Comment la planification de scénarios permet d'assurer la pérennité de la fonction Finance

Compte tenu des événements de l'année écoulée, les arguments en faveur d'une planification de scénarios solide ont rarement été aussi forts. La planification de scénarios, c'est-à-dire la pratique consistant à établir des stratégies en fonction des variables des principaux facteurs opérationnels, aide les entreprises à se développer malgré les incertitudes. En d'autres termes, la planification de scénarios donne à la Finance les moyens d'intégrer des réponses au fur et à mesure du changement.

Sans la capacité d'ajuster les hypothèses de revenus et charges sur la durée, de modéliser simultanément plusieurs scénarios ou de visualiser l'impact de nouveaux marchés, de changements d'équipe ou de nouvelles législations, les entreprises ne pourront pas faire face à l'imprévu et encore moins répondre aux changements en temps réel.

Dans un récent webinar organisé par l'Association for Financial Professionals (Association des professionnels de la finance), 2 invités ont examiné la valeur de la planification et de la gestion de scénarios dans la Finance moderne.

« Le COVID-19, qu'on a décrit comme le grand accélérateur, nous a vraiment tous obligés à réfléchir à la planification de scénarios ou d'éventualités au cours de l'année écoulée », explique Jack Alexander, ancien directeur financier devenu conseiller, auteur et coach. « Et j'espère qu'à l'avenir, les directeurs financiers et des opérations utiliseront largement la planification de scénarios et intègreront davantage ces éléments dans les principales activités de planification et de gestion. »

Jack Alexander décrit sa collaboration avec un client qui, avant la pandémie, était confronté à 2 incertitudes majeures. « Dans ce cas précis, l'entreprise devait renégocier un contrat important mais ne savait pas si l'économie allait continuer à se développer ou se contracter. Elle avait donc essentiellement 4 scénarios possibles sur une matrice 2x2 combinant ces 2 incertitudes », poursuit-il. « J'encourage également le développement d'un scénario à partir d'événements à faible probabilité mais fort impact, afin de prendre en compte des événements comme la crise du COVID. »

Kinnari Desai, Vice President et Head of Corporate Finance chez Workday, décrit un processus en plusieurs étapes pour accélérer le processus de planification de scénarios.

Aligner les principales priorités des dirigeants

Dans un premier temps, les entreprises doivent identifier leurs 2 ou 3 principales priorités. « Il peut s'agir de croissance, de marges ou de flux de trésorerie, mais il est essentiel que cela soit clairement défini, explique Kinnari Desai. Nous obtenons les perspectives de notre équipe dirigeante et nous nous alignons avec elles sur ce qui est important. »

Il est également crucial de comprendre les principales attentes des différentes fonctions, qu'il s'agisse des ventes, des services, des fonctions G&A, des technologies ou autres. « Nous devons nous assurer de disposer de scénarios pertinents pour toutes les fonctions et pas seulement la Finance, poursuit-elle. Cela nous aide vraiment à intégrer plusieurs perspectives dans ce qui est important, et nous savons d'où proviennent ces connaissances. »

Jack Alexander adhère à la démarche de Kinnari Desai qui consiste à s'adresser à l'équipe dirigeante pour comprendre les menaces concurrentielles, les forces du marché et les facteurs de développement, ainsi qu'au personnel clé qui a une vision concrète de domaines tels que les matières premières essentielles et les chaînes d'approvisionnement. « Il s'agit donc d'une large participation de l'ensemble des fonctions », explique-t-il.

Identifier les facteurs clés de la création de valeur durable

Une autre étape essentielle consiste à effectuer des analyses pour déterminer la pertinence des facteurs importants et se concentrer sur ceux qui comptent le plus. « Dans quelle mesure peuvent-ils influencer le résultat ? Nous cherchons aussi à comprendre quelles variables et quels résultats peuvent être contrôlés sur une courte période par rapport à ceux qui prendront plus de temps à prendre effet, explique Kinnari Desai. Nous n'essayons pas d'optimiser chaque variable, mais de nous concentrer sur celles dont la progression importe, puis nous les intégrons toutes dans nos scénarios. »

Intégrer des données externes lorsque cela s'avère pertinent

La fonction Finance doit développer une perspective informée par des données externes. « Elles peuvent provenir du secteur, de nos pairs, des clients, de données économiques, poursuit Kinnari Desai. Chez Workday, nous utilisons notre logiciel Workday Prism Analytics pour nous aider à combiner ces données externes à nos données internes et ainsi étayer nos scénarios. »

Evaluer la fréquence de la planification de scénarios et ajuster en conséquence

« Comme nous le savons, toutes les variables n'évoluent pas au même rythme. Certaines nécessitent une attention hebdomadaire, d'autres mensuelle ou même quotidienne, ajoute encore Kinnari Desai. Notre fonction Finance combine cette capacité de planification de scénarios à la planification continue, ce qui nous permet de réagir avec agilité. »

Pour Kinnari Desai, si de nombreuses variables ont un impact sur l'entreprise, celui-ci n'est pas toujours significatif. De fait, 6 variables principales ont retenu l'attention de son équipe. « Nous avons ensuite consacré tout notre temps à essayer de comprendre comment elles allaient évoluer, explique-t-elle. Personne ne peut prédire l'avenir, mais le mieux que nous pouvions faire était d'essayer de déterminer leur développement. Contrairement aux 15 autres variables, celles-ci constituaient les éléments déterminants dans l'évolution de nos résultats. »

3 éléments pour favoriser l'agilité

L'approche de Jack Alexander repose sur 3 éléments – la vision, la constatation et la réponse – qui sont tous facilités par la planification de scénarios et renforcent l'agilité de l'entreprise.

« Cela nous aide même en ce qui concerne la vision, car vous allez identifier les hypothèses déterminantes et envisager des résultats alternatifs par rapport au plan principal, assure-t-il. Et si vous combinez cela à la business intelligence, aux perspectives externes et à un focus clients et concurrents, cela représente une aide considérable. »

Comme l'a démontré cette année pleine d'incertitude, les entreprises les plus aptes à s'adapter à des environnements en rapide évolution sont souvent mieux placées pour faire face aux crises ou à l'imprévu. Lorsqu'il s'agit de renforcer la résilience, une planification de scénarios efficace peut aider l'entreprise à identifier ses principaux facteurs opérationnels, à prendre en compte les besoins transversaux critiques et à créer l'agilité nécessaire pour réussir, et pas seulement survivre.