Planification de scénarios : Qu'est-ce que c'est ?

La planification de scénarios prépare les entreprises à l'incertitude en créant un guide des disruptions potentielles de l'activité. Lorsqu'elle est correctement exécutée, elle devient une approche stratégique pour faire face à l'incertitude et anticiper le futur, et permettre ainsi aux équipes Finance de contribuer à renforcer l'agilité et à faire avancer l'entreprise

Les DAF recourent à la planification de scénarios pour supprimer les hypothèses et être mieux préparés aux situations instables. Ce procédé peut également fournir un avantage concurrentiel en aidant les entreprises à réagir de manière rapide et agile face au changement. Lorsqu'une situation a été anticipée, les équipes peuvent se concentrer sur la gestion et la résolution de la crise, et n'ont plus besoin de se démener pour trouver un plan. 

Pourquoi il est temps de planifier des scénarios

S'il y a bien un moment pour mobiliser tous les outils et toutes les technologies disponibles pour répondre au changement, c'est maintenant. Face à l'incertitude ambiante, il est utile de comprendre que la planification de scénarios ne consiste pas à modéliser les causes probables d'une disruption en particulier, comme une pandémie. Pour la simple et bonne raison qu'une disruption peut résulter de nombreux facteurs : une catastrophe naturelle, une crise du pétrole, une crise monétaire régionale, des troubles politiques, une pandémie, etc. La liste est presque sans fin. Autrement dit, il est capital de centrer la planification de scénarios sur les effets, et non sur les causes.

L'important est donc de créer des scénarios basés sur les impacts probables et de bâtir votre modélisation autour d'eux. Exécuter des what-if scenarios impliquant des possibilités comme la réduction des coûts ou l'évolution de la demande vous aide à préparer une série de plans d'urgence pour gérer les impacts financiers, opérationnels et sur le flux de trésorerie susceptibles de survenir à la suite de nombreuses disruptions.

Par exemple, un client de Workday dans l'enseignement supérieur exécute des scénarios sur la perte de revenus liés à la location de chambres et aux frais de scolarité, la possibilité que moins d'étudiants reviennent, et les dépenses associées à l'apprentissage en ligne à distance. Autre exemple, celui d'une organisation de santé qui a utilisé les capacités de modélisation basée sur des inducteurs multidimensionnels pour apporter des corrections tout en gérant la fluctuation du nombre de patients, l'augmentation du nombre de réglementations gouvernementales et la baisse des remboursements de la part des assurances.

Indépendamment du secteur d'activité ou du cas d'usage, la planification de scénarios multiples permet aux entreprises d'isoler leurs inducteurs, d'effectuer des modélisations en fonction de la manière dont ces inducteurs pourraient être impactés, et d'affiner leur vision pour déterminer quelles actions elles devront mettre en œuvre à l'avenir. C'est un examen objectif d'une réalité qui n'a pas encore eu lieu.

La planification de scénarios au-delà de l'impact sur les résultats de l'entreprise

Comment ces entreprises arrivent-elles à faire apparaître une boule de cristal et à regarder divers futurs possibles ? Elles ont recours à une approche moderne de la planification.

Les processus de planification modernes et continus reposent sur des données en temps réel, une automatisation performante et des technologies avancées comme le Machine Learning pour aider les planificateurs de toute l'entreprise à modéliser des what-if scenarios pratiquement sans limites. Le tout en répétant rapidement plusieurs scénarios pour identifier les résultats les plus probables et les actions les plus efficaces. Les plateformes les plus avancées vous aident même à identifier des prédictions erronées pour vous donner davantage confiance dans les scénarios que vous modélisez. Dans le même temps, la surveillance des résultats vous aide à identifier les tendances et les schémas pour affiner davantage votre modèle de scénarios.

En intégrant à votre modèle de planification des données financières et non financières qui pourraient être affectées par les disruptions, vous pouvez établir plus de parallèles entre les inducteurs et mieux comprendre comment ils interagissent. Votre plan de réaction sera également plus complet, englobant plusieurs services, pour une exécution plus rapide et une adaptation plus précise. Cela inclut l'élaboration financière, la planification RH et la planification des ventes.

Processus de planification de scénarios

La plateforme appropriée permettra aux DAF et à leurs équipes de modéliser autant de scénarios que nécessaire pour faire la différence entre la réussite et l'échec. Veillez simplement à ce que ces scénarios s'articulent autour de vos principaux inducteurs d'activité afin d'éviter de perdre du temps sur des analyses à faible valeur ajoutée qui mobilisent des ressources pour simuler des impacts extrêmement improbables. Pour prendre un exemple extrême et fantaisiste, la découverte d'une source d'énergie gratuite et illimitée transformerait radicalement notre monde et bouleverserait des secteurs entiers. Il y a néanmoins peu de chances que cela se produise de sitôt.

Évaluez par contre un large éventail de résultats, y compris le meilleur cas, le pire cas et le plus probable. Générer une vue à 360 degrés des résultats potentiels vous aide, vous et les dirigeants de votre entreprise, à prendre de meilleures décisions. Développer des communications internes fortes pour partager des scénarios rapidement et avec les bonnes personnes vous permet de maîtriser les conditions changeantes et de prendre rapidement des dispositions.

Pour démarrer rapidement le processus de modélisation d'un what-if scenario, posez des questions qui vous aideront à explorer complètement les possibilités d'une interruption de l'activité, d'une guerre des prix, d'une baisse des revenus ou de tout autre scénario plausible :

• Quel est l'impact des aléas financiers tels que les décalages de revenus ou les défauts de paiement sur les prévisions de chiffre d’affaires ? Comment affecteront-ils la planification de la demande dans des cas comme les fermetures potentielles de sites ou les erreurs de stocks ?
• Comment équilibrerez-vous vos besoins en effectifs à court terme et les besoins à long terme de l'entreprise ?
• Y a-t-il une pénurie de compétences actuellement très demandées et peu présentes dans votre région ? Comment trouver des personnes disposant de ces compétences ?
• Et si vous renonciez à embaucher jusqu'au prochain trimestre, voire jusqu'au trimestre d'encore après ?
• Que se passe-t-il si vous devez réduire la paie des collaborateurs ou vos besoins en personnel ?
• Comment ajusterez-vous vos objectifs ou estimations, et quelles seront les répercussions dans le service commercial ?
• Et si votre pipeline de vente venait à stagner ou à diminuer ?
• Comment pouvez-vous vous adapter à une réduction potentielle des ressources de vente, et comment cela impactera-t-il les réservations, la productivité et les coûts ?
• Dans quelle mesure la saisonnalité affectera-t-elle une trésorerie déjà impactée ?

Vous ne pouvez pas voir l'avenir, mais vous pouvez mieux vous y préparer

Vous n'êtes peut-être pas capable de prévoir la prochaine pandémie, la prochaine récession ou la dernière innovation technologique qui bouleversera votre secteur. Mais si vous modélisez suffisamment de what-if scenarios stratégiques, vous pouvez gérer les disruptions de manière plus agile. Et c'est ce qui pourrait vous être le plus bénéfique.