Workday Industry Insights Europe: een sterke fundering bouwen voor Retail Human Capital Management

Binnen retail spelen kunstmatige intelligentie, machine learning en automatisering vaak een hoofdrol. Het is immers spannender om het over een bevoorradingsrobot of slimme paskamer te hebben dan over Human Capital Management (HCM)-software. Maar zonder de juiste infrastructuur voor HR en finance hebben die andere technologieën geen impact. De fundering moet solide zijn, anders stort het huis in.

Tijdens het digitale evenement Workday Industry Insights Europe namen Franziska Wiehoff, hoofd HR IT bij Fielmann AG, en Nicola Skeels, HR Systems Manager bij Harrods, deel aan een klantenpanel onder leiding van Dr. Teo Pham, oprichter van Delta School, een online business school voor e-commerce en social media.

Fielmann, met hoofdkantoor in Duitsland, is een optiekbedrijf met 800 winkels in zeven Europese landen. Harrods is waarschijnlijk het beroemdste (en grootste) warenhuis van Europa. Wiehoff en Skeels vertelden wat ze belangrijk vinden in een HR-systeem, waarom ze voor Workday HCM hebben gekozen en de voordelen die ze daarvan plukken.

Eén bron van de waarheid

De kracht van één platform werd door beide bedrijven genoemd als zijnde belangrijk. Gedecentraliseerde, losse systemen zonder integratie en tientallen verschillende applicaties: het werkte simpelweg niet. Soms hadden werknemers helemaal geen toegang tot HR-systemen en in andere gevallen was er geen effectieve methode om groepen werknemers en managers te bereiken. Dit kon resulteren in enorme hoeveelheden werk voor het shared services team van HR, of in winkels met te weinig personeel waardoor klanten langer moesten wachten. Zowel Harrods als Fielmann wilden een nieuw, uniform en geïntegreerd systeem dat volledig inzicht zou bieden.

Ze wilden een veelzijdig systeem, waarmee ze het grootste deel van hun processen digitaal konden afhandelen. En het systeem moest beschikken over een gebruiksvriendelijke mobiele app voor alle werknemers. Nicola Skeels van Harrods verwoordde dit als volgt: "Het merendeel van onze mensen werken in de winkel of bij de distributiecentra. Ze zitten niet de hele dag achter een computer. De mobiele app van Workday, waarmee werknemers hun gegevens eenvoudig bijwerken, was voor ons een enorm voordeel."

Innoveren door tijden van disruptie

De pandemie verstoorde retailoperaties wereldwijd. Toch hebben veel retailers zich door deze moeilijke tijden heen geïnnoveerd. Zo ontwikkelde Fielmann een digitale wachtlijst om de winkelcapaciteit beter te beheren en vroegen ze of klanten een winkelafspraak wilden maken via de website. Franziska Wiehoff: "De pandemie heeft het digitaliseringsproces van Fielmann juist versneld. Projecten die 'nog wel eens' zouden worden uitgevoerd, werden nu 'meteen' uitgevoerd."

Tijdens de deployment van Workday moesten werknemers bij Fielmann van de ene op de andere dag thuiswerken. Dit leek uitdagend, maar de organisatie kwam er achter dat het thuiswerken de internationale samenwerking juist bevorderde.

In deze tijd moesten leertrajecten, zoals het inwerken van nieuwe medewerkers, ook gewoon doorgaan - ondanks de fysieke afstand. Skeels vertelde dat bij Harrods de onboarding nu volledig online gebeurt, gebruikmakend van de learningmodules van Workday Talent Management. Ondanks de verplaatsing van het onboardingproces naar online bleek dat een nieuwe werknemer binnen haar team de virtuele ervaring net zo effectief vond als wanneer het 'in het echt' had plaatsgevonden.

De vruchten plukken

Met Workday HCM als kernsysteem voor HR zien retailers voordelen door het hele bedrijf heen. Harrods vindt het vooral een groot voordeel dat ze nu beschikken over één enkel platform voor alle HR-processen en werknemersdata. Een platform wat veilig is en wat ervoor zorgt dat iedereen vertrouwen heeft in de nauwkeurigheid van data. Maar er zijn ook andere voordelen, vertelde Skeels. Zo heeft Harrods de duur van het evaluatieproces voor bonussen en salarissen teruggebracht van drie maanden naar één tot twee weken.

Tijdens ons digitale evenement in januari was Fielmann nog bezig met de uitrol van Workday. Echte ROI is daarom nog niet te meten, maar Wiehoff zei wel dat "Workday de manier heeft veranderd waarop we naar bedrijfsprocessen kijken, en dat het bedrijf nu internationaal kan werken met de best practices van Workday."

Veranderingen in de werkwijze van retailers

De prioriteiten en ervaringen van Harrods en Fielmann staan niet op zich. Trends in de sector bevestigen het belang van een uniforme, user-first benadering van bedrijfssoftware, met één bron van de waarheid. Tijdens een analistensessie vertelde Philip Carter, Chief Analyst voor IDC in Europa, over de gevolgen van de disruptie in de wereld van retail en de opkomst van een nieuw bedrijfsmodel.

In het hart van dit nieuwe model staat een digitale roadmap die is gebaseerd op sterke verbindingen tussen finance, HR en andere functies. Het gaat om een hele nieuwe manier van samenwerken die wordt aangestuurd door een team van C-suite-leiders, die allemaal hun eigen expertise op tafel brengen. Deze leiders komen vervolgens samen om te werken aan een geïntegreerde technologie-architectuur die open, intelligent en uitbreidbaar is.

Bekijk Workday Industry Insights Europe om meer te horen van onze klanten, partners en deskundigen uit de sector.