Waarom moderne planningssoftware essentieel is in onzekere tijden

Veel tekenen wijzen erop dat we een periode van wereldwijde economische onzekerheid tegemoet gaan. Zoals CFO's en teams voor financiële planning en analyse (FP&A) tijdens de coronapandemie hebben geleerd, is business agility een vereiste om in een steeds veranderende omgeving te overleven. Maar om snel te denken en als eerste een stap te zetten, kunnen bedrijven niet langer vertrouwen op spreadsheets, handmatige processen en legacytechnologie. Ze moeten een nieuw planningsmodel omarmen, anders lopen ze het risico om achterop te raken.

Dankzij moderne planningssoftware kunnen bedrijven voortdurend anticiperen op verandering en hier snel, efficiënt en op grote schaal op inspelen. Het helpt organisaties om de concurrentie voor te blijven, zelfs bij grote instabiliteit en disruptie. Traditionele planning daarentegen schiet in de meeste organisaties tekort. Beslissingen duren te lang. Silo's belemmeren het zicht. Goede ideeën worden niet omgezet in actie. 

De hoofdoorzaak is het tempo. De planningsfunctie in de meeste organisaties kan het tempo van de huidige veranderingen gewoon niet bijhouden. En het weerhoudt financeleaders ervan hun volledige potentieel als strategisch adviseurs voor de business te benutten. Moderne planning daarentegen is uitgegroeid tot een strategische succesfactor die de hele onderneming in staat stelt te anticiperen en te reageren op de snelle veranderingen van vandaag.

Plannen in onzekere tijden: hoe u zich kunt voorbereiden

Kortom, agility is tegenwoordig een bepalende factor voor succes. Agility gaat bepalen of een onderneming het overleeft of niet. Organisaties die nog steeds werken met legacytools, moeten serieus overwegen om zo snel mogelijk te investeren in een moderne planningsoplossing. Maar gezien het huidige economische klimaat hebben veel organisaties besloten investeringsbeslissingen uit te stellen totdat de economie en marktomstandigheden zich stabiliseren. Dat is echter een riskante strategie.

Moderne cloudplanningssoftware biedt de mogelijkheden die nodig zijn om meer en betere inzichten te krijgen, en snelle, strategische beslissingen te nemen. Bovendien worden de investeringsrisico's geminimaliseerd dankzij een snelle time-to-value. En het belangrijkste: het risico dat een organisatie in onzekere tijden ondoordachte beslissingen neemt, wordt tot een minimum beperkt. 

Businessplanning in onzekere tijden

Nog een voordeel van een moderne cloudplanningsoplossing is dat FP&A een vertrouwde adviseur wordt van de C-suite-executives. Zo profiteerde het FP&A-team van een toonaangevend gezondheidszorgsysteem tijdens de coronacrisis van een moderne planningsoplossing. Het team kon meerdere gebruiksscenario's voor de CFO en financiële commissie genereren, zodat die het team beter konden begeleiden bij het nemen van concurrerende zakelijke beslissingen.

Hieronder bespreken we de vier essentiële mogelijkheden van een modern planningssysteem.

1. Scenarioplanning

Een van de belangrijkste mogelijkheden die elk FP&A-team nodig heeft, is een flexibel planningsproces. Dit omvat de mogelijkheid om snel nauwkeurige what-if-scenario's te genereren, die inzicht kunnen geven in kritieke metrics en KPI's, zoals liquiditeits- of balansratio's, wanneer verschillende business drivers worden aangepast.  

De meeste organisaties moeten bijvoorbeeld snel kunnen nagaan wat de financiële gevolgen zijn van verschillende bedrijfsscenario's, zoals vertraging bij aannemen van personeel, reorganisaties, veranderingen in de verkooppijplijn en financieringsverschuivingen. Dit is mogelijk met een moderne cloudplanningsoplossing. Hiermee kunnen vrijwel onbeperkte scenarioversies worden gegenereerd die continu betere inzichten, snelheid en nauwkeurigheid bieden.

2. Rolling forecasts voor continue planning

De meeste organisaties voeren het hele jaar door forecasts uit, meestal eens in de drie of zes maanden. Deze frequentie is meestal prima in stabiele economische omstandigheden. In onstabiele tijden is er echter een meer continu proces voor rolling forecasts nodig om rekening te houden met de allernieuwste financiële en operationele data.

Dat is cruciaal om op elk moment van het jaar belangrijke beslissingen te kunnen nemen als de marktomstandigheden fluctueren. Het betekent ook dat de impact op het bedrijf kan worden bekeken, zoals de cashflow, personeelskosten of inkomsten op basis van aangepaste business drivers of geactualiseerde cijfers. Het on-demand genereren van nieuwe forecastversies is een noodzaak. 

Een moderne cloudplanningsoplossing biedt deze mogelijkheden, zonder de uitdagingen die de oude planningstools met zich meebrachten bij het modelleren van nieuwe forecastversies. Uit een onderzoek bleek dat bedrijven met continue planningsprocessen 1,5 keer meer kans hebben om sneller en al binnen een week nieuwe forecasts uit te voeren en vier keer beter kunnen inspelen op marktveranderingen.

3. Rapportages en analytics

Het is voor FP&A-teams een hele uitdaging om de stakeholders in het planningsproces te voorzien van alle rapporten en diepteanalyses die ze nodig hebben. In tijden van economische instabiliteit wordt dit nog moeilijker, omdat er dan meer vraag is naar actuele financiële informatie.

Dit kan wel effectief als alle stakeholders in het planningsproces toegang hebben tot interactieve selfservicefuncties voor rapportage. Net zo belangrijk is dat alle gebruikers moeten kunnen 'inzoomen' op alle data in een rapport of dashboard, zoals productverkoop, headcount, balansratio's of cashflowmetrics, die interessante informatie kunnen opleveren voor een best-case- of worst-casescenario. 

Voortdurend veranderende markt- en economische omstandigheden vragen om krachtige analytics en besluitvorming. Een moderne cloudplanningsoplossing biedt deze mogelijkheden en vergroot het vertrouwen in de planningsdata.

4. Integratie met backendsystemen

Tot slot: een modern planningsplatform moet naadloos kunnen integreren met elk systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), datawarehouse of ander extern resourcesysteem. Dit geeft toegang tot de meest actuele gegevens (zowel financiële als niet-financiële) in een markt die voortdurend verandert. 

Bovendien zal een moderne cloudplanningsoplossing die ook onbeperkte dimensionaliteit en zeer grote datavolumes aankan en die voldoet aan de complexiteit en schaalbaarheidsvereisten van de organisatie, enorm veel voordelen opleveren en zich dubbel en dwars terugbetalen. Zo kunnen organisaties met vertrouwen bedrijfsbreed plannen, hun plannen afstemmen en van koers veranderen.

Bedrijven die blijven werken met legacytools blijven achter bij de concurrentie

Organisaties moeten kunnen navigeren door een wereld waarin economische omstandigheden voortdurend veranderen. Dit is niet het moment om 'op koers te blijven' met verouderde planningsprocessen en technologie. Bedrijven moeten nagaan hoeveel risico ze lopen als ze niet investeren in een moderne cloudplanningsoplossing. 

Een uniforme, moderne planningsoplossing ondersteunt tijdige scenarioanalyses, rolling forecasts, robuuste modellen, realtime rapportage en analytics. Deze mogelijkheden bieden diepere, betere inzichten en het vermogen om bedrijfsbreed te schalen en te presteren. Dat zijn de fundamentele kenmerken van business agility.