Préparer l'évolution de la Finance en neuf étapes

Les prévisions financières sont un élément clé de la planification d'entreprise. À partir des performances passées et des conditions ou tendances actuelles, elles permettent de prédire l'avenir.

Elles aident ainsi les entreprises à s'adapter à l'incertitude grâce aux prévisions de la demande de produits ou de services.

Bien maîtrisées, les prévisions financières permettent aux entreprises de résister aux bouleversements économiques, de s'adapter aux fluctuations de revenus et de dépenses et de changer de cap quand de nouveaux défis ou des opportunités se présentent. En revanche, de mauvaises prévisions peuvent saboter votre entreprise.

Découvrez les neuf étapes à suivre pour définir des processus de prévisions financières, véritables guides de la stratégie d'entreprise.

Étape 1 : Maîtriser le vocabulaire

En quoi consistent les prévisions financières et quelle est leur place dans les processus traditionnels de budgétisation et de planification ? Les experts FP&A (élaboration budgétaire et analyse financière) n'utilisent pas le même vocabulaire. Voici quelques définitions pour vous y retrouver :

Différence entre prévision et planification La planification désigne la prévision annuelle préparée pour l'année fiscale ou civile à venir. Le terme « prévision » est généralement utilisé pour parler des exercices périodiques qui permettent d'adapter votre planification aux performances réelles.

Différence entre prévision et budget Un budget est un plan qui prévoit la manière dont vont s'organiser vos dépenses. Bien qu'il s’agisse d’un élément clé de toute prévision, il ne représente qu'une pièce du puzzle. Une prévision n'est pas complète sans les revenus, l'actif, le passif et les flux de trésorerie prévus. Les vrais stratèges de la planification prendront même en compte les KPI opérationnels.

Étape 2 : Modéliser ses revenus

Avant de pouvoir formuler des prévisions financières complètes, vous devez d'abord élaborer un business model précis. Modéliser ses revenus est l'une des façons d'y parvenir. Un modèle de revenus efficace doit répondre à des questions comme : « Quels sont les investissements nécessaires pour augmenter les revenus de 25 % l'année prochaine ? », ou, « Si les revenus stagnent, quels sont les programmes à supprimer pour préserver notre rentabilité ? » Avec le bon modèle, vous pouvez élaborer des scénarios et examiner les différentes hypothèses pour répondre à ces questions avec confiance.

Les modèles de revenus ne seront pas les mêmes en fonction du secteur d'activité et du business model. Un industriel s'intéressera à des variables telles que la capacité et l'utilisation, tandis qu'un cabinet juridique examinera plutôt les listes de clients et la facturation. Quelle que soit votre activité, choisir le bon modèle vous aide à mieux gérer vos revenus et à faire progresser votre entreprise.

Voici quelques éléments à prendre en considération :

• Réfléchissez aux différents facteurs clés. Ne vous limitez pas à vos connaissances actuelles. Lorsque vous modélisez vos revenus, prenez le temps de tester et d'adapter les hypothèses afin d'obtenir de nouveaux insights sur les sources de revenus inexploitées.

• Commencez par réfléchir au lien entre prix et volume. Même si le vocabulaire et les formules varient d'un secteur à l'autre, la plupart des modèles reposent sur la relation entre prix et volume. C'est un bon point de départ pour modéliser vos revenus.

• Combinez les approches top-down et bottom-up. Les modèles de prévision et de planification financière top-down partent d'une vue d'ensemble pour se concentrer sur les tendances générales du marché, tandis que les modèles bottom-up sont axés sur les détails opérationnels de votre entreprise. Prendre en compte les deux vous permet d'identifier les lacunes dans vos capacités actuelles et de les transformer en opportunités.

Étape 3 : Modéliser ses dépenses

Vos prévisions doivent prendre en compte les entrées mais aussi les sorties d'argent. N'oubliez pas les facteurs clés suivants lorsque vous modélisez vos dépenses :

• Le personnel. Il s'agit sûrement de votre premier poste de dépenses. Si votre entreprise est principalement composée de salariés, vous pouvez calculer les dépenses par collaborateur. Si vous êtes un important retailer ou à la tête d'une chaîne de restaurants avec un grand nombre de salariés horaires, il sera en revanche plus judicieux de faire vos prévisions en fonction des équipes ou des rôles.

• Les charges d'exploitation (OPEX). Souvent, les charges d'exploitation sont étroitement liées au nombre de collaborateurs. Votre modèle de dépenses doit en tenir compte.

• Le coût des marchandises vendues (COGS). Vous devez prévoir tous les coûts associés à la création de revenus, y compris la main-d'œuvre, les matériaux et les frais généraux.

• Les coûts fixes et variables. Il est essentiel de comprendre le fondement d'une dépense pour parvenir à une modélisation correcte. Un coût fixe (tel qu'un data center) doit être modélisé selon son propre calendrier, tandis qu'un coût variable (comme les matières premières et le conditionnement) peut être modélisé selon une formule (par exemple, en pourcentage du revenu total).

• Les affectations. Dans certains cas, il est préférable de répartir les coûts entre les segments ou les centres de coûts. Répartir les dépenses informatiques entre plusieurs départements, par exemple, peut vous aider à mieux cerner le coût global de ces services. Commencez par identifier une métrique clé qui servira de base à votre répartition. Vous pouvez par exemple affecter certains coûts par collaborateur, et d'autres par mètre carré.

Étape 4 : Trouver la bonne cadence

Une fois votre modèle établi, il est important de définir une cadence et un calendrier. Les prévisions financières ne consistent pas en un exercice ponctuel, mais en une pratique à développer et à ajuster au fil du temps.

Planification. Commencez par un processus de planification ou de budgétisation annuel qui intègre les contributions de tous les acteurs de l'entreprise pour fixer les objectifs et définir les besoins. Les modèles élaborés vous aident par la suite à tirer de ces objectifs un plan financier et opérationnel pour l'année.

Prévisions trimestrielles et mensuelles. Il y a forcément un moment où l'entreprise s'écarte des prévisions. Dans ce cas, vous devez rectifier votre plan, évaluer vos performances et revoir vos attentes. Ce bilan périodique ne doit pas arriver par surprise, mais plutôt s'intégrer dans un processus de planification continu et dynamique.

Cherchez la meilleure cadence de prévision pour votre entreprise. Parfois, les contraintes viennent de l'extérieur. Vous pouvez être tenu de présenter des rapports périodiques aux actionnaires ou au conseil d'administration. Si certaines prévisions peuvent être faites au coup par coup, il faut tout de même définir une cadence régulière, qu'elle soit semestrielle, trimestrielle ou mensuelle. Réajuster une prévision permet d'évaluer les performances et de rectifier les hypothèses. Cela ne remplace pas le plan annuel, qui conserve sa pertinence pour la rémunération et d'autres objectifs. Les réajustements doivent coexister avec le plan initial. Ils représentent vos prévisions les meilleures et les plus récentes en matière de performances opérationnelles.

Prévisions quotidiennes et hebdomadaires. Dans certains cas, les prévisions doivent être beaucoup plus fréquentes. Le retail, l'hôtellerie et d'autres secteurs à l'activité très saisonnière ont tout intérêt à adopter un suivi quotidien ou hebdomadaire pour refléter les habitudes d'achat des clients. D'autres entreprises préféreront des prévisions hebdomadaires rapides concernant les ventes ou d'autres KPI opérationnels, pour vérifier qu'elles sont sur la bonne voie.

Étape 5 : Se concentrer sur ce qui compte

Une prévision financière utile ne doit pas juste reprendre le plan comptable du grand livre. Elle doit aussi modéliser les hypothèses opérationnelles sous-jacentes. Les industriels s'intéresseront au temps de disponibilité de l'usine, au rendement et aux code-barres, là où les organisations à but non lucratif regarderont de près les subventions et les adhésions.

Pour certaines entreprises, le compte de résultat sera suffisant pour évaluer les performances financières. Pour d'autres, en revanche, il faudra y ajouter un bilan et un tableau des flux de trésorerie. Pour les entreprises à forte intensité de capital (comme les banques qui gèrent des actifs ou les sociétés de télécommunications qui construisent des infrastructures de réseau), le bilan doit impérativement inclure les prévisions des dépenses d'investissement (CAPEX).

Dans certains cas, il n'est pas nécessaire d'établir un bilan complet pour les prochaines années. Une sélection de métriques spécifiques sera suffisante pour prévoir l'évolution de la trésorerie nette dans le temps.

Pour les petites entreprises sans importantes réserves et celles qui veulent lever des fonds, il est essentiel d'avoir une idée de l'impact des opérations sur la trésorerie future.

Étape 6 : Définir son processus de reporting

Une fois la modélisation détaillée de l'entreprise terminée et les informations clés intégrées dans le processus de prévision financière, il vous reste à définir un ensemble de rapports à utiliser en interne et en externe. Leur objectif est d'offrir un aperçu clair de la santé de l'entreprise. Ils doivent aller au-delà du simple bilan des finances et intégrer les performances des KPI opérationnels et des packs de données qu'il sera facile de partager avec votre conseil d'administration et vos équipes de direction.

Le résultat final du reporting ne doit pas être votre seule inquiétude. Votre méthode de travail importe tout autant.

Vous êtes sûrement habitué à rassembler toutes vos sources de données, à les importer manuellement dans diverses feuilles de calcul et à les envoyer par e-mail pour approbation. Sans parler des demandes ponctuelles faites en ligne ou au détour d'un couloir.

Pour fournir à tous les rapports dont ils ont besoin, plus rapidement et en offrant davantage de précision, l'automatisation est la clé. Une plateforme automatisée simplifie la collecte, le rapprochement et l'extraction de vos données. Cela peut suffire à transformer la corvée mensuelle de reporting en un moteur dynamique et continu du changement organisationnel.

Étape 7 : Encourager la collaboration

Vous y êtes : vous avez automatisé le reporting, établi une cadence de reporting régulière, et vous impressionnez par les insights que vous partagez. Mais si vous êtes le seul gardien de l'information, vous passez à côté d'une formidable opportunité. Quand les divers acteurs ne sont pas directement impliqués dans le processus de planification, ils n'ont pas le sentiment d'appropriation.

Mais lorsqu'ils ont accès aux données via des outils de prévision financière en self-service, ils se font plus proactifs dans la collecte des données clés et adoptent votre plan sans réserve.

Étape 8 : Choisir les bons outils de prévision financière

Pour franchir toutes ces étapes, vous aurez besoin des bons outils de prévision financière. Si la plupart des équipes Finance ont fait leurs premières armes sur Excel, cette solution n'est pas prévue pour un déploiement à grande échelle. Lorsqu'elles commencent à se développer et à multiplier les sources de données, les entreprises doivent passer à une solution financière Cloud qui répond à plusieurs exigences :

• Simplifier la collaboration. Impliquez tous les acteurs de l'entreprise dans la planification en leur donnant accès aux données en temps réel afin que les Business Partners puissent s'approprier leurs chiffres.

• Permettre la planification de scénarios multiples. Combinez des modèles top-down de haut niveau basés sur la croissance et la marge à des listes de personnel détaillées et des calendriers bottom-up dans une seule plateforme pour éliminer rapidement les différences et identifier les écarts.

• Fournir une seule source de données. Avec un ensemble de données opérationnelles et financières communes à toute l'entreprise, vous alignez les différents acteurs et suivez efficacement les performances.

• Automatiser le reporting. Grâce à un reporting centralisé et à l'intégration automatisée des données, vous n'avez plus à rechercher et à agréger manuellement les données. Cela vous donne plus de temps pour analyser les données et fournir à tous les informations nécessaires pour prendre des décisions plus rapides et plus efficaces.

Étape 9 : Mieux comprendre son entreprise

En résumé, les prévisions financières permettent de répondre à des questions clés. Savez-vous vraiment comment votre entreprise se positionne dans le contexte économique spécifique ? Quelles informations clés pouvez-vous obtenir sur les facteurs d'opportunité et de risque ? Et surtout, comment les communiquer aux décideurs de l'entreprise ? 

Avec le bon logiciel de prévisions financières, toutes ces réponses sont à portée de main et vous aidez chacun à se sentir impliqué dans le processus.