend. Welke datagedreven inzichten hebben bedrijven nodig om optimaal te reageren op aanhoudende verandering? In dit artikel bespreken we drie belangrijke gebieden die finance moet adresseren om het bedrijf weer te laten bloeien.

Meer inzicht in het werkkapitaal

Het beheren van de liquide middelen blijft ook in 2021 een topprioriteit voor CFO's. Veel organisaties hebben tijdens de COVID-19-pandemie hun inkomsten zien dalen, wat een negatief effect heeft gehad op de cashflow. Volgens Fortune heeft 94 procent van de Fortune 1000-bedrijven te maken met verstoringen in de supplychain als gevolg van het coronavirus. Deze bedrijven zijn hard geconfronteerd met de realiteit: ze moeten wendbaarder worden als het gaat om voorraadbeheer. Kwetsbaarheid in de procure-to-pay-cyclus kan een negatieve invloed hebben op het werkkapitaal.

Het probleem is dat veel bedrijven slechts beperkt inzicht hebben in cash inflows en outflows. Dit belemmert hun vermogen om cruciale bedrijfsinitiatieven te financieren en het heeft gevolgen voor hun 'debt exposure'. Het gebrek aan agility en de afhankelijkheid van legacytechnologie zijn de twee belangrijkste factoren die verhinderen dat bedrijven 360-graden inzicht in het werkkapitaal hebben.

In een eerder artikel hebben we besproken waarom het belang van snelle toegang tot realtime financedata is toegenomen door de pandemie. Finance moet in staat zijn om realtime inzichten te delen over de kaspositie, cash inflows en outflows. Met deze inzichten in de kaspositie kan het management bedrijfsinitiatieven financieren, het niveau van bestaande investeringen aanpassen en het risiconiveau verlagen.

Het verbeteren van inzicht in het werkkapitaal betekent ook dat het bedrijf systemen en processen nodig heeft om de betalingsvoorwaarden, cash collection goals en de voorraadbehoeften aan te passen, om zo het werkkapitaal te optimaliseren. Uiteindelijk komt het neer op optimaal spend management, waarbij finance de mogelijkheid heeft om de inkoop te analyseren en uitgaven te verminderen. Problemen in de supplychain kunnen ertoe leiden dat bedrijven aanzienlijke uitgaven doen bij niet-preferente leveranciers. En ondanks dat dit gebruikelijk is in turbulente tijden, vermindert dit het besparingspotentieel van contractuele kortingen.

Finance moet in staat zijn om de business te voorzien van realtime en up-to-date rapportages over kostenbesparingen per uitgavencategorie, volledig inzicht in de projectpijplijn en uitgaven en inzichten in de algemene condities en prestaties van leveranciers.

Hoewel finance een sleutelrol speelt in het beheren van het werkkapitaal, is dit niet alleen de taak voor de CFO. In de McKinsey-podcast 'Make Working Capital Work Harder for You' beschrijft Matt Stone, een associate partner bij McKinsey in Londen, de noodzaak van samenwerking. ”Werkkapitaal is niet iets wat alleen een CEO of CFO kan veranderen. De te betalen posten worden beheerd door inkoop, de te ontvangen posten door de commerciële teams en voorraad door operations, supplychain en andere business leaders. Om te zorgen voor een ommekeer in de prestaties moeten mensen op alle niveaus van de organisatie overtuigd worden om hun dagelijkse gedrag te veranderen". 

De business in staat stellen om datagedreven beslissingen te nemen

Het leveren van de juiste inzichten aan de business voor het nemen van datagedreven beslissingen is uitdagend in tijden van continue verandering. Tijdens de wereldwijde pandemie bleek het vermogen om snel te kalibreren en beslissingen te nemen cruciaal. Maar zelfs in stabielere tijden wordt het steeds belangrijker om de business in staat te stellen om datagedreven beslissingen te nemen.

In feite zijn datagedreven inzichten noodzakelijk voor een goede besluitvorming. Dit bleek duidelijk uit een internationaal onderzoek van Workday. Hierin verklaarden 'technology laggards' (bedrijven die achterlopen op het gebied van organisatorische agility) dat verouderde informatie en geïsoleerde teams een grote belemmering vormen voor democratische besluitvorming. Aan de andere kant van het spectrum stelde 80 procent van de leaders bij agile bedrijven dat 'alle werknemers toegang hebben tot tijdige en relevante data'. In de categorie 'laggards' is dat slechts bij 24 procent van de respondenten het geval.

Deze mismatch is logisch. Bedrijven hebben tijdens hun ontwikkeling verschillende technologieën en systemen verzameld, die vaak versnipperd zijn en een vlotte integratie ontberen. Hetzelfde geldt voor data, waarbij bedrijven vertrouwen op meerdere databronnen en rapportagetools om het volledige beeld te schetsen. Dit maakt het voor finance ingewikkeld om snel en op betrouwbare wijze te rapporteren over de prestaties, afwijkingen te identificeren en risico's op te sporen - drie vitale componenten die de bedrijfskritische besluitvorming kunnen vertragen.

Barbara Larson, General Manager, Workday Financial Management, wijst op het belang van het afbreken van technologie- en cultuursilo's om te zorgen dat de business datagedreven beslissingen kan nemen. "Finance moet aan de hand van realtime inzichten de impact van veranderingen op het bedrijf kunnen analyseren. Dit vraagt om realtime toegang tot data op verschillende detailniveaus en dimensies, rechtstreeks vanuit hun accounting- en planningsysteem", zegt ze. "Prestaties, afwijkingen en risico's zijn drie van de belangrijkste inzichten die finance moet leveren. Dit gaat veel beter als er wordt voorzien in selfservice-toegang tot plannen, actuals, personeelsinformatie en operationele analytics in één enkel systeem."

'Manage expectations' van investeerders met periodieke guidance

Voor veel bedrijven is een van de moeilijkste onderdelen van de COVID-19-crisis de onzekerheid rond de langetermijntoekomst. Financiële markten zijn heen en weer geslingerd. Dit heeft geleid tot druk van investeerders en de behoefte aan een meer strategische aanpak van investor communications. In veel bedrijven heeft finance de taak om, naast de geplande publicaties, doordachte en proactieve communicatie te verzorgen over de manier waarop met de crisis wordt omgegaan.

Op de korte termijn zal finance de impact van de situatie op de guidance moeten analyseren en bekijken of deze moet worden ingetrokken, herzien of herbevestigd. Zo zegt Deloitte in het artikel 'Investor Relations: Adapting to the COVID-19 Next Normal' dat kwantitatieve informatie – de voorkeur van de meeste investeerders – niet altijd beschikbaar is in een snel veranderende omgeving. "In die gevallen moeten de getroffen bedrijven overwegen hoe belangrijk de disruptie voor hun bedrijf is – een steeds moeilijkere taak omdat er onzekerheid bestaat over de gevolgen en de duur van de pandemie – en moeten zij dienovereenkomstig reageren."

In het artikel beveelt Deloitte verschillende CFO's en professionals in investor relations aan, naast het herevalueren van de guidance en de disclosures. Een van de belangrijkste aandachtsgebieden is het uitvoeren van scenarioplanning om de potentiële effecten en gevolgen voor investeerders te voorspellen.

Larson herhaalt dit advies. "Het is belangrijk dat investeerders inzicht hebben in de potentiële uitkomsten, dus het gebruik van what-if-scenario's om het bedrijf te sturen is echt belangrijk," zegt ze. "Finance moet ook focussen op de stabiliteit van het bedrijf door de nadruk te leggen op de langetermijndoelstellingen en de metrics die deze voortgang demonstreren. Tot slot, maar zeker niet in de laatste plaats, is de planning van risicobeperking belangrijk om het beleggersvertrouwen te verbeteren, aangezien de paraatheid in dergelijke onzekere tijden een zekere mate van controle aantoont."