Een toekomstbestendig personeelsbestand vraagt om een bedrijfsbrede planning

Nu de economische onzekerheid en de marktdisruptie aanhouden, zien C-level executives in dat ze hun planning, analytics en uitvoering digitaal moeten transformeren, en dat ze dat ook snel moeten doen. Om dat voor elkaar te krijgen, hebben ze meer nodig dan alleen de juiste technologie. Ze hebben een personeelsbestand nodig dat klaar is voor de toekomst. 

Deze behoefte zal nog groter worden naarmate de wereld de gevolgen van de COVID-19-pandemie te boven komt. Volgens een survey van AMS, een in Londen gevestigde firma in talentacquisitie- en management, onder bijna 500 bedrijven over de hele wereld, heeft 38% de talentacquisitie tijdens de pandemie opgeschort. Tegelijkertijd heeft de pandemie aangetoond hoe belangrijk personeelsplanning is, aangezien nu 30% van de bedrijven een dergelijke planning als een prioriteit beschouwt, tegenover slechts 12% vóór de pandemie. 

Om een toekomstbestendig post-COVID-personeelsbestand te creëren, moeten agile organisaties hun talentstrategieën herzien om lacunes in vaardigheden te minimaliseren, investeringen in werving en selectie te maximaliseren en talent beter af te stemmen op bedrijfsdoelen. De eerste stap in dit proces is het samenbrengen van verschillende businessunits, waaronder combinaties die niet zo voor de hand liggen, zoals die van HR met finance.

Boven silo's uitstijgen voor een bedrijfsbrede planning

In te veel organisaties is de personeelsplanning verdeeld tussen finance, die de kosten van het personeelsbestand als uitgangspunt neemt, en HR, die zich bezighoudt met het vinden van de juiste kandidaten en de retentie van personeel. Zonder communicatie loopt HR het risico een plan voor werving en selectie op te stellen dat niet is afgestemd op het budget van het bedrijf. Dat kan tot gevolg hebben dat het bedrijf niet in staat is om op het juiste moment de juiste mensen in te huren. En wanneer finance niet betrokken is bij de personeelsplanning, loopt de afdeling het risico het overzicht te verliezen over de grootste kostenpost van het bedrijf en zijn ze niet in staat plannen, budgetten en forecasts te ontwikkelen die de realiteit weerspiegelen.

Maar wanneer de twee worden samengebracht, wordt personeelsplanning direct strategischer. Bedrijfsbrede planning, waarbij planningsdata zich niet alleen bij finance of alleen bij HR bevinden, maakt het mogelijk om verder te kijken dan de directe doelstellingen en een panoramisch zicht te krijgen op de business en de onmisbare workforce. HR is niet langer alleen verantwoordelijk voor het forecasten van de headcount en het ontwikkelen van successieplannen, en finance is niet langer de enige die recruiting binnen het budget moet houden. Samen kunnen de twee functies ervoor zorgen dat het personeelsplan aansluit bij grotere bedrijfsdoelen.

Door samenwerking kunnen HR- en business leaders de ouderwetse personeelsplanning op basis van headcount van zich afschudden en hun talentbehoeften onderzoeken vanuit een breder perspectief voor de hele organisatie. Deze nieuwe, strategische benadering houdt in dat wordt onderzocht hoe en waar werknemers worden ingezet, hoe goed de capaciteit aansluit bij de vraag en hoe goed vaardigheden en competenties zijn afgestemd op de huidige behoeften. Ook wordt gekeken of de verschillende businessunits voorbereid zijn om mensen in te huren, op te leiden en te ontwikkelen naarmate het bedrijf groeit.

Toegang tot de juiste data in realtime

Hoewel steeds meer bedrijven inzien dat een geïntegreerde personeelsplanning op hoger niveau noodzakelijk is, zitten de meeste nog steeds opgezadeld met verouderde manieren om data te verzamelen en rapporten te maken.

Volgens een survey uit 2020 onder 9000 business en HR-leaders geeft meer dan de helft (53%) van de respondenten aan dat de interesse van het management in workforcedata in de afgelopen 18 maanden is toegenomen. Veel managers worden echter belemmerd door technologische beperkingen. Zo stelt 52% niet over de juiste systemen te beschikken om de data en inzichten te leveren die nodig zijn om de behoeften en trends van hun workforce te begrijpen.

Een moderne, bedrijfsbrede benadering van personeelsplanning vereist een cloudplatform dat een 'single source of truth' biedt. In tegenstelling tot de gescheiden, statische Excel-sheets uit het verleden bieden moderne platforms voor personeelsplanning realtime data aan HR-, finance- en afdelingsmanagers, zodat iedereen samenwerkt om het bedrijf vooruit te helpen.

Talent afstemmen op bedrijfsdoelen

Bij planning moet natuurlijk altijd rekening worden gehouden met de zakelijke doelstellingen van een organisatie. Maar als bedrijven met behulp van spreadsheats of verouderde platforms plannen maken op afdelings- of groepsniveau, zijn ondeugdelijke plannen bijna onvermijdelijk. Bovendien is er een groter risico dat resources verkeerd worden toegewezen. 

Een bedrijfsbrede planningsomgeving zorgt voor een betere cross-linking, zodat personeelsplannen overeenkomen met financiële planning en analyse (FP&A) en strategie. Bovendien geeft een op selfservice gebaseerde oplossing in de cloud het crossfunctioneel leadership de mogelijkheid om strategieën te ontwikkelen vanuit een gemeenschappelijk fundament. Executives van businessunits kunnen in de data duiken en ervoor zorgen dat strategieën voor werving en selectie op hun bedrijfsplannen zijn afgestemd. Finance- en HR-teams kunnen gemakkelijk modellen maken voor werving en retentie van personeel. En strategische leaders kunnen de gevolgen voor het personeel en de kosten en baten van potentiële overnames of desinvesteringen analyseren.

Agility verbeteren door een strategische aanpak

Bedrijfsbrede personeelsplanning maakt duidelijk waar de blinde vlekken zitten die vaak voorkomen bij planning op basis van headcount. Bovendien biedt een dergelijke planning de agility die nodig is om snel te kunnen reageren op een omgeving die voortdurend verandert. Door HR en finance samen te brengen om strategischer gebruik te maken van de belangrijkste asset van een bedrijf, namelijk de mensen, werken beide businessunits samen aan het uiteindelijke doel: betere prestaties en winstgevendheid.

Met een moderne personeelsplanning kunt u:

• De samenstelling van uw personeelsbestand gemakkelijker afstemmen op uw strategische doelstellingen: een groot concurrentievoordeel dat duidelijkheid, snelheid, innovatie en discipline mogelijk maakt.

• Gesprekken over strategie en kosten in het systeem verwerken om zowel de kosteneffectiviteit van uw talent als de dynamiek van uw personeelsplanning te verbeteren.

• HR-, finance- en operationele teams de middelen bieden om samen te plannen voor nieuw personeel, promoties en loonsverhogingen met behulp van één systeem en dezelfde realtime data. Hierdoor kan iedereen effectiever werken en sneller verbanden leggen om tot de juiste beslissingen te komen.

• Robuuste realtime data gebruiken om te anticiperen op en te plannen voor de impact van veranderingen binnen uw personeelsbestand die te maken hebben met generaties en vaardigheden.

• Onnodige handmatige wisselingen tussen applicaties elimineren door taken te integreren en een directe koppeling te maken tussen geplande actie en uitgevoerde actie.