Qu'est-ce qu'un système ERP et en quoi Workday est-il différent ?

Autrefois considéré comme le nouveau Graal, le Cloud (le Cloud computing, la plateforme Cloud et tout ce qui s'y rapporte), est passé du statut de tendance à nécessité pour l'entreprise. 

Pour de nombreuses sociétés, la transition vers le Cloud a été imposée par la pandémie de COVID-19. La digitalisation des systèmes, notamment ERP, est devenue un enjeu stratégique pour exécuter les opérations à distance et adapter les business models à un environnement qui change. 

Or dans le même temps, les limites des systèmes ERP (que ce soit sur site ou dans le Cloud) sont devenues vraiment évidentes. Autrefois essentiels, les systèmes ERP avec leurs processus rigides et leurs données fragmentées manquent d'agilité pour tenir le cap face au changement et innover dans un marché en pleine évolution.

Dans un monde qui change, un système ERP n'est pas forcément la base de la résilience.

À l'avenir, les entreprises devront envisager plus qu'une simple transposition de leur système ERP dans le Cloud, processus qui ne fera que déplacer les limites de l'ERP. Elles ne doivent pas non plus mettre en œuvre un simple système ERP dans le Cloud parce c'est la mode. 

Les entreprises doivent plutôt revoir et corriger leurs systèmes et processus pour les aligner sur les objectifs de l'entreprise à l'ère digitale. Cela revient à avoir un système organisé autour d'une structure (digitale ici) axée sur une base de données unifiées intelligente.

Dans ce blog, nous répondons à des questions courantes relatives aux systèmes ERP Cloud et sur la façon dont Workday, en tant que système Cloud de gestion d'entreprise, se distingue de ces derniers.

Qu'est-ce qu'un système ERP ?

ERP est l'acronyme d'« Enterprise Resource Planning », qui signifie « planification des ressources d'entreprise ». Un système ERP désigne la gestion d'une suite d'applications logicielles nécessaires au fonctionnement d'une entreprise, notamment la Finance, les RH, la supply chain, le CRM ou la gestion des stocks dans un seul système. 

Mais pour comprendre exactement ce qu'est un système ERP, les entreprises doivent chercher au-delà de la définition officielle. Les fonctionnalités de chaque système ERP dépendent de sa structure. Ce sont ces différences qui font qu'un système ERP est suffisamment agile pour le monde de l'entreprise moderne et incitent ou non les sociétés à envisager un nouveau type de système.

Par exemple, revenons sur l'historique du terme système ERP : apparues dans les années 1960, les applications logicielles intégrées étaient axées principalement sur les processus associés à la production, comme la gestion des stocks et la planification de la production. Elles étaient connues sous le nom de planification des ressources de production (MRP).

C'est plus tard, dans les années 1990, que le cabinet de conseils et d'études Gartner a inventé le terme ERP pour décrire le développement d'applications intégrées axées sur les systèmes opérationnels du back-office tels que les RH et la Finance.

Depuis, la signification du terme ERP n'a cessé d'évoluer. Le terme ERP II est apparu pour désigner l'intégration étendue d'applications supplémentaires en plus des fonctions essentielles. Par exemple, l'intégration des données d'un système CRM peut permettre aux entreprises de mesurer l'impact financier des tendances des ventes client. Cependant, le terme ERP a continué d'être largement utilisé pour décrire les systèmes ERP II.

À la fin des années 1990, la technologie du Cloud computing a vu le jour. Les systèmes ERP ont alors entamé une lente transition de systèmes gérés « on-premise » vers des plateformes Cloud au milieu des années 2000. Les entreprises plus importantes hésitaient à déplacer leurs systèmes ERP « on-premise » dans le Cloud, invoquant des inquiétudes quant à la sécurité et la complexité de la migration des données. En outre, nombre de ces sociétés avaient déjà massivement investi dans les systèmes ERP « on-premise ». Or dans le même temps, les entreprises continuaient de composer avec les limites liées à la gestion d'un système ERP : l'accumulation de la dette technique associée à la maintenance coûteuse du matériel destiné à héberger leurs systèmes ERP, et une dépendance étroite à l'informatique pour le codage et la maintenance des nouveaux processus ou le développement de solutions de remplacement pour ces processus en cas d'évolution des besoins de l'entreprise. 

Aujourd'hui, l'ERP est encore en train d'évoluer. 

Voici ce que Gartner^® conclut dans le rapport « Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption » : « Les besoins accrus d'agilité pour utiliser des sources de données et d'applications multiples incitent les entreprises à développer des fonctionnalités ERP plus intégrées, plutôt que d'adopter une approche monolithique stricte de l'architecture d'application. »

Voici ce que conseille Gartner aux entreprises dans son rapport : « Suivez le rythme des exigences qui évoluent rapidement en adoptant une stratégie ERP plus réactive et composable. Les entreprises doivent repenser ou remplacer les systèmes traditionnels essentiels pour accélérer la transition vers des expériences d'applications composables et rejeter toute nouvelle solution monolithique proposée par les fournisseurs ou développeurs en interne. »¹

Mais si une application ERP ne respecte pas cette approche monolithique, s'agit-il vraiment d'un système ERP ? Il faudrait peut-être renommer un système axé sur les données et plus orienté client en remplaçant l'ERP du passé par un terme d'avenir. 

Pourquoi pas tout simplement un système Cloud de gestion d'entreprise.

Quels sont les avantages d'une plateforme ERP Cloud ?

Un système ERP Cloud est un système ERP hébergé dans un centre de données Internet géré par un fournisseur. Les logiciels Cloud permettent aux entreprises de se concentrer sur l'optimisation de la valeur des services fournis via une plateforme Cloud et non sur les coûts associés à la maintenance du matériel et à la personnalisation d'un système sur site.

Avec un système Cloud, les entreprises : 

• Réalisent un déploiement plus rapide et réduisent le délai de rentabilité. Étant hébergés en ligne, les systèmes Cloud sont généralement plus rapides et moins coûteux à déployer que les systèmes « on-premise ». Les entreprises bénéficient d'une rentabilité plus rapide sur leur investissement dans le Cloud. 

• Peuvent anticiper les coûts de possession. Les systèmes ERP traditionnels induisent des coûts de maintenance continus incluant notamment les investissements et la maintenance du matériel, les personnalisations et les coûts de licence logicielle. Les systèmes Cloud sont basés sur un modèle d'abonnement. Les frais sont prévisibles et concernent l'utilisation du service, et non la maintenance ou les mises à jour. 

• Disposent d'un accès à distance. Un système Cloud est accessible à tout moment, n'importe où. Cette fonctionnalité est devenue indispensable au début de la pandémie, lorsque de nombreuses entreprises ont placé leurs effectifs en télétravail et que des tâches telles que la clôture des exercices ont dû être exécutées à distance pour la première fois. L'accès à distance est devenu la norme, un nombre croissant d'entreprises adoptant une organisation du travail hybride. 

Quelles sont les prévisions pour le marché de l'ERP Cloud ? 

L'adoption de l'ERP Cloud arrive à un point de non-retour au-delà duquel plus rien ne peut l'arrêter. 

Selon Emergen Research, le marché mondial de l'ERP Cloud représentait 44,83 milliards de dollars en 2020 et devrait générer 141,68 milliards de dollars de recettes d'ici à 2028.

« La demande croissante d'analyses en temps réel pour améliorer l'efficacité opérationnelle devrait encore développer le marché mondial de l'ERP Cloud à l'avenir », conclut le rapport.

Les logiciels de gestion financière des entreprises connaissent aussi un fort taux de transition dans le Cloud. Voici ce qu'affirme Gartner dans son rapport « Magic Quadrant™ Gartner 2021 des solutions Cloud de gestion financière pour les ETI, grandes entreprises et multinationales » 404 : « En 2020, Gartner a constaté une réduction de 10 à 15 % des demandes de nouvelles suites de gestion financière Cloud (CCFM). En 2021, ces demandes sont en hausse, montrant à quel point ce marché est résilient, car de nombreuses entreprises cherchent à remplacer par des solutions plus modernes leurs systèmes sous licence traditionnels obsolètes et « on-premise ». 

Le rapport Gartner 2021 évoque également la dynamique du marché : « Le marché des suites CCFM continuera d'enregistrer un fort taux d'adoption au cours des 5 à 10 années à venir. D'ici à 2025, 80 % de l'ensemble des nouveaux projets d'applications de gestion financière dans les ETI et 45 % des projets dans les grandes entreprises et les multinationales feront l'objet de déploiements dans le Cloud public. »²

Quels sont les éléments à prendre en compte au moment d'acquérir un système ERP Cloud ?

Même si les changements technologiques entraînent la refonte des pratiques d'entreprise et des business models, la technologie ne peut pas remédier aux faiblesses intrinsèques chroniques d'une entreprise. Les entreprises doivent connaître leurs objectifs et pas simplement adopter n'importe quel système ERP sous prétexte que c'est la mode. 

La tendance est à l'augmentation des investissements IT liés à l'adoption du Cloud, notamment pour remplacer les systèmes traditionnels par des solutions Cloud. Or les entreprises doivent comprendre comment les systèmes ERP potentiels utilisent le Cloud. En d'autres termes, le critère « Cloud ERP » ne garantit pas qu'un système offre tous les avantages d'une solution SaaS.

L'ERP présente toujours des risques et des défis. Par exemple, les systèmes ERP traditionnels ont toujours été rigides, obligeant les entreprises à créer des solutions personnalisées ou à intégrer d'autres systèmes pour prendre en charge les nouveaux besoins. Mais au moment d'améliorer le système, les personnalisations et les intégrations nécessitent des investissements supplémentaires adaptés au système mis à jour.

Les entreprises réclament davantage de normalisation et de rationalisation pour gagner en efficacité et réduire les coûts. Mais ces aspirations ne sont pas systématiquement satisfaites par le passage d'un système ERP dans le Cloud. De nombreux systèmes ERP Cloud sont des solutions logicielles adaptées de technologies et d'architectures plus anciennes simplement transposées dans le Cloud. Leurs systèmes sont toujours fragmentés et leurs processus figés. De plus, nombre d'entre eux sont dotés d'architectures complexes où les données sont stockées physiquement sur plusieurs systèmes. L'extraction d'insights à partir des données nécessite de fusionner des vues et d'utiliser des outils distincts pour le reporting. Résultat : ces données sont obsolètes au moment où les utilisateurs, notamment ceux de la Finance, y ont accès.

Pour faire simple, les systèmes ERP Cloud ne sont pas tous créés égaux. Lorsqu'elles envisagent un système ERP Cloud, les entreprises doivent éviter la simple transposition si elles ne veulent pas perpétuer les limites d'un système ERP traditionnel dans le Cloud. Un système Cloud adapté à l'environnement moderne doit :

• Être doté d'une architecture de données adaptable. Plus de collaborateurs, de ventes et de branches d'activité signifie plus de données. Mais dans l'architecture des systèmes ERP traditionnels, les données ne sont pas faciles d'accès car stockées dans des bases de données relationnelles qui nécessitent leur extraction pour analyse en vue d'obtenir des informations exploitables. Un système Cloud avec une architecture de données adaptable peut transformer les données structurées ou non au sein d'un système (sans avoir à les extraire des bases de données) en informations exploitables pour les différents services de l'entreprise. Chez Workday, nous appelons cela une « base de données unifiées intelligente ».

• Donner la priorité à la sécurité. Les entreprises doivent choisir une solution Cloud dont la sécurité est intégrée au cœur de l'application. Cela signifie que tous les utilisateurs sont soumis aux mêmes normes de sécurité, mais que leur accès à des données spécifiques ou leurs processus de gestion est configuré en fonction de ce qui est pertinent ou autorisé pour leur rôle. Cela signifie également que chaque opération est suivie et auditée. Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, il est facile de modifier son statut et de désactiver tous ses points d'accès.

• Offrir davantage d'agilité opérationnelle. Le Cloud ne confère pas instantanément l'agilité, élément qui, selon les DAF, manque le plus à leurs systèmes de gestion Finance actuels. Une fois que la décision de passer à un système Cloud a été prise, certaines entreprises sont piégées par la réimplémentation des fonctionnalités et processus personnalisés, obstacles à l'agilité. Les dirigeants d'entreprise doivent évaluer l'aptitude d'une solution Cloud à offrir davantage d'agilité à leurs opérations. Par exemple, avec Workday, vous pouvez configurer de nouveaux processus de gestion, de nouvelles entités juridiques et de nouvelles dimensions en quelques minutes, sans faire appel à l'IT. 

Mais la considération la plus importante au moment d'évaluer un ERP ou une application Cloud est la définition des résultats souhaités. Par exemple, quelles sont les campagnes commerciales ou les branches d'activité qui ont un impact sur les revenus ? Cela signifie que la Finance a besoin d'accéder aux livres auxiliaires détaillés, et pas simplement à un état financier général. En connaissant ses leviers opérationnels, une structure présentée dans le Guide des solutions Finance, RH et Paie de Workday, votre entreprise sera à même d'identifier la technologie adaptée, et pas une technologie Cloud au hasard.

Workday est-il un système ERP ?

Un système ERP Cloud se définit comme une suite d'applications logicielles gérées au sein d'un seul système. À première vue, avec sa suite d'applications intégrées, Workday ressemble à un système ERP. En réalité, il s'agit d'une toute nouvelle catégorie de logiciel. 

Pourquoi ? On a déjà vu un système ERP traditionnel transformé en ERP Cloud continuer de s'appuyer sur l'infrastructure de données rigide « on-premise », où les données réparties dans des silos séparés et des processus programmés personnalisés ne peuvent pas s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise suffisamment rapidement. 

Workday c'est tout le contraire. Comme nous l'expliquons dans « Le modèle Software-as-a-Service. » Workday a été conçu dans le Cloud dès le départ. La nature même d'un système ERP ne permet pas la transformation en architecture Cloud native. Une plateforme Cloud permet de réduire les frais d'exploitation, mais un système ERP Cloud ne peut à lui seul combler l'écart qui existe entre processus et exécution. Il s'agit de l'un des défis les plus importants pour les entreprises. En effet, 63 % des PDG pensent que leurs processus et leur exécution sont trop lents 404. Ce fossé d'accélération, qui correspond à la différence entre le rythme du changement induit par les nouvelles opportunités et la capacité d'une entreprise à en tirer parti, ne va cesser de se creuser. 

« Pour pouvoir opérer à un niveau supérieur de rapidité et d'agilité, vous devez vous débarrasser de votre système ERP obsolète, » affirme Pete Schlampp, Executive Vice President, Product Development chez Workday. 

Le terme et le concept d'ERP sont appelés à disparaître pour laisser place à un nouveau type de logiciel capable de combler le fossé d'accélération et de booster l'agilité nécessaire aux entreprises pour s'adapter au changement.

Qu'est-ce qu'un système Cloud de gestion d'entreprise ?

Si Workday n'est pas un ERP Cloud, qu'est-ce que c'est ?

Workday est un système Cloud de gestion d'entreprise. Workday est un système d'exploitation qui a été développé dans le Cloud, et non une architecture traditionnelle déplacée dans ce dernier.  

Dans un système Cloud de gestion d'entreprise tel que Workday, toute l'architecture s'articule autour d'une base de données unifiées intelligente. Cette technologie offre 4 avantages distincts : 

• Un socle solide. Dans la plupart des architectures traditionnelles, les fonctions de traitement de transaction et d'analyse résident dans des systèmes séparés, ce qui complique le processus de création d'une seule source pour des informations exploitables fiables. Un système Cloud de gestion d'entreprise, lui, permet aux données de circuler librement d'un système à l'autre et d'être accessibles en temps réel. La sécurité intégrée, l'automatisation moderne alimentée par le Machine Learning et une architecture ouverte et connectée facilitent la coexistence dans votre écosystème IT.

• Une vision globale. Grâce à ce socle solide, les équipes obtiennent un état complet en temps réel de la Finance, de leurs effectifs et de leurs opérations. Les données sont disponibles en direct, faciles à comprendre et sûres.

• Une approche centrée sur vos besoins business. Les processus des systèmes ERP sont codés en dur, rendant la technologie inadaptée pour un monde où les disruptions sont fréquentes. Les entreprises ont besoin de la flexibilité nécessaire au changement des processus de gestion pour développer leur activité, mais également survivre en cas de disruption. Pete Schlampp résume : « Les applications doivent s'adapter aux besoins de l'entreprise et non pas le contraire. »

• Un réajustement continu. Les systèmes de planification et d'analyses fonctionnent généralement hors des systèmes traditionnels et ERP Cloud en raison de la nature de leurs structures des données. 

Voici un moyen de vous les représenter : dans un système ERP, les données collaborateurs ont la forme d'un carré. Dans un système de planification et d'analyses, ces mêmes données ont la forme d'un triangle. Dans la réalité, les données ont la forme d'une pyramide : une base carrée avec des côtés triangulaires. Il s'agit des mêmes données, mais visualisées sous des angles différents, en fonction du système. Votre système ERP classique n'a pas la capacité de prendre en compte cette dimensionalité, car il ne présente les données que sous un seul angle. En revanche, un système Cloud de gestion d'entreprise tel que Workday peut gérer plusieurs types et sources de données, en offrant plusieurs perspectives sur les mêmes données.

Cette fonctionnalité est elle aussi rendue possible par une base de données unifiées intelligente. Cela permet aux systèmes de planification et d'analyses de fonctionner au sein d'un seul système avec d'autres applications telles que le système de gestion Finance et d'être en permanence ajustés en fonction des données les plus récentes, avec des plans mis en œuvre directement par le système transactionnel. En d'autres termes, les entreprises peuvent planifier, exécuter et analyser plusieurs scénarios sous différents angles au rythme où le monde change.

Les entreprises se déclarent Data-Driven, mais leurs données sont trop souvent soumises aux contraintes imposées par le code et l'architecture des systèmes ERP traditionnels. Un Cloud de gestion d'entreprise n'a pas ces contraintes. Les entreprises peuvent exploiter les données dont elles disposent pour créer les processus permettant d'obtenir les résultats souhaités et de s'adapter à l'évolution de l'entreprise. En comblant le fossé d'accélération, l'entreprise peut réellement se préparer au monde qui change.

_{¹Gartner Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption, Denis Torii, Dixie John, Duy Nguyen, Tim Faith, Paul Schenck, 4 décembre 2020}

_{²Gartner, Inc.,« Magic Quadrant Gartner des solutions Cloud de gestion financière pour les ETI, grandes entreprises et multinationales », John E. Van Decker, Greg Leiter, Robert Anderson, 10 mai 2021. GARTNER et MAGIC QUADRANT sont des marques déposées et des marques de service de Gartner, Inc. et/ou de ses filiales aux États-Unis et dans d'autres pays, et sont utilisées ici sous autorisation. Tous droits réservés.}