Mehr bewirken: Ein Arbeitstag mit Sana

In diesem Artikel behandeln wir folgende Themen:

• Klarheit statt Chaos

• Aufbau und Ausführung

• Fokus auf klare Kommunikation

• Ein reiner Tisch

Während KI im gesamten Unternehmen integriert wird, nimmt die Komplexität schnell zu. Mehr Agenten, mehr Tools und bessere Arbeitsumgebungen. Mit Sana von Workday – jetzt weltweit für Kunden verfügbar – können Mitarbeitende in einer KI-gestützten Umgebung Antworten suchen und Aufgaben automatisieren. 

Die Mitarbeitenden von Workday mussten nicht bis zum heutigen offiziellen Start warten, um eine modernisierte Arbeitswelt zu erleben. Nach der Übernahme vor vier Monaten stellte Workday einen neuen Rekord auf: Sana wurde innerhalb von nur 60 Tagen eingeführt. Heute hat Sana eine Reichweite von 80 % bei den 21.000 Mitarbeitenden von Workday: Jede Woche nutzen mehr als 12.200 aktive Anwender die Plattform.  

Der Effekt ist offensichtlich. Workday-Teams nutzen Sana bereits, um mühsame manuelle Workflows in Sprints zu verwandeln. Ein benutzerdefinierter Legal Agent erzielte bei der Prüfung von 1.500 Verträgen einen klaren Effizienzsprung: Statt 9.000 Stunden stand am Ende ein deutlich geringerer Aufwand. Durch die Verkürzung der Prüfungszeiten von sechs Stunden auf nur 15 Minuten pro Vertrag hat unser globales Legal-Services-Team dank diesem Agent unglaubliche 8.625 Stunden gewonnen.

Unsere Produktmanager haben die manuelle Datenarbeit durch ein automatisiertes Analyseprogramm ersetzt, das in Sekundenschnelle detaillierte Nutzungstrends und Anwendersegmente aufzeigt und so bis zu 10 Stunden Spreadsheet-Schleifen pro Analyse einspart. 

Parallel dazu erstellt ein neuer Strategy Agent die Wettbewerbsanalyse für eine Selfservice-Lösung. Vertriebsleiter können nun sofort Preisvergleiche und Markttrends abrufen, für die früher ein Vermittler erforderlich war. Von Agenten für KI-Kompetenz, die technisches Wissen im gesamten Unternehmen zugänglich machen, bis hin zu intelligenten Assistenten, die das tägliche E-Mail-Chaos in den Griff bekommen – Sana ist mehr als nur ein Tool. Sana ist der neue Wettbewerbsvorteil von Workday.

Morgen: Klarheit statt Chaos

Für George Margrove, Senior Principal Researcher bei Workday, begann die Arbeitswoche früher schon am Sonntagabend mit der berüchtigten „Sonntagsangst“. Der Montagmorgen lastete oft wie Blei auf ihm – er spürte eine innere Abwehrhaltung, mit der er gedanklich seinen Posteingang durchging und überlegte, wie er reagieren sollte.

Aber jetzt ist mit WeekIQ, einem Agenten, der als digitaler Sachbearbeiter fungiert, schon alles vorbereitet. Die Anwendung kann in Outlook und andere E-Mail-Anbieter integriert werden, um eine große Anzahl an Nachrichten zu durchsuchen. Statt wie früher Zeit damit zu vergeuden, Ordner und Posteingänge durchzugehen, empfängt ihn sein Sana-Agent jetzt mit einer nach Prioritäten geordneten Liste von Projekt-Updates und seinen wichtigsten Aufgaben. 

„Das ist ein absoluter Lebensretter“, sagt Margrove. „Die Integration von Sana in mein E-Mail-System ließ sich einfach einrichten und hat meine Montagsroutine komplett verändert. Bei mehr als einer Gelegenheit wurde ich an eine wichtige Aufgabe erinnert, die ich vergessen hatte, und erhielt den nötigen Anstoß, sie zu erledigen. Sana ist eine effiziente Lösung mit geringem Aufwand und hohem Nutzen, die mir dabei hilft, meine Gedanken zu strukturieren und sicherzugehen, dass ich tatsächlich an den richtigen Aufgaben arbeite.“

Bei einer anderen Gelegenheit musste Margrove vor einem dringenden Meeting schnell Dutzende von Papieren und internen Dokumenten über Kompetenzen und Talententwicklung zusammenfassen. Sana war an diesem Tag die Rettung.

„Sana hat mir sehr geholfen, meine Analysen in verschiedene Ordner und Themen mit Unteranalysen zu gliedern und sie dann zu einer Synthese zusammenzufassen. So konnte ich aus einer riesigen Menge an Informationen rechtzeitig vor dem Meeting die wichtigsten Einblicke herausziehen, ohne jedes einzelne Dokument manuell durchsehen zu müssen. Normalerweise würde man für den einen Aspekt eine Lösung wie Gemini und für den anderen NotebookLM einsetzen – Sana hat jedoch beides effektiv gelöst“, erklärt er.

Die Erfahrungen von Margrove spiegeln einen breiteren Trend bei Workday wider: Mitarbeitende, die fünf oder mehr Integrationen mit der Plattform verbinden, verzeichnen eine fünfmal höhere Akzeptanzrate, da die Leistungsfähigkeit der Lösung mit jeder verbundenen Datenquelle wächst.

Da er sich weniger Gedanken und die nächste Aufgabe machen musste, hat Margrove mehr geistigen Freiraum für Innovationen. Derzeit nutzt er Sana als Entwicklungspartner, um ein neues Produkt zu entwickeln, das eigentlich ein Agent innerhalb von Sana selbst ist. Dieser benutzerdefinierte Agent fungiert als Karriere-Coach, der Soft-Skills-Beurteilungen durchführen kann, um die Coaching-Prioritäten für die einzelnen Personen zu verbessern.

„Ich nutze den Coach eigentlich als seinen eigenen Resonanzboden“, erklärt er. „Ich lasse den Agenten seine Anweisungen analysieren und seine Fehler dekonstruieren, sodass die KI ihre eigenen Verbesserungsvorschläge machen kann, um sicherzustellen, dass das Coaching so effektiv wie möglich ist.“

Nachmittag: Aufbau und Ausführung

Im Laufe des Tages verlagert sich der Fokus von der Vorbereitung hin zum Handeln. Gerade hier zeigt sich eindrucksvoll, wie Sana mit spezialisierten Agenten arbeitet.

Kyle Troyer, ein Integrationsberater bei Workday, verwaltet komplexe Implementierungen, an denen technische und funktionale Teams in mehreren Workstreams beteiligt sind. Am frühen Nachmittag, wenn Troyer sich auf den aktuellen Stand gebracht hat und zur Erledigung von Aufgaben übergeht, übernimmt Sana als stiller Partner die manuelle Arbeit der Dokumentation und der Daten. So können sich die Teams auf das große Ganze konzentrieren. Sana ist keine herkömmliche Software, sondern vielmehr ein digitaler Teamkollege. 

Für Troyer wird Sana Notetaker an dieser Stelle unverzichtbar. Neben der Aufzeichnung von Meetings fungiert es auch als digitaler Berater, der bei jedem Gespräch dabei ist. In der Welt der Kundenerlebnisse und Beratung, bei der viel auf dem Spiel steht, ist das eine große Hilfe. 

„Mich beeindruckt, wie Notetaker im Vergleich zu Standardlösungen die wichtigsten Erkenntnisse herausfiltert. So entfällt die schwankende Qualität der Notizen, die je nach Berater oder Projekt unterschiedlich ausfällt“, so Troyer. „Ich kann mir vorstellen, wie Sana künftig bei jedem Projekt als zusätzlicher Berater fungiert und Informationen mit einem Maß an Konsistenz erfasst, das ein Mensch allein unmöglich erreichen kann. So wird Sana zu einer aktiven Wissensdatenbank, in der ich sofort Fragen zu bestimmten Entscheidungen oder Personalbesetzungsmodellen stellen kann, anstatt in Slack nach Antworten zu suchen.“

Mit dieser Detailgenauigkeit und Konsistenz können Anwender ihre Notizen sofort in handlungsorientierte Maßnahmen umsetzen. Nirupama Balu, Product Manager bei Workday, hat mit Sana das Meeting-Management zur Wissenschaft gemacht. 

„In Meetings bringe ich proaktiv zum Ausdruck, was ich von den Beiträgen der anderen verstanden habe, oder fasse die wichtigsten Erkenntnisse zusammen. Diese expliziten Hinweise haben Sanas Genauigkeit bei der Zusammenfassung der Besprechung und der Identifizierung handlungsorientierter Elemente nachweislich verbessert.“

Anschließend nutzt sie die Aufzeichnung des Meetings und weist die Chat-Funktion in Sana an, eine einseitige Zusammenfassung zu erstellen, komplett mit dem Ziel und dem erwarteten Ergebnis.

„Ich muss nur noch wenig ändern. Dann integriere ich das einseitige Dokument in eine Google-Folie, auf der ich die Roadmap erstelle. Dank dieses effizienten Prozesses erhält mein Team bereits eine Stunde nach Meeting-Ende eine klar ausgearbeitete Roadmap“, so Balu. 

Später Nachmittag: Fokus auf klare Kommunikation 

Wenn es um Kommunikation geht, nutzt Isabell Moreno, eine technische Beraterin, die sich auf Finanzintegrationen spezialisiert hat, den E-Mail-Ghostwriter-Agenten, um Lücken zwischen den deutsch-, französisch- und englischsprachigen Märkten zu schließen. „Die Lösung passt sich an die Nuancen jeder Sprache an und hilft mir, in wenigen Minuten professionelle E-Mails und prägnante Zusammenfassungen von Meetings im richtigen Ton zu verfassen, ohne alles erst gedanklich übersetzen zu müssen“, sagt Moreno. Durch diesen Zeitgewinn kann sie sich stärker auf den Inhalt ihrer Arbeit und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren.

Elle Waters, Senior Product Accessibility Customer Manager, nutzt Sana, um die Kluft zwischen technischen Anforderungen und Unternehmensstrategie zu überbrücken. Durch die Einbindung der Wissensdatenbank unseres Unternehmens – einschließlich Google Drive, Jira und Confluence – hilft Sana ihr dabei, Daten zur Barrierefreiheit projektübergreifend zusammenzufassen und in ein klar verständliches Format zu übersetzen.

„Ich verwende Sana, um den Branchenjargon zu vereinfachen und das Vertrauen der Kunden in unsere Arbeit zu stärken“, erklärt Waters. „Es war von unschätzbarem Wert, um komplexe Konzepte auf eine kundenfreundliche Weise zu formulieren.“

Sie arbeitet oft mit dem Agenten zusammen, um die anfänglichen Ziele und den Ton festzulegen, bevor sie die Botschaften für bestimmte Zielgruppen fein abstimmt. Auf diese Weise kann sie unfertige Diskussionspunkte schnell in handlungsorientierte Pläne umwandeln, die bei Kunden und Kollegen gleichermaßen gut ankommen.

Abend: Ein reiner Tisch

Gegen Ende des Nachmittags wechselt der Fokus von der dynamischen Zusammenarbeit zu einer ruhigen Reflexion am Abend. Dank Sana müssen sich die Mitarbeiter keine Sorgen mehr machen, dass sie etwas unerledigt gelassen haben, sodass sie beruhigt in den Feierabend gehen können.

August Jackson, ein führender Experte für Wettbewerbs- und Marktanalysen, weiß: KI entfaltet ihren Nutzen dann, wenn sie Informationen bündelt – und so Menschen diese Arbeit abnimmt. Sein Team nutzt Sana, um in einem sehr dynamischen Markt, in dem Informationen innerhalb eines Wimpernschlags veraltet sein können, immer einen Schritt voraus zu sein. 

„Sana ist in der Lage, mehrere geprüfte Informations- und Datenquellen zusammenzuführen und sie schneller und effizienter abzufragen, als wir das in der Vergangenheit gekonnt hätten“, so Jackson. Sobald der Laptop zugeklappt ist, hat Sana die Daten schon strukturiert, sodass das Team am nächsten Morgen auf Basis aktueller und validierter Einblicke loslegen kann.

Dieses Gefühl, alles im Griff zu haben, verändert die Art und Weise, wie der Arbeitstag endet. Das hektische Erledigen von Aufgaben in letzter Minute ist vorbei. An seine Stelle tritt eine stille Bereitschaft – das richtige Wissen, das gut geordnet auf Abruf digital abrufbar ist.

Der Übergang von Arbeit zu Freizeit beginnt mit einem letzten Check-in bei Sana. Anstatt erst Dateien und Ordner durchzugehen, um sich daran zu erinnern, was sie wem zugesagt haben, nutzen die Mitarbeitenden Sana, um ihren Arbeitstag kompakt zusammenzufassen. Es identifiziert die Aktionspunkte in den nachmittäglichen Chats und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt. 

Die wahre innere Ruhe entsteht dadurch, wie Sana die Grundlage für den nächsten Tag vorbereitet. Es schaut bereits auf den Kalender für Dienstagmorgen, erfasst in aller Ruhe die Unterlagen für eine Präsentation am frühen Morgen und erstellt eine Zusammenfassung der neuesten Projektentwicklungen.

Wenn sich Mitarbeitende zum Tagesende abmelden, beenden sie ihren Arbeitstag nicht mit einem vollen Kopf, sondern mit der beruhigenden Gewissheit, am nächsten Morgen wieder genau an der richtigen Stelle weiterzumachen.
 

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