Harvard Business Review Analytic Services-onderzoek: moderne planningstools verhogen de wendbaarheid

Problemen met de supplychain, schommelingen in de vraag, een tekort aan arbeidskrachten en prijsstijgingen: de coronapandemie luidde een tijdperk van onzekerheid in waarop veel organisaties niet waren voorbereid. Door de uitbraak van de pandemie moesten organisaties overal ter wereld opeens hun activiteiten en planning aanpassen. In het onlangs door Harvard Business Review Analytic Services in samenwerking met Workday uitgevoerde onderzoek Organizational Agility Requires Modern Planning Tools, zegt bijna driekwart (72%) van de ondervraagde executives dat de pandemie hun bedrijfsplannen aanzienlijk heeft gewijzigd.

Over het algemeen zijn de respondenten het eens over hun planningsbehoeften in de snelle moderne wereld. Ten minste 80% van de 288 ondervraagde executives vindt de volgende kenmerken zeer belangrijk voor de bedrijfsplanning: de planning moet flexibel/aanpasbaar, continu, datagedreven, collaboratief en schaalbaar zijn.

Uit het rapport blijkt echter dat er een aanzienlijke discrepantie is tussen de gewenste en de bestaande planningskenmerken. Terwijl 91% van de respondenten een datagedreven planning heel belangrijk vindt, geeft slechts 47% aan dat de planning van hun organisaties grotendeels datagedreven is. En terwijl 88% het belang van een flexibele en adaptieve planning benadrukt, vindt slechts 40% dat de huidige planning flexibel en adaptief is. In plaats daarvan vertrouwen velen nog steeds op traditionele, inflexibele hulpmiddelen zoals spreadsheets. De studie onderzoekt deze kloof en de methoden die momenteel worden gebruikt om deze te overbruggen.

De kloof dichten

Businessleaders staan momenteel voor een aantal uitdagingen als het gaat om bedrijfsplanning. 60% van de respondenten geeft aan dat hun processen te handmatig en te traag zijn: dit is het meest genoemde probleem bij de planning. Andere belangrijke obstakels zijn:

• Een gebrek aan kundige medewerkers met kennis op het gebied van moderne bedrijfsplanning
• Onvoldoende betrokkenheid en een gevoel van verantwoordelijkheid onder stakeholders 
• Tools die niet de flexibiliteit bieden die nodig is voor een aanpassing aan operationele veranderingen
• Slechte data of tegenstrijdige informatie

Terwijl de tekortkomingen van traditionele planningstools intussen vrij duidelijk zijn, blijft een overgrote meerderheid van organisaties (62%) ze gewoon gebruiken. 

Het goede nieuws? Businessleaders beseffen dat hun huidige planningsaanpak niet langer voldoet en voeren veranderingen door die zowel mensen en processen als de technologie betreffen. 

Een aantal opvallende bevindingen:

• 55% van de respondenten heeft de planningstools bijgewerkt
• 50% heeft de algemene planningsaanpak en -strategie herzien
• 38 % heeft wijzigingen aangebracht in het planningsteam
• 33% heeft de forecastingfrequentie verhoogd om een snellere besluitvorming mogelijk te maken

Deze businessleaders verwachten de modernisering de komende maanden voort te kunnen zetten. Bijna 3 van 5 (58%) respondenten hebben voor de komende 12 maanden investeringen in bedrijfsplanningstools gepland. En 80% geeft aan van plan te zijn het gebruik van geavanceerde planningtools uit te breiden.

Welke eisen stellen businessleaders aan hun planningstools? Ze willen tools die zorgen voor meer automatisering en minder handmatig werk, een betere connectiviteit met systems of record, slimmere en meer voorspellende analyses, meer flexibiliteit, meer visuele weergaven – en die werken met realtime data.

Op naar de toekomst

Hoewel bedrijven nog steeds sterk afhankelijk zijn van traditionele planningstools zoals spreadsheets en handmatige forecastingmodellen, is er ook een duidelijke consensus over de voordelen van het moderniseren van die tools. Volgens bijna alle respondenten (91%) maken moderne planningstools hun bedrijfsplanning flexibeler en wendbaarder, en bevorderen ze de groei dankzij slimmere resourcetoewijzing. Daarnaast zegt 85% van de respondenten dat dergelijke tools hun organisaties dichter bij hun financiële doelen kunnen brengen.

Veel organisaties richten zich al op de toekomst en beginnen stilaan een zakelijk voordeel te behalen. Een overweldigende meerderheid (92%) van de executives die moderne planningstools gebruiken, meldt positieve zakelijke resultaten, waaronder verbeterde wendbaarheid, afstemming en inzichten.

Uit het rapport blijkt dat businessleaders grote verschillen zien tussen de bedrijfsplanning die ze hebben en de planning die ze willen en die ze nodig hebben. Hoewel veel executives nog steeds vertrouwen op verouderde en weinig flexibele planningstools, brengt de survey ook een positieve trend aan het licht: bedrijven zijn zich zeer bewust van hun tekortkomingen op het gebied van bedrijfsplanning en steeds meer bedrijven stappen over op moderne planningstools.

Lees het volledige rapport voor meer informatie over hoe moderne planningstools organisatorische agility kunnen bevorderen.