La pandémie a mis en évidence la nécessité d'une évolution technologique dans le domaine des achats, un secteur historiquement mal aimé en matière d'investissements technologiques. Découvrez comment deux clients de Workday ont utilisé des outils Cloud pour trouver des moyens créatifs de poursuivre leur croissance pendant la pandémie.
La pandémie a ouvert une nouvelle voie aux entreprises du monde entier, qui ont dû faire preuve d'agilité pour s'adapter et renouer avec la croissance. Du jour au lendemain, de nombreuses entreprises ont dû passer au télétravail, tandis que d'autres ont été contraintes de suspendre leurs opérations en raison de la volatilité de la chaîne d'approvisionnement.
Selon le dernier rapport du Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), sponsorisé par Workday, la pandémie a servi de catalyseur à la transformation digitale en accélérant l'adoption de nouvelles solutions technologiques. Alors qu'elles sont de plus en plus nombreuses à adopter des modes de travail hybrides, les entreprises doivent pouvoir connecter la Finance, les RH, l'équipe dirigeante et la fonction Achats pour rester alignées sur leurs objectifs.
Les premiers mois chaotiques de la pandémie ont eu un impact particulier sur les équipes Achats, qui ont dû faire face à l'instabilité de la chaîne d'approvisionnement, à l'évolution du comportement des consommateurs et à la difficulté de trouver des produits indispensables comme les équipements de protection individuelle. Rien qu'en 2020, 95 % des entreprises ont signalé un certain degré de disruption, tandis que 92 % des dirigeants ont admis que leurs capacités de sourcing digital n'étaient pas à la hauteur au cours des premiers mois de la pandémie.
Les équipes dotées de solides capacités digitales ont pu surmonter plus facilement la tempête, tout en planifiant leur future stratégie. Découvrez comment deux clients présentés dans le rapport du CIPS ont utilisé Workday Strategic Sourcing pour s'adapter rapidement aux changements de priorités et maintenir la continuité de l'activité.
Pour le premier de ces clients, une grande entreprise de streaming, la transformation des Achats était déjà une priorité avant la pandémie. Alors que de nombreuses entreprises ont rencontré des difficultés pour renforcer leurs capacités de fonctionnement à distance, ce client a pu effectuer la transition de manière relativement fluide.
L'un des éléments clés de sa stratégie de transformation digitale a consisté à aller au-delà des processus manuels et à tirer parti de l'automatisation pour gagner en efficacité et en visibilité, et favoriser la collaboration dans l'entreprise. Avant de déployer Workday Strategic Sourcing, la fonction Achats gérait tous les appels d'offres par e-mail et devait mettre à jour manuellement les acteurs impliqués. Ce suivi manuel entraînait des retards tout au long du processus et pouvait potentiellement bloquer des informations critiques dans des échanges d'e-mails interminables.
Pour dynamiser ses processus de sourcing, l'entreprise a choisi Workday Strategic Sourcing en 2019 et créé un hub centralisé via lequel le service des achats peut suivre automatiquement les économies réalisées et tenir informés les acteurs impliqués. Cette meilleure visibilité s'est traduite par une confiance accrue entre la fonction Achats et ses partenaires internes, explique un porte-parole de l'entreprise : « Maintenant que nous utilisons Workday, ils [les acteurs impliqués] peuvent suivre eux-mêmes l'avancement des projets, sans avoir à nous solliciter en permanence. »
La pandémie n'a fait que confirmer le choix de l'entreprise de digitaliser la gestion des achats, ce qui lui permet d'assurer l'avancement des projets malgré la dispersion géographique de l'équipe. La gestion simplifiée des fournisseurs aide également l'entreprise de streaming à maintenir une étroite relation avec ses fournisseurs et à gérer des chaînes d'approvisionnement instables. La possibilité de communiquer de manière rapide et efficace les nouvelles priorités aux fournisseurs permet enfin à la fonction Achats d'anticiper le changement.
« [Workday Strategic Sourcing] nous a permis de continuer comme si de rien n'était. Nous avons simplement pris nos ordinateurs portables sous le bras et repris le travail depuis chez nous. »
Pour la compagnie des eaux australienne WaterNSW, une entreprise publique, il était stratégique de pouvoir continuer à fournir des services essentiels malgré des perturbations généralisées. Cela a nécessité une collaboration constante avec les fournisseurs, dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre et de défauts d'approvisionnement. L'Australie a par ailleurs commencé à appliquer sa nouvelle législation sur les droits de la personne en 2021, qui oblige les entreprises à s'assurer que la chaîne de valeur de leurs fournisseurs est exempte de violations des droits de l'homme. Pour se mettre en conformité, WaterNSW a utilisé Workday Strategic Sourcing afin d'analyser toute sa chaîne d'approvisionnement, quel que soit le niveau des fournisseurs, et fournir ces données au gouvernement.
Lorsque la pandémie a frappé, WaterNSW était prêt. « [Workday Strategic Sourcing] nous a permis de continuer comme si de rien n'était. Nous avons simplement pris nos ordinateurs portables sous le bras et repris le travail depuis chez nous », explique Salim Reza, Head of sourcing chez WaterNSW. Grâce à la digitalisation, WaterNSW a pu se concentrer sur la réduction des risques stratégiques et l'amélioration de la collaboration.
La transformation des Achats a permis à l'équipe de WaterNSW de drastiquement renforcer l'engagement des acteurs impliqués et la confiance de ses partenaires, grâce notamment à la visibilité qu'offre Workday Strategic Sourcing. La possibilité de se connecter à l'outil et de voir exactement où en sont leurs projets dans le processus motive davantage les acteurs impliqués à collaborer avec les Achats. D'autre part, les fournisseurs de WaterNSW apprécient également la possibilité de suivre leurs appels d'offres et de communiquer directement via la plateforme.
Comme l'équipe Achats disposait des outils nécessaires pour surmonter les premiers mois chaotiques de la pandémie, elle était également préparée pour mettre en œuvre ses initiatives stratégiques. L'un de ses principaux objectifs est désormais d'étendre son système de gestion des fournisseurs existant afin de suivre tous ses principaux fournisseurs et de mieux gérer ses performances et ses dépenses globales.
Pour rester compétitives dans un monde en constante évolution, les entreprises doivent établir des partenariats stratégiques avec leurs équipes de sourcing et d'achats, au risque de prendre un train de retard. Rien qu'au Royaume-Uni, Gartner estime que les investissements technologiques ont augmenté de 18,4 % en 2021, soit un total de 304,9 milliards de dollars, et la tendance ne montre aucun signe de ralentissement. Grâce à des fonctionnalités avancées telles que les informations clés en temps réel, la visibilité sur les performances et la conformité des fournisseurs ou encore l'automatisation du sourcing, les équipes qui investissent dans la digitalisation du sourcing et des achats sont mieux à même de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise et de l'aider à prendre l'avantage sur la concurrence.
Découvrez le dernier rapport du CIPS pour comprendre pourquoi la transformation digitale est essentielle pour les équipes Achats qui cherchent à avancer malgré les disruptions.
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