Plannen voor een veranderende wereld in 3 stappen

Overal ter wereld ervaren bedrijven de gevolgen van instabiliteit uit de eerste hand. In tijden van onzekerheid hangt succes af van het vermogen van uw organisatie om proactief op veranderingen te reageren.

Dit is niet eenvoudig als uw organisatie nog werkt met statische planning, met de bijbehorende lange planningscycli, geïsoleerde processen en kans op fouten. Handmatige planning, budgettering en forecasting met behulp van spreadsheets voldeed misschien nog in stabielere tijden. Maar deze tijd is nu toch echt voorbij.

Zelfs traditionele marktmechanismen blijken uitdagend. Technologische ontwikkelingen, veranderende klantverwachtingen en slimmere, datagedreven besluitvorming zetten financeteams onder druk om wendbaarder te worden.

Maar is de manier waarop u plant geschikt om snel te reageren op onvoorspelbare gebeurtenissen?

Het antwoord op deze vraag begint (en eindigt) met actieve planning.

Waarom statische planning in uw nadeel werkt

De traditionele, statische planningsmodellen waar financeteams jarenlang op hebben vertrouwd kunnen uw organisatie ernstig benadelen. Bedrijven die werken met dit soort processen hebben te maken met verouderde plannen. Dit maakt het moeilijk om op verandering in te spelen, terwijl wendbaardere concurrenten sneller en flexibeler handelen. Denk maar eens aan de bedrijven die op dit moment goed presteren: ze hebben het in enkele weken tijd (of soms zelfs in enkele dagen) over een hele andere boeg gegooid. Hun organisatorische agility is bepalend geworden voor hun succes.

Het is veilig om te stellen dat het merendeel van deze bedrijven afscheid heeft genomen van handmatige en geïsoleerde planning. Ze hebben gekozen voor de moderne manier van plannen: een uitgebreid en continu planningsproces dat is gebaseerd op samenwerking. Hun planningsprocessen bevorderen de wendbaarheid, waardoor deze bedrijven systematisch risico's minimaliseren, prestaties maximaliseren en concurrentievoordeel scheppen.

Het verschil tussen statische en moderne (actieve) planning is vaak groot. Legacytools voor planning worden gekenmerkt door verschillende versies en geïsoleerde, verouderde data. Actieve planningsmodellen bieden teams de mogelijkheid om niet alleen data uit financesystemen te gebruiken, maar ook realtime transactie- en operationele data uit andere bedrijfssystemen. Dit leidt tot betere en snellere datagedreven beslissingen.

De basis leggen voor organisatorische agility

Veel bedrijven wisten het al vóór de huidige crisis: wendbaarheid is essentieel voor succes. Een moderne aanpak voor planning draagt hieraan bij. Deze drie stappen helpen u goed op weg naar een actief planningsmodel.

1. Bepaal de status quo.

U kunt pas beginnen met plannen als u weet waar u op dit moment staat. Analyseer de huidige situatie en kijk daarbij naar de mogelijke obstakels voor planning. Wat weerhoudt u er mogelijk van om een modern en gestroomlijnd planningsproces te implementeren? Deze obstakels hebben meestal betrekking op mensen, processen of technologie, of een combinatie ervan.

Om de status quo te bepalen, moet u naar de details kijken.

• Hoe ziet uw huidige planningsproces eruit?

• Over welke technologieën beschikt u en voldoen deze?

• Welke uitdagingen heeft u met betrekking tot data?

• Zijn er kansen voor geautomatiseerde data-integratie?

• Wat ontbreekt er op het gebied van workforceplanning?

Door dergelijke vragen te beantwoorden krijgt u een goed idee van waar u staat en wat u kunt verbeteren.

2. Krijg iedereen op één lijn.

Veranderen is niet eenvoudig. Daarom is het belangrijk om samen te werken met een seniore 'champion' die de meerwaarde van actieve planning begrijpt en het als een noodzakelijk doel promoot. Naast deze 'champion' moet u een breed team samenstellen met vertegenwoordigers uit onder meer operations, sales en HR. Betrek ook IT voor het technologische aspect en het coördineren van verschillende databronnen.

Vervolgens moet u dit team op een lijn krijgen en ze overtuigen van het belang van actieve planning en wendbaarheid.

Hoe? Bouw een businesscase.

U kunt dit doen door de impact van huidige situatie op de business in cijfers uit te drukken. Hoeveel tijd en geld kosten deze handmatige processen uw bedrijf? Welke kansen laat de organisatie liggen? En hoe zouden de meetstrategieën en KPI-modellen eruitzien met een actief planningsmodel? Ontwikkel ROI-strategieën, bijvoorbeeld: als de budgetteringstijd met de helft wordt verkort, hebben uw medewerkers meer tijd voor essentiële what-if-scenario's. Zo maakt u duidelijk dat een modern en agile planningsmodel zinvolle verandering teweegbrengt.

Zodra u uw team heeft samengesteld en de mogelijke bottlenecks heeft vastgesteld is het tijd om uw initiële project te plannen. Richt uw aandacht in eerste instantie op een functie binnen uw eigen finance-organisatie, zodat u de uitrol in eigen hand houdt. Stel een gefaseerd plan op met duidelijke doelstellingen (zowel voor de implementatie van actieve planning als voor dit introductieproject) en bepaal de belangrijkste metrics voor uw KPI-model. Als u effectief communiceert over het 'waarom' achter dit initiatief krijgt u sneller buy-in van management. Een goed doordacht plan is daarbij erg zinvol.

3. Uitbreiden richting de business.

Zoals eerder gezegd is het aan te raden om uw actieve planningsmodel aanvankelijk binnen finance uit te rollen, met een focus op laagdrempelige doelen. Zo bereikt u snel en zonder moeite de eerste resultaten. Zodra finance het nieuwe model heeft omarmd kan actieve planning verder worden uitgerold in de organisatie. Initieer planningsprojecten in samenwerking met HR, sales of marketing. In deze fase breidt u het gebruik en de impact van actieve planning in het hele bedrijf uit.

Sterke communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen zijn de sleutel tot succes. Maak niet de fout om alleen te vertrouwen op technologie of tools. U bereikt sneller succes is als u regelmatig één-op-ééngesprekken voert met stakeholders om nieuwe inzichten te identificeren, kansen voor innovatie en verbetering te herkennen en successen te vieren.

Zo wordt finance een strategische partner binnen de organisatie terwijl actieve planning vlot uitgerold wordt. Finance gaat dan niet meer alleen over boekhouding, budgetten en rapporten. Integendeel, uw organisatie zal naar finance kijken voor het stimuleren van verandering en innovatie in onzekere tijden.

Plan voor de toekomst

De drie stappen die we bespraken vormen de basis voor een flexibelere planningsomgeving. Een omgeving die u helpt met plannen voor de toekomst, hoe die er ook uitziet. Maar, het gaat nog steeds om 'slechts' een basis. U wilt hierop voortbouwen. Binnenkort geven we meer tips om u te helpen om nog meer waarde uit uw moderne planningsomgeving te halen.

Want het enige zekere over de toekomst is dat wendbaarheid wordt beloond. Maar met deze basis (en de inzichten die we in onze volgende blogs zullen delen) bent u voorbereid op deze toekomst.

Meer inzichten leest u ook in onze whitepaper: Praktische stappen voor organisatorische agility.