Workday Extend: apps ontwikkelen voor Kainos en zijn klanten

Kainos is als provider van digitale technologie-oplossingen (van softwareontwikkeling tot machine learning) bedreven geworden in het zoeken naar kansen om nieuwe apps te creëren en uitdagingen op te lossen. Toepassingen die doorgaans naadloos moeten samenwerken met het enterprise managementplatform, en die data, configuratie en functionaliteit delen.  Dit levert vaak meer complexiteit op voor organisaties.

Dat is waar Workday Extend om de hoek komt kijken. Met Workday Extend kunnen organisaties apps ontwikkelen die binnen het Workday-platform werken. Onlangs spraken we met Matt McManus, groepshoofd Finance bij Kainos, en Damien Taylor, Chief Technology Officer van de Workday Practice bij Kainos, over hoe zij Workday Extend gebruiken om apps te creëren voor Kainos en zijn klanten, en wat dit in de toekomst kan opleveren.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van Extend om apps te ontwikkelen die binnen het Workday-platform werken?

Taylor: Met Workday Extend krijgt een app de 'look-and-feel' van Workday. Gebruikers kunnen er dus zonder training mee werken. Extend-apps lopen bovendien synchroon met het platform en met alle inhoud. Informatie over medewerkers die van functie veranderen of die vertrekken is bijvoorbeeld terug te vinden in een Extend-app. Dat is van grote waarde, want zo wordt er geen tijd en energie verspild aan het bouwen van integraties of het verplaatsen van data.

McManus: We profiteren met de app in Workday niet alleen van een bepaalde gebruikerservaring, maar ook van het feit dat Workday de host is. De implementatie verloopt veel sneller dan bij een tool van derden. Met Extend is aanschaf van een aparte tool of licentie overbodig, hoeven er geen aparte compliance- en beveiligingscontroles te worden doorlopen en ga zo maar verder.

Taylor: Ik lig 's nachts vooral wakker van dataveiligheid en dataprivacy. We hebben nu meer dan 60 klanten geholpen tijdens hun Extend-reis. Klanten verwachten dat hun data veilig zijn.  Met Workday Extend zorgt Workday voor veiligheid vanuit een fysiek perspectief, maar kunnen klanten ook de bestaande veiligheidsconfiguratie in Workday gebruiken. Zo wordt het leven voor klanten en partners een stuk eenvoudiger. Wij hoeven alleen maar de functionaliteit te bouwen.  Een uitstekend voorbeeld hiervan is de Employee Document Management-app die Kainos bouwde om klanten te helpen alle HR-gerelateerde documenten beter te beheren. Klanten hebben in Workday toegang tot uitgebreide medewerkersdocumenten en kunnen documentbevoegdheden met een bestaande kernconfiguratie van Workday afstemmen op andere informatie in Workday.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld: de Extend-app voor reismanagement die Kainos recent heeft gebouwd. Wat is er mogelijk met die app?

Taylor: Medewerkers kunnen deze app gebruiken om in Workday reisverzoeken in te dienen, waarna ons reisteam de juiste reis voor hen boekt. En we kunnen nu rapporteren over reisgewoontes versus projecten, financiële uitgaven, HR-data en personeelsverloop. Een groot voordeel van Extend is de rapportagefunctie. Het is geweldig om binnen één platform over alle data te kunnen rapporteren.

McManus: We kunnen bij finance zien dat reisverzoeken worden aangemaakt en vervolgens worden toegewezen aan een project. We kunnen inkomsten verantwoorden, gesprekken toewijzen aan de juiste callcentra en in sommige gevallen klanten een rekening sturen. Dat gebeurt allemaal op de achtergrond terwijl de medewerker een unieke gebruikerservaring heeft. En dat is ongelooflijk waardevol.

Taylor: Een tijdje terug sprak ik met een collega die zei: "Wij gebruiken de functionaliteit van Workday om reizen te boeken." En ik zei: "Oh, dat is de app die wij hebben gebouwd." Voor mij was dat het bewijs van de waarde van Extend-apps. Werknemers denken dat het een kernservice van Workday is, omdat het alle kenmerken heeft van een kernservice van Workday.

Hoe heeft Kainos Extend gebruikt om pandemiegerelateerde uitdagingen aan te pakken?

Taylor: Om onze medewerkers te helpen naar kantoor terug te keren, hebben we een Extend-app gebouwd met gezondheidsvragenlijsten en -verklaringen. En we hebben een functie ontwikkeld voor zitplaatsreserveringen, zodat medewerkers inzicht kregen in wanneer hun teamleden naar kantoor kwamen om zitplaatsen te boeken in dezelfde of een nabijgelegen ruimte. De app had ook een volledige functionaliteit voor contacttracering, zodat we de nabijheid tot collega's konden traceren als iemand COVID kreeg.

Hoe werkt jullie ontwikkelingsteam samen met de rest van de organisatie om apps in Extend te bouwen?

Taylor: Achter elke app in Extend schuilt een bedrijfseigenaar die deze app wil en het is dus belangrijk om samen te werken en inzicht te krijgen in hun belangrijkste eisen. Het is voor onszelf en voor onze klanten essentieel dat we bij het bouwen van apps samenwerken met de eindgebruikers. Het is zinloos om een app te bouwen die wel voldoet aan de behoeften van de bedrijfseigenaar, maar niet aan die van de daadwerkelijke gebruiker. We betrekken eindgebruikers zodat de app tegemoetkomt aan hun vereisten. Ze mogen de gebruikersprototypes uitproberen die wij ontwikkelen. En aan het einde van het project vragen we bedrijfseigenaren en eindgebruikers om de app te testen en te controleren of alles naar verwachting functioneert.

Welk advies hebt u voor organisaties die geïnteresseerd zijn in Extend?

Taylor: Begin eenvoudig − leer eerst om te lopen. Denk na over meerdere toepassingen, prioriteer alles op basis van eenvoud en waarde en kies vervolgens de eenvoudigste optie die waarde oplevert.

Kies een nuttige app op het Workday-platform. Is het een app waarin Workday-data worden gebruikt en data naar Workday worden gepusht? Is de app gerelateerd aan menselijke processen of financiële processen? Als dat het geval is, dan is het waarschijnlijk een goede kanshebber. Maar het heeft geen zin iets te bouwen met Extend dat niet thuishoort in Workday.

Gebruik de codevoorbeelden op de ontwikkelingssite van Workday en bouw vervolgens van daaruit verder. Hanteer waar mogelijk de gebruikerservaringspatronen van Workday, want u wilt niet dat uw app botst met het Workday-platform. En doorloop uiteraard de Workday-training.

Omgeef uzelf met de juiste mensen. U hebt technische mensen nodig om dit te doen, of het nu software-engineers of integratieconsultants zijn. Beschouw het als een ontwikkelingsproject; dit is geen integratie. En haal zo vroeg mogelijk in het proces de belangrijkste stakeholders erbij: business users en eindgebruikers.

McManus: En onthoud bij het ontwerp van een app dat deze ook moet worden onderhouden.

Taylor: En zorg dat u profiteert van zaken zoals Devcon, de jaarlijkse ontwerpersconferentie die door Workday wordt georganiseerd. Dat is een geweldige kans om in contact te komen met andere experts, te ontdekken wat anderen met Extend doen en uiteraard deel te nemen aan de 24-uurs hackaton om de nieuwste Extend-technologie te testen. Zo krijgen we inzicht in de behoeften van klanten en kunnen we inspelen op hun wensen.

Welke Extend-apps staan er op uw wensenlijstje?

Taylor: We hebben een aantal zaken die we graag met Extend willen bouwen. We gebruiken Workday Adaptive Planning en willen een applicatie bouwen waarmee we verder vooruit kunnen plannen en forecasten.

We gebruiken momenteel Workday Compensation voor werknemersbonussen, maar werknemers weten niet hoe we in de loop van het jaar bonussen traceren of hoe hoog hun bonus gaat worden. En aan het einde van het jaar moet iemand de bonuspercentages berekenen. We willen een Extend-app creëren waarmee werknemers gedurende het jaar inzicht hebben in de opbouw van hun bonussen, die vervolgens aan het einde van het jaar automatisch op de loonstrook verschijnen.

Ik zou het persoonlijk geweldig vinden als een app ruimte biedt voor feedback van collega's. Een app waarin op gestructureerde wijze geanonimiseerde feedback van collega's van een werknemer wordt verzameld, zodat naast de mening van de manager ook direct inzichtelijk wordt wat collega's denken.

Ik zou het ook fijn vinden om een app in Workday te hebben waarmee ik tijdens personeelsbijeenkomsten (zoals nieuwe aanstellingen of functiewijzigingen) op één pagina een overzicht krijg van de hardware, softwaretools en beveiligingstoegang die een werknemer nodig heeft.

McManus: Damien, als dat wordt gebouwd, dan koop ik het!