Les DSI et les responsables IT disposent de connaissances précieuses sur ce dont l'entreprise a besoin pour créer une stratégie de gestion des talents élargie qui alimente le Future of Work.
Aujourd'hui, alors que les limites traditionnelles du travail s'effacent dans une économie des compétences sans frontières, le DSI est confronté à la nécessité de mettre en place une infrastructure qui prend en charge les effectifs étendus et qui permet à l'entreprise d'être agile, tout en gérant de près les risques liés à la sécurité et à la non-conformité.
La mise en place d'effectifs étendus (tels que les consultants, les travailleurs temporaires et les collaborateurs contractuels) est désormais stratégique, car de multiples facteurs, notamment l'évolution des demandes des entreprises, l'évolution des attentes des collaborateurs et un marché des talents toujours tendu dans un contexte d'incertitude économique, ont engendré une inadéquation entre les compétences demandées et l'offre de collaborateurs possédant ces compétences.
Et le défi est de taille : plus d'un tiers des dirigeants déclarent que le manque de compétences pertinentes dans leurs effectifs est le principal obstacle à la réalisation des objectifs de transformation, selon le rapport mondial de Workday intitulé « Combler son retard : vers une transformation digitale pérenne ».
Afin de réduire l'écart de compétences et de gérer leurs coûts de main-d'œuvre, les entreprises étendent de plus en plus leurs stratégies de gestion des talents afin de prendre en compte tous les types d'effectifs. Il faut dire que le recours aux intervenants externes se développe : 36 % des répondants se considèrent désormais comme des collaborateurs indépendants, ce qui représente une augmentation significative par rapport aux 27 % enregistrés en 2016.
À mesure que les stratégies de gestion des talents des entreprises évoluent, leurs équipes IT font de même et assument un plus large spectre de responsabilités en matière de transformation digitale et de résilience organisationnelle.
Il ne faut pas oublier que, dans de nombreuses entreprises, la fonction RH gère les collaborateurs grâce à son système de gestion du capital humain (HCM), tandis que la fonction Achats gère les consultants externes depuis un système de gestion des fournisseurs (VMS). Cette approche fondée sur plusieurs systèmes engendre nécessairement un cloisonnement. Pas moins de 68 % des collaborateurs indépendants sont exclus des effectifs étendus lors de la budgétisation et de la planification, ce qui empêche les entreprises d'avoir une représentation exhaustive des compétences sur lesquelles elles peuvent compter.
C'est pourquoi la fonction IT doit coopérer avec la fonction RH pour fournir des solutions qui alimentent le futur du travail et intègrent les effectifs étendus. En outre, les DSI sont plus à même de surmonter les difficultés liées à la gestion des effectifs étendus dans un écosystème connecté, et notamment la visibilité des effectifs, la sécurité, ou encore la planification et le déploiement des talents.
Voici cinq raisons pour lesquelles les DSI doivent faire de la gestion des effectifs externes une priorité.
Chaque collaborateur, qu'il soit interne ou externe, salarié ou payé à l'heure, employé de longue date ou recruté pour une mission ponctuelle, représente une faille potentielle pour la cybersécurité de votre entreprise. Plus de 80 % des failles de cybersécurité sont dues à l'ingénierie sociale, c'est-à-dire à une tentative de manipuler ou de tromper des individus afin d'avoir la mainmise sur les informations d'une entreprise, selon le rapport de Verizon intitulé « Data Breach Investigations Report 2022 ». Cette étude révèle que la majorité des failles de sécurité sont provoquées par des membres de l'entreprise, de façon intentionnelle ou non. Les consultants externes génèrent des risques supplémentaires, car ils enregistrent un turnover plus élevé que la moyenne et leurs départs sont traités de façon moins rigoureuse que pour leurs collègues internes en termes de gestion IT.
Ce décalage est souvent dû à la manière dont les entreprises gèrent leurs effectifs de base. Bien qu'elles utilisent des solutions HCM qui provisionnent et déprovisionnent automatiquement leurs effectifs, les entreprises s'appuient encore sur des systèmes manuels pour provisionner les collaborateurs contractuels. Par conséquent, les départs de collaborateurs externes ne déclenchent généralement pas les processus automatisés ni la vérification diligente garantissant que les contrôles d'accès sont mis à jour de manière appropriée. Cette gestion des départs ad hoc produit des comptes orphelins auxquels les anciens contractants peuvent accéder longtemps après avoir quitté l'entreprise, ce qui compromet régulièrement l'accès aux réseaux, systèmes, ressources et structures. Un grand nombre des failles majeures observées ces dernières années ont été imputées à des contractants ayant continué d'accéder aux systèmes de l'entreprise après la fin de leur contrat.
Les DSI jouent un rôle tout aussi important pour réévaluer les stratégies RH et créer une infrastructure qui soutient le futur du travail.
Que ces incidents soient le fruit d'erreurs humaines ou d'actes malveillants, ils sont très néfastes et onéreux. Selon le rapport sur la sécurité d'IBM, le coût moyen d'une violation de données s'élevait à 4,35 millions de dollars en 2022, soit une hausse de 2,6 % par rapport à 2021 et un bond de 12,7 % par rapport à 2020. Pour combattre cette menace, les DSI doivent bannir les processus manuels. Une alternative se révèle bien plus efficace : un VMS intégré directement dans le système HCM, afin de fournir un seul système d'enregistrement pour l'ensemble des effectifs et d'assurer un suivi continu et une gestion des départs appropriée, et ce, quelle que soit la classification du collaborateur.
Les DSI déploient les efforts nécessaires pour favoriser l'accélération digitale de leurs entreprises, en tirant parti d'une technologie capable de défier la concurrence, de conquérir des parts de marché et d'assurer un succès durable. Tout particulièrement dans un monde post Covid-19, ce rôle requiert d'adopter une approche plus fluide de la gestion des ressources et de moderniser l'infrastructure digitale afin de répondre aux besoins en matière de télétravail. Pour ce faire, les entreprises les plus performantes optent de plus en plus pour des modèles d'affectation de personnel à la demande qui reposent sur des consultants externes. Mais leur approche de l'écosystème RH peine à suivre le rythme de l'approche à la demande.
Par exemple, alors que les collaborateurs salariés font l'objet d'un suivi dans les systèmes HCM, les consultants externes sont généralement rattachés aux Achats, aux Opérations ou à des lignes d'activité individuelles qui effectuent leur suivi via une grande diversité de systèmes traditionnels et d'applications ponctuelles. Cette approche cloisonnée a non seulement besoin d'intégrations complexes à chaque nouvel ajout d'un système, mais empêche également les dirigeants d'accéder aux données en temps réel dont ils ont besoin pour déployer efficacement les consultants externes sur le bon projet et au bon moment.
Pour sortir du piège de la gestion des intégrations et créer une architecture applicative à l'épreuve du temps, les DSI doivent investir dans un VMS Cloud qui s'intègre parfaitement à leur HCM pour prendre en charge tous les collaborateurs, qu'ils soient employés à plein temps, collaborateurs front-line payés à l'heure, contractants ou encore travailleurs temporaires. Un écosystème RH connecté simplifie le processus d'onboarding tout en rendant les données opérationnelles, de sorte que les dirigeants puissent savoir facilement où se trouvent leurs contractants, les systèmes auxquels ils ont accès ou encore les fonds que l'entreprise mobilise pour les payer. Par ailleurs, les dirigeants peuvent également accéder à des données détaillées concernant les compétences et l'expérience de travail passée des contractants, afin de faciliter le déploiement rapide et efficace de ces collaborateurs sur de nouveaux projets.
Les entreprises recueillent une quantité inouïe de données : sur leurs effectifs, leur fonction Finance ou encore leurs opérations.
Autant d'informations disparates qui s'avèrent inutiles si elles ne peuvent pas être traitées efficacement pour éclairer la prise de décision des dirigeants.
Pour les données sur les effectifs, cela nécessite l'intégration d'informations relatives aux collaborateurs externes dans le système HCM de l'entreprise, afin que les responsables Finance, RH, Achats et Opérations puissent consulter facilement l'intégralité des dépenses et analyser leur stratégie de gestion des talents en profondeur. Une harmonisation des données sur les effectifs permet également un contrôle du budget plus précis en facilitant la compréhension pour les DAF et les DRH des coûts des collaborateurs en général et des intervenants externes en particulier, permettant ainsi une planification de l'effectif plus efficace. En outre, une visibilité sur l'ensemble des effectifs favorise un recrutement et un sourcing plus agiles, ce qui permet aux entreprises de remplir rapidement leurs viviers de talents critiques.
Or, pour ce faire, les DSI doivent mettre en place des solutions technologiques qui permettent de dépasser la simple gestion de données pour aboutir à une seule source de données en temps réel. La technologie de gestion des effectifs doit donner aux équipes IT les moyens d'innover en utilisant les données pour répondre aux besoins croissants de l'entreprise, sans pour autant accumuler de dette technique. Songez à ceci : les équipes IT étant chargées par les dirigeants de modifier ou d'étendre la pile technologique en fonction de l'évolution des priorités de l'entreprise, les DSI ont besoin d'une technologie pensée pour l'agilité. Une plateforme dotée d'une configuration en self-service (par exemple, des options low-code ou no-code pour modifier les processus, les structures organisationnelles ou d'autres caractéristiques de l'entreprise) peut évoluer rapidement pour prendre en charge les opérations et les changements en cours.
Les leaders IT sont aujourd'hui soumis à une pression constante pour rationaliser leurs systèmes traditionnels tout en garantissant la conformité. Une tâche particulièrement délicate lorsqu'il est question d'évaluer les technologies de gestion RH. Compte tenu de la variété de règles qui régissent le statut des consultants externes, les entreprises ne peuvent pas traiter les contractants indépendants de la même manière que les collaborateurs à plein temps. Par ailleurs, l'utilisation de systèmes totalement distincts pour la gestion de différents statuts de collaborateurs engendre des silos superflus et donc du travail supplémentaire pour tous.
En adoptant un VMS qui s'intègre de manière globale au système HCM de l'entreprise, les DSI peuvent consolider les systèmes RH pour les collaborateurs de toutes classifications, tout en respectant les différences de statut et en éliminant la responsabilité d'emploi conjoint. Il en va de même pour la réduction de la complexité lors de l'attribution des privilèges et des autorisations. En disposant d'un seul mécanisme de provisionnement, les entreprises sont certaines que leurs protocoles de sécurité sont appliqués pour l'ensemble des collaborateurs, notamment le déprovisionnement correct des collaborateurs externes dans les systèmes de l'entreprise au terme de leur contrat.
Les DSI doivent donc investir dans un système VMS Cloud qui prend en charge l'ensemble des collaborateurs, salariés comme contractants.
Cette intégration, en plus de rationaliser les workflows et de rendre les données plus opérationnelles, permet de rentabiliser plus efficacement l'investissement d'une entreprise dans la planification de ses ressources. L'unification de toutes les fonctions via l'intégration d'API permet également aux entreprises de normaliser davantage les processus et d'automatiser les workflows.
En tant que conseillers de confiance de leur PDG, les DSI doivent assumer la responsabilité de transformer l'approche de la gestion des risques de leur entreprise grâce à des contrôles automatisés et à une surveillance en temps réel. Et parce que le statut des contractants indépendants présente de très nombreux risques, des failles de cybersécurité aux vulnérabilités en matière de droit du travail, les DSI ne peuvent pas négliger cette partie de leur activité.
Un autre risque émerge lorsque deux entreprises ont des droits et des devoirs à l'égard d'un même individu. Cette situation est fréquente lorsqu'une entreprise recourt à une agence de recrutement pour embaucher des consultants externes. Sans une gestion adéquate, le manque d'expertise ou d'engagement de la part de l'agence peut avoir des répercussions juridiques pour l'entreprise.
La manière la plus efficace d'anticiper de tels risques consiste à opter pour une solution technologique qui automatise les contrôles. En plus d'aider les entreprises à se tenir au courant de l'évolution du droit du travail pour les consultants externes, le bon système VMS doit également vérifier la conformité de la politique de titularisation, la parité salariale, le provisionnement automatisé et d'autres questions liées à l'emploi, afin d'éviter toute responsabilité liée au recours à une agence de recrutement.
En définitive, la pénurie actuelle de talents nous rappelle une fois de plus que les collaborateurs sont l'atout le plus précieux d'une entreprise. Alors que le recours à des effectifs externes s'intensifie, les DSI visionnaires doivent investir dans un système de gestion intégré qui déploie de façon dynamique les collaborateurs externes pour maximiser l'impact positif pour l'entreprise, qui assure une gestion rigoureuse des risques en matière de conformité et de sécurité, et qui fournit la vision et l'agilité nécessaires pour prendre les meilleures décisions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
Avec Workday et VNDLY, a Workday company, les entreprises peuvent créer une stratégie de gestion des talents globale et tirer le meilleur parti de leur vivier de talents étendu.
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