Een herwaardering van ERP: de weg vooruit

Dit is het tweede artikel in een serie van drie waarin het onderwerp ERP-modernisering wordt verkend (lees hier het eerste artikel). Deze content is oorspronkelijk verschenen op CIO.com en is hier met toestemming opnieuw gepubliceerd.

Vaak stellen organisaties het upgraden van hun ERP uit kostenoverwegingen uit. En hoewel het behoorlijk duur kan zijn om naar een nieuwe omgeving te migreren, kan het uitstellen van de (volgens velen onvermijdelijke) overstap naar een cloud-native platform nog schadelijker zijn voor het bedrijf. Door een ERP-upgrade op de lange baan te schuiven wordt het lastig om snel op nieuwe kansen of veranderingen in het concurrentielandschap te reageren.

"De meeste organisaties ondergaan fundamentele veranderingen – veranderingen die hun huidige ERP-systeem misschien niet kan ondersteunen", aldus Bo Lykkegaard, Associate Vice President, European Software Research bij IDC. "Ze zetten vaart achter innovatie, verkopen via nieuwe digitale kanalen, creëren nieuwe digitale producten, betreden nieuwe markten en implementeren zelfs nieuwe bedrijfsmodellen. Deze veranderingen stellen de huidige ERP-configuraties zwaar op de proef en onderstrepen het feit dat traditionele, on-premise ERP vaak zeer ingewikkeld en tijdrovend is om te veranderen."

Big bang of geleidelijk aan

Hoe zien de volgende stappen eruit? Hoe kunnen CIO's het moderniseren van ERP zo plannen dat het snel een rendement oplevert en de business niet verstoort? 

Snelheid en timing spelen een belangrijke rol bij elke ERP-migratie. Als u modernisering als een big bang aanpakt, kiest u voor korte pijn, terwijl een geleidelijke migratie het proces over maanden of zelfs jaren uitspreidt. Elke aanpak heeft positieve en negatieve kanten.

"Als een bedrijf een oud, uitgebreid platform met veel aanpassingen heeft, is een big bang in zekere mate onvermijdelijk", zegt Ernesto Boada, interim-CIO bij Workday. "Maar soms kan het ook zinvol zijn om specifieke bedrijfslijnen te kiezen en die geleidelijk aan te moderniseren."

Bij all-in-projecten kunnen organisaties soms niet genoeg directe meerwaarde aantonen om de grote investering bij cruciale stakeholders zoals de CFO te verantwoorden. Als alternatief kunnen organisaties functionele modules zoals finance en HR een voor een upgraden en kleinere stappen zetten richting totale transformatie.

"Veel organisaties kiezen voor een vereenvoudigde route naar ERP-modernisering waarbij het proces in meerdere stappen wordt opgedeeld, die elk afzonderlijk gemakkelijker financieel te verantwoorden zijn", zegt Lykkegaard.

Ongeacht de aanpak moet het bedrijf zich blijven focussen op de aspecten waarop modernisering de grootste impact zal hebben, waarbij steeds het einddoel voor ogen moet worden gehouden. 

"IT- en businessleaders moeten een visie opstellen en overeenstemming bereiken over hun toekomst op het gebied van ERP-transformatie, de verwachte zakelijke resultaten en de belangrijke functionaliteiten die ze nodig hebben om die resultaten te boeken, zoals meer automatisering, meer besluitvormende inzichten, configureerbare frameworks en bedrijfsprocessen, en voortdurende bijsturing", zegt Boada.

Overwegingen met betrekking tot de cloud

Hoe de modernisering van ERP ook wordt aangepakt, CIO's moeten eens goed kijken naar de voordelen van een cloudarchitectuur die niet alleen onmiddellijk voor wendbaarheid zorgt, maar ook bescherming biedt tegen veroudering en marktverstoringen. Cloudoplossingen bieden nog meer grote voordelen, zoals schaalbaarheid, één versie voor alle gebruikers en up-to-date beveiliging.

"Zoek een cloudplatform dat de kracht van de cloud echt benut om grote hoeveelheden dynamische data te beheren", zegt Boada. 

De gemeenschappelijke datakern van een cloud-ERP bevordert continue planning, uitvoering en analyse. En met behulp van gemeenschappelijke en volledig configureerbare frameworks kan het bedrijf inspelen op voortdurende business- en complianceveranderingen. 

Met een modern cloudplatform kunnen leadershipteams op nieuwe manieren innoveren. Ze kunnen bijvoorbeeld kernapplicaties uitbreiden met gespecialiseerde functionaliteiten voor prijsopgaven, het stroomlijnen van debiteuren/crediteuren, het verbeteren van incasso's, het automatiseren van fiscale compliance en het verbeteren van workflows. 

Met een moderne oplossing die op een echt cloudplatform is gebouwd, kunnen organisaties eenvoudig API's en andere functionaliteiten integreren, uitbreiden en benutten zonder de kernapplicaties aan te passen.  Bovendien zijn al deze veranderingen duurzaam en upgradebaar, en leiden ze niet naar een doodlopende weg, waarbij de organisatie in een bepaalde versie van technologie blijft hangen. 

Hoewel het misschien gemakkelijk lijkt om bij de huidige oplossing en leverancier te blijven, beperkt die strategie de mogelijkheden en de waarde die een modern ERP-platform kan bieden.

"Aangezien de markt en technologie voortdurend evolueren, moeten leadershipteams met een frisse blik naar de opties kijken", zegt Boada. Het is cruciaal dat een oplossing compatibel is met verschillende best-in-class clouds en kan worden geïntegreerd, uitgebreid en verbonden met een branchespecifiek ecosysteem.

Risico's durven nemen

Het valt niet te ontkennen dat bedrijfsinfrastructuur naar de cloud verschuift. Uit het onderzoek naar cloudcomputing van Foundry uit 2022 bleek dat het percentage bedrijven die hun IT-infrastructuur grotendeels of volledig in de cloud hebben, met meer dan de helft zal toenemen, van 41% vandaag tot 63% aan het einde van 2023. Bij de meeste bedrijven zit hun infrastructuur ten minste gedeeltelijk in de cloud, in navolging van sales- en marketingafdelingen die al Software-as-a-Service-oplossingen hebben ingevoerd. 

CIO's maken zich misschien zorgen dat de opbrengsten niet tegen de kosten van de verandering zullen opwegen, omdat ze al een bewezen ERP-platform hebben dat werkt. Die mentaliteit gaat echter voorbij aan het feit dat het de business nog meer zal kosten als er niet wordt overgestapt naar een oplossing die op de lange termijn flexibel is. 

Vooruitstrevende CIO's halen voordeel uit het stimulerende effect van cloudplatforms. De overstap naar een moderne ERP is slechts één aspect van de transformatie die de cloud mogelijk maakt, zegt Boada. "Met behulp van machine learning en de fundamentele cloudarchitectuur die aanpassingsvermogen en inzicht biedt, kunt u bovendien processen transformeren en data op een geheel nieuwe manier gebruiken om uw besluitvorming te informeren", legt hij uit. 

Een modern ERP-systeem kan zakelijke gebruikers betere toegang bieden tot datavisualisatie, rapportage en analysedashboards, zodat ze beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen. Een uniform datamodel stelt organisaties in staat data te verrijken en voorspellingen te doen op basis van de bedrijfsomstandigheden. Een moderne cloud-ERP kan een groot deel van het computer- en netwerkbeheer automatiseren. Bovendien kunnen bedrijven machine learning en andere AI-functionaliteiten toepassen om beter te forecasten, onregelmatigheden op te sporen en fouten te voorkomen. 

Het vooruitzicht om een complex, bedrijfskritiek systeem zoals ERP te moeten transformeren, is genoeg om sommige CIO's ervan te weerhouden essentiële modernisering door te voeren. Maar handhaving van de status quo vormt een nog groter risico. Door vanaf het begin het einddoel voor ogen te houden, kunnen IT- en businessleaders samenwerken om inzicht te krijgen in de toekomst die ze willen zien, en de beste manier om daar te komen. 

In het volgende artikel in deze serie (gepubliceerd op 22 augustus) gaan we in op het belang van relaties voor een geslaagde ERP-modernisering. Kijk voor meer informatie over hoe CIO's essentiële modernisering aanpakken op CIO.com voor aanvullende bronnen.