Comment passer à la planification continue ?

La croissance est un indicateur classique de la réussite d'une entreprise. Car sans croissance, une entreprise ne peut pas réussir. Même en temps de crise, les entreprises doivent pouvoir surmonter les obstacles et prospérer par la croissance.

Mais lorsque la Finance ne considère la croissance que sous l'angle de la taille et du volume, il est très facile de passer à côté d'autres aspects de l'évolution des entreprises. Il ne s'agit pas uniquement de croître, mais également de s'améliorer.

Domaine dans lequel la plupart des entreprises peuvent s'améliorer, et même de beaucoup, leur planification. Pour un nombre croissant d'entreprises, il n'y a jamais eu de meilleur moment pour transformer les processus qui les aident à préparer l'avenir.

Processus de planification annuelle ou planification continue

Vous pouvez vous en tenir à un processus de planification annuelle traditionnel, tâche souvent manuelle et basée sur des feuilles de calcul, générant des plans, des budgets et des prévisions obsolètes dès leur finalisation. Lorsque vous passez des semaines, voire des mois, à élaborer un plan qui ne correspond plus aux changements dynamiques intervenus dans votre organisation, vous investissez votre temps et vos efforts dans un modèle qui ne pourra ni guider votre entreprise vers l'avenir ni vous aider à changer de cap rapidement. Le statu quo peut sembler rentable en termes de dépenses réelles, mais les coûts en temps et en personnel, les erreurs et les opportunités manquées rendent la planification statique foncièrement inadaptée à la conduite de votre entreprise. Particulièrement en ce moment.

La planification continue est une bien meilleure option. Conçue pour répondre aux besoins des entreprises modernes, la planification continue regroupe l'ensemble des données financières et opérationnelles de l'entreprise en une seule source de données permettant d'établir des plans, des budgets et des prévisions à partir de données réelles et récentes.

La planification continue donne aux entreprises les moyens d'ajuster en permanence leurs budgets et leurs prévisions, pour s'adapter et réagir en temps réel en s'appuyant sur les informations les plus récentes. Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises sont contraintes de raccourcir la fenêtre d'évaluation, de modification des prévisions et d'ajustement de leur plan stratégique. Plus elles se rapprochent d'une planification en temps réel, plus leurs décisions sont stratégiques et leurs actions compétitives. 

Trois obstacles fréquents à la planification continue

De nombreuses entreprises se heurtent à des obstacles fréquents (et frustrants) sur le chemin de la planification continue et des gains d'agilité. Une enquête réalisée auprès de dirigeants d'entreprises internationales, souvent citée, permet de mieux comprendre ce qui distingue les entreprises les plus performantes de celles qui sont à la traîne. Les résultats montrent que moins d'un dirigeant sur cinq déclare que son approche de la stratégie et de l'exécution lui permet de réagir avec agilité et rapidité aux évolutions du marché. 

Quels sont les freins à la planification continue et à l'agilité ? Trois obstacles principaux :  

1. Technologie ou infrastructure dépassée. Les technologies traditionnelles peuvent cloisonner les données entre les différents services et unités opérationnelles, empêchant ainsi les utilisateurs de disposer des informations dont ils ont besoin pour surveiller la santé de l'entreprise et prendre rapidement des décisions éclairées. 

2. Manque de compétences. À mesure que la planification s'étend à toute l'entreprise, le besoin se fait ressentir d'enrichir la formation et les compétences afin de maîtriser ces outils et d'en tirer le meilleur parti. C'est un véritable défi lorsque le seul environnement dont vous disposez est conçu uniquement pour la Finance. 

3. Processus et procédures en vigueur. Les défis organisationnels, notamment liés à des hiérarchies rigides et à des workflows peu flexibles, peuvent faire obstacle à la mise en œuvre de processus de planification continue pour la Finance et au-delà.

Évoluer vers un processus de planification continue

Pour surmonter ces obstacles, le passage d'une planification annuelle statique à un processus de planification continue nécessite d'opérer des changements dans au moins un des trois domaines suivants : la technologie, les effectifs ou les processus. Et très probablement, dans chacun des trois.

Technologie. Il serait impossible de mettre en œuvre un processus de planification continue à partir de l'environnement de planification statique sous-jacent à la technologie traditionnelle dépassée. Les solutions de planification Cloud modernes peuvent automatiser la collecte de données dans les différents silos et les rendre disponibles à l'ensemble des services de l'entreprise. C'est le moyen pour eux de partager une seule source de données et d'insights pour la planification et la prise de décisions. 

Lorsque vous évaluez une technologie de planification, privilégiez les solutions dont la flexibilité vous permettra de vous adapter à la croissance de votre entreprise ainsi qu'à l'augmentation du nombre d'utilisateurs qui auront besoin de plus d'informations exploitables, plus souvent. En outre, assurez-vous que vos solutions sont compatibles avec d'autres plateformes afin de ne pas vous retrouver avec des systèmes disparates et déconnectés qui empêcheraient le partage et la collaboration. Une solution de pointe vous offrira la flexibilité dont vous avez besoin pour modéliser pratiquement n'importe quel scénario de simulation, autant de fois que nécessaire, et ce, dans pratiquement toutes les dimensions. Elle intégrera également l'automatisation intelligente telle que le Machine Learning afin de vous permettre d'élaborer des prévisions plus précises et plus rapides, tout en identifiant les problèmes potentiels plus tôt. 

Effectifs. Toute la technologie du monde est inutile si vous n'avez pas les bonnes personnes, dotées des bonnes compétences, pour en tirer parti au bon moment. L'approche de planification et d'analyse étendues (xP&A), ou planification à l'échelle de l'entreprise, intègre les meilleures pratiques FP&A dans l'ensemble de l'entreprise, afin que chacun puisse s'engager dans un processus de planification continue. En instaurant une culture de la planification continue, non seulement vous soulagez l'équipe Finance, mais vous aidez aussi les autres services et branches d'activité à optimiser leurs budgets, leurs prévisions et leurs plans. 

Processus. La technologie peut automatiser les tâches manuelles telles que la saisie et la consolidation des données, tandis que le développement des compétences dans l'ensemble de l'entreprise peut vous aider à maximiser votre capacité à planifier en continu. En intégrant la planification continue dans vos workflows standards, vous vous assurez que vous utilisez les mêmes meilleures pratiques dans toute l'entreprise, et donc que tout le monde travaille à l'unisson. Les directeurs financiers doivent établir et orchestrer des processus reproductibles de planification, de budgétisation et de prévision. C'est ainsi que l'ensemble de votre entreprise pourra s'adapter rapidement aux évolutions du marché. 

Se lancer dans la planification continue

La technologie, les effectifs ou les processus : par où commencer ? La réponse est propre à chaque entreprise. Certaines se concentreront sur leurs besoins les plus urgents ou sur les domaines dans lesquels elles accusent le plus de retard, tandis que d'autres souhaiteront obtenir des résultats rapides et faciles sur lesquels elles pourront s'appuyer. 

Les données jouant un rôle essentiel, il peut être judicieux de se concentrer d'abord sur la technologie. Cela vous permettra de créer une seule source de données qui constituera le socle de données intelligent dont vous aurez besoin pour impliquer vos effectifs et créer un processus de planification continue, non seulement pour la Finance, mais également pour d'autres équipes telles que les ventes, les opérations et les ressources humaines. 

Ne cherchez pas à faire des changements importants trop rapidement. En commençant petit avec un cas d'usage ou un participant test, vous pouvez bâtir votre infrastructure à un rythme soutenable tout en mobilisant des interlocuteurs privilégiés qui vous aideront à promouvoir la planification continue dans l'ensemble de votre entreprise, dès que vous serez prêt à la déployer. Mais le plus important : agissez sans attendre.

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