Votre entreprise fait de plus en plus appel à des sous-traitants, des consultants et des travailleurs temporaires ? Il est peut-être temps de réfléchir à la manière dont vous gérez vos effectifs élargis.
Que ce soit pour répondre à l'évolution rapide du secteur, combler le manque de compétences ou attirer les meilleurs talents, de nombreuses entreprises font aujourd'hui davantage appel à des intervenants externes (intérimaires, consultants, travailleurs temporaires, etc.). De fait, 36 % des collaborateurs interrogés dans le cadre d'une enquête menée en 2022 se sont identifiés comme des travailleurs indépendants, par rapport à 27 % lors d'une précédente étude réalisée en 2016. Cette évolution place la gestion des effectifs élargis au premier plan de la stratégie d'entreprise.
De nombreuses organisations sont donc à la recherche d'une technologie qui les aide à gérer le cycle de vie complet des intervenants externes, du sourcing à l'offboarding en passant par l'embauche, la gestion, la facturation et le reporting. Selon le rapport Workforce Ecosystems: A New Strategic Approach to the Future of Work, publié par MIT Sloan Management Review et Deloitte, les managers d'aujourd'hui se sentent souvent coincés entre deux réalités.
D'une part, leurs effectifs dépendent de plus en plus d'intervenants externes. D'autre part, leurs pratiques, systèmes et processus de gestion sont conçus pour les collaborateurs internes.
La meilleure option pour soutenir le changement et l'adaptabilité du personnel dans la gestion des effectifs élargis consiste à utiliser un système de gestion des fournisseurs (VMS) qui se connectera simplement à votre SIRH. Avec un VMS, vous bénéficiez d'un système dédié à vos effectifs élargis offrant de solides capacités de facturation, des outils de collaboration améliorée avec les fournisseurs et des fonctionnalités uniques pour soutenir les intervenants externes.
Dans sa forme la plus simple, un VMS est une solution logicielle qui vous permet de gérer le cycle de vie de vos effectifs élargis. Le stockage et la gestion des données relatives aux intervenants externes est une fonctionnalité de base offerte par la plupart des solutions VMS, mais nombre d'entre elles proposent également un large éventail de fonctionnalités destinées à soutenir ces effectifs, y compris :
Au fur et à mesure que les effectifs élargis augmentent, un VMS est essentiel au succès d'une stratégie RH. Bien que les solutions VMS soient le plus souvent utilisées par l'équipe du bureau de gestion des programmes (PMO) ou par un fournisseur de services gérés (MSP) pour faciliter les tâches de gestion quotidiennes liées aux effectifs élargis, les données collectées peuvent être exploitées dans l'ensemble de l'entreprise. Les responsables RH, Finance et IT peuvent facilement accéder aux données et les analyser, ce qui permet d'améliorer la planification RH et de mettre en place une stratégie efficace en matière d'effectifs.
Le rapport Global Talent Trends de Mercer montre que 62 % des entreprises donnent aux RH plus de contrôle et d'influence sur les talents externes. Alors que les équipes RH recrutent de plus en plus de talents en dehors de l'entreprise pour combler d'importants écarts de compétences, elles doivent être en mesure de prendre en compte ces intervenants externes dans la budgétisation, la planification et les prévisions. Selon la Society for Human Resource Management, jusqu'à 68 % des effectifs externes ne sont pas pris en compte dans la planification et la budgétisation des talents.
De nombreuses équipes dirigeantes sont actuellement à la recherche d'une technologie capable d'unifier les données RH, Finance et opérationnelles afin de moderniser leur stratégie d'entreprise et d'évaluer les besoins en effectifs externes durant la planification. Un VMS peut fournir les données dont les équipes ont besoin pour planifier les effectifs élargis, qu'il s'agisse de travailler avec des travailleurs temporaires, des consultants ou d'autres sous-traitants à court terme. Il permet également de collaborer avec les fournisseurs de manière plus sécurisée, d'avoir une meilleure visibilité sur leurs performances et de favoriser une relation mutuellement bénéfique.
« Les managers d'aujourd'hui se sentent souvent coincés entre deux réalités [...]. Leurs effectifs dépendent de plus en plus d'intervenants externes. »
Les solutions VMS sont également précieuses pour créer des écosystèmes technologiques alignés, une priorité majeure pour les dirigeants des différentes équipes. S'il dispose de connexions natives avec les systèmes Finance et SIRH, un VMS peut créer un hub de données pour tout ce qui concerne vos effectifs élargis, en partageant ces données de manière fluide entre les systèmes. Cela permet d'avoir une meilleure visibilité sur les coûts des intervenants externes, le sourcing et la planification, tout en créant un écosystème technologique simple et harmonisé qui peut être utilisé pour gérer l'ensemble de vos effectifs.
Un reporting et des analyses robustes, ainsi qu'une ventilation détaillée des coûts dans le cadre de projets SOW, permettent à l'équipe dirigeante d'avoir une vue top-down des besoins de l'organisation en matière d'effectifs élargis. Les dirigeants peuvent alors les prendre en compte dès le départ plutôt que de les traiter après coup, ce qui permet de renforcer les stratégies globales et d'améliorer la planification budgétaire de l'entreprise.
Les coûts de main-d'œuvre font partie des dépenses les plus importantes liées aux intervenants externes. Bien que de nombreuses entreprises collectent des informations sur ces collaborateurs, elles utilisent souvent leur SIRH ou un autre système qui n'est pas conçu pour les effectifs élargis. Sans une vue unique de tous les types d'intervenants externes, les équipes chargées des achats peuvent éprouver des difficultés à suivre et à gérer les coûts qui y sont liés.
Grâce à une source unique et complète des données relatives aux intervenants externes, votre équipe Achats peut gérer les coûts et les collaborateurs de manière efficace. Lorsque vos données sont unifiées, la prévision des coûts et des besoins devient un processus rationalisé, qui peut être renforcé par une connexion native entre vos systèmes VMS, SIRH et Finance.
Une fois que votre entreprise dispose d'une source unique de données pour les effectifs élargis, la connexion de ce système à votre SIRH peut apporter plus de visibilité. Plutôt que d'examiner séparément les données relatives aux salariés à temps plein et aux intervenants externes, l'équipe dirigeante peut consulter et analyser les données relatives à l'ensemble des effectifs. En obtenant une vue d'ensemble des dépenses totales en personnel, de l'affectation des ressources pour les projets SOW, etc., votre équipe dirigeante peut planifier l'embauche et la budgétisation de manière plus stratégique.
La connexion du VMS et du SIRH apporte également des avantages significatifs à vos collaborateurs qui utilisent les systèmes au quotidien. L'élimination des tâches fastidieuses et les gains d'efficacité des données dans le système permettent de créer des viviers de talents précis pour les responsables du recrutement, tout en réduisant la saisie des données. L'alignement des deux systèmes se traduit également par des workflows simplifiés qui permettent à vos collaborateurs de gagner en productivité et en efficacité.
Vous recherchez des moyens de réduire les risques de sécurité liés aux effectifs élargis ? Les solutions VMS offrent des workflows simplifiés du sourcing jusqu'à l'onboarding, garantissant que chaque étape est complétée à mesure que le collaborateur progresse dans le cycle de vie de son contrat.
Il est possible de créer des workflows pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Que vous souhaitiez vous concentrer sur le respect des conditions du poste ou que vous ayez besoin de supprimer l'accès après un départ, un VMS fonctionne avec vos systèmes et vos processus pour soutenir votre personnel externe.
Au fur et à mesure que vos effectifs élargis augmenteront, votre entreprise aura de nouveaux besoins pour la fourniture des équipements et le paiement des collaborateurs. Si votre équipe ne peut pas reconfigurer votre VMS ou trouve le système difficile à utiliser, vos collaborateurs risquent de ne pas vouloir s'en servir du tout.
Le bon VMS pour votre entreprise sera suffisamment intuitif et flexible pour répondre à vos besoins, même si votre entreprise ou le contexte économique évolue. L'adaptation des workflows aux besoins de votre équipe accroît également son agilité et lui permet de travailler plus intelligemment, et non davantage. Et si ces workflows doivent être modifiés, votre équipe peut gérer ces mises à jour comme vous l'entendez, offrant ainsi la flexibilité dont vous avez besoin pour rester agile longtemps après la transition vers un VMS.
Connecté à votre SIRH, un VMS offre une visibilité et une automatisation de bout en bout pour réduire les tâches administratives fastidieuses et vous permettre de gérer l'ensemble de votre personnel. À mesure que vous optimiserez vos stratégies d'entreprise et ferez davantage appel à des effectifs élargis, un VMS vous fournira tout ce dont vous avez besoin pour vous adapter.
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