Grand Livre Comptable : définition et exemples

Pour beaucoup, l'idée d'un grand livre évoque l'image de comptables à bretelles armés de plumes, inscrivant des suites de chiffres interminables sur d'immenses registres poussiéreux. Bien que les principes fondamentaux des grands livres demeurent inchangés depuis plus de 500 ans, la technologie a permis de propulser ce pilier de la comptabilité moderne dans l'avenir.

Dans ce blog, nous allons voir en quoi consiste le grand livre, nous vous donnerons un aperçu de son histoire et de ses composants, et nous expliquerons comment il a évolué au fil des ans pour rester un outil financier puissant indispensable aux entreprises.

Qu'est-ce que le grand livre ?

Le grand livre est un système d'enregistrement des transactions financières d'une entreprise, sur papier, sur ordinateur ou dans le Cloud. Il utilise des comptes numérotés, notamment de débit et de crédit, à partir desquels une balance de vérification est calculée. Il contient toutes les données nécessaires à la préparation périodique d'états financiers, tels que les bilans, les comptes de résultat, les états des flux de trésorerie et autres rapports financiers, sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. 

Dans un grand livre, les données de transaction sont organisées par type : immobilisations, passif, capitaux propres, revenus et charges. Le grand livre est également désigné sous le nom de système comptable.

Pour une grande entreprise, le grand livre peut contenir des milliers de comptes, répertoriés dans le plan comptable, qui représentent les soldes des journaux, des grands livres auxiliaires et des données de transaction provenant de systèmes externes.

Comment le grand livre utilise-t-il les grands livres auxiliaires ?

Un grand livre auxiliaire contient des sous-ensembles de transactions financières, telles que la comptabilité clients, la comptabilité fournisseurs ou les immobilisations. Il présente généralement des informations sur un seul type de transaction.

Les transactions d'un grand livre auxiliaire sont régulièrement inscrites dans le grand livre. En fonction de leur structure, les transactions d'un grand livre auxiliaire sont généralement enregistrées de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Dans le cas d'un audit, les soldes des états financiers doivent être liés à toutes les transactions enregistrées qui composent ce solde.

D'où nous vient le grand livre ?

Les premières traces de livres comptables remontent à plus de 7 000 ans. Les marchands mésopotamiens sont les premiers à avoir développé un moyen de suivre les échanges de biens et de services. Depuis lors, plusieurs sociétés dans le monde ont conçu des systèmes de tenue de registres financiers. C'est un mathématicien italien du nom de Luca Pacioli qui a le premier introduit le concept de comptabilité en partie double dans son ouvrage « Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita », ou « Traité d'arithmétique, de géométrie, des proportions et de la proportionnalité », publié en 1494.

Parfois désigné comme le père de la comptabilité, Luca Pacioli était un moine franciscain contemporain de Léonard de Vinci. Il n'a pas à proprement parler inventé la comptabilité en partie double, mais a décrit le système de comptabilité employé à Venise depuis le XIVe siècle, qui a pu être influencé par les méthodes utilisées plus tôt dans la civilisation islamique et en Inde.

Pourquoi utiliser un grand livre ?

Le grand livre sert à enregistrer toutes les transactions financières effectuées par une entreprise et constitue la base de nombreux types de rapports financiers. Il fournit des informations sur les finances telles que les flux de trésorerie, les immobilisations, le passif, l'inventaire, les achats, les ventes, les bénéfices, les pertes et les capitaux propres. 

Le grand livre contient également des informations permettant de calculer les performances financières d'une entreprise. Comprendre les finances d'une organisation est essentiel pour créer des budgets et des stratégies, ainsi que pour évaluer sa santé financière.

Le grand livre utilise-t-il la comptabilité en partie double ? 

Oui. La comptabilité en partie double est une méthode comptable en vertu de laquelle toutes les transactions financières affectent au moins deux comptes : le compte de crédit et le compte de débit. 

Par exemple, l'achat d'un ordinateur à 2 000 euros augmenterait les actifs de l'entreprise de 2 000 euros, tout en réduisant la position de trésorerie du même montant. 

Luca Pacioli a popularisé les termes vénitiens « debere » (devoir) et « cedere » (confier) d'où les comptes de débit et de crédit tirent leurs noms.

L'équation comptable, qui constitue le fondement de la comptabilité en partie double, est la suivante : immobilisations = passif + capitaux propres. 

Quels sont les composants du grand livre ?

Le grand livre peut être composé de plusieurs grands livres auxiliaires, également appelés journaux. Parmi les types de grands livres auxiliaires les plus courants, on trouve la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients, la trésorerie, les immobilisations, les charges et les revenus.

Le grand livre est un dépositaire central pour les informations comptables issues des grands livres auxiliaires, par exemple les stocks, l'encaisse, la comptabilité clients, les dépôts clients, la comptabilité fournisseurs, etc. 

Les plans comptables au sein d'un grand livre sont souvent divisés en sept catégories principales : immobilisations, passif, capitaux propres, revenus, charges, profits et pertes. Ces plans comptables fonctionnent comme un registre de tous les types de transactions d'une entreprise. Chaque catégorie de compte correspond à différents états financiers, par exemple :

• Bilan (immobilisations, passif et capitaux propres)

• Compte de résultat (revenus, charges, profits et pertes)

Quels sont les inconvénients de l'utilisation d'un grand livre ?

Le grand livre a une fonction simple : enregistrer les transactions financières tout au long de la vie d'une entreprise. Il peut ensuite être utilisé pour produire des états financiers périodiques. À cet égard, le grand livre remplit ses fonctions.

Cependant, le grand livre contient également des informations sur les transactions passées d'une entreprise et est utilisé pour produire les états financiers passés d'une certaine période, parfois à des fins de comparaison annuelle. Cela signifie que les informations financières, tout comme les écritures plus détaillées, fournissent une image du passé. 

Centrées sur les transactions passées, les informations du grand livre reflètent souvent un moment dans le temps (fin du mois, fin du trimestre ou fin de l'exercice). Lorsqu'une information est publiée et inscrite au grand livre, elle représente un événement déjà terminé et ne fournit donc aucun éclairage ou presque sur ce qui se passe actuellement ou ce qui pourrait se passer. 

Ces limitations associées aux grands livres peuvent entraver l'agilité d'une entreprise ou sa capacité à corriger le tir en cas de problème, ou encore à tirer proactivement parti d'une opportunité avant la fin du mois ou du trimestre. Alors que les entreprises tentent de suivre le rythme du changement, le grand livre offre des capacités limitées lorsqu'il s'agit de fournir des informations exploitables sur l'avenir et les stratégies à mettre en œuvre. 

Avec la complexité croissante de la fonction Finance, qui inclut désormais des éléments en apparence disparates tels que les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), la responsabilité sociétale des entreprises, la fidélisation des talents, l'élaboration budgétaire et l'analyse financière (FP&A), la planification des ressources d'entreprise (ERP) et la création de valeur, le grand livre d'autrefois pourrait ne plus permettre de suivre les données et indicateurs qui seront importants à l'avenir. 

À quoi ressemble l'avenir des systèmes comptables ?

Ce qui fonctionnait hier pourrait ne plus répondre aux besoins des entreprises demain. Dans un monde de plus en plus complexe et un climat économique parfois incertain, de nombreuses entreprises, en particulier celles qui travaillent à l'international, ont besoin d'un système comptable beaucoup plus sophistiqué qu'un grand livre traditionnel.

Lorsque la technologie s'est pour la première fois intéressée aux systèmes comptables, des éléments tels que la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients et les immobilisations étaient des systèmes cloisonnés, explique Annette Melatti, Vice President, Solution Marketing pour la fonction Finance chez Workday. Les premières solutions technologiques ont incorporé ces systèmes dans des suites de comptabilité intégrées. Pourtant, les professionnels de la finance ont rapidement réalisé qu'ils avaient également besoin de solutions d'analyse et de planification, ainsi que de fonctionnalités de gestion de projet et de plus de contrôles pour respecter les exigences réglementaires de tenue des registres. 

Avec les systèmes de comptabilité traditionnels, les segments des plans comptables sont configurés au moment du déploiement et déterminés pour toute leur durée de vie. En fonction de ses besoins, l'entreprise crée généralement des segments de plans comptables pour un compte, un centre de coûts, un service, ou même un produit ou projet. « Sur le long terme, ces systèmes manquent de flexibilité pour évoluer en même temps que l'entreprise, que ce soit à la suite de fusions-acquisitions, du développement international, de la création de nouvelles filiales ou de tout autre changement pour lequel l'entreprise a besoin d'examiner ses données financières d'un point de vue différent », ajoute Annette Melatti.

« À l'inverse, Workday utilise un modèle de données orienté objet qui permet à la fonction Finance d'organiser les données de façon plus efficace et d'associer beaucoup plus de détails à chaque transaction. Plutôt que de créer des segments fixes pour chaque élément de sa clé comptable, la Finance sélectionne les objets nécessaires pour représenter ses transactions et l'activité », précise-t-elle. Par exemple, les comptes, services, projets et produits sont disponibles, mais la fonction Finance a également accès aux clients, fournisseurs, collaborateurs, campagnes, régions, sites, etc., qui ne pourraient jamais constituer des segments dans les plans comptables d'un grand livre traditionnel. Les professionnels de la comptabilité peuvent ensuite affecter à toute transaction les objets appropriés. « Cette approche nous permet d'obtenir des informations plus détaillées sur les transactions financières et offre aux directeurs financiers une plus grande visibilité sur la rentabilité et les performances de l'entreprise », conclut Annette Melatti.

En associant les processus financiers basés sur le Machine Learning et l'enregistrement en temps réel des transactions, il est possible de réaliser certaines opérations courantes, telles que la clôture d'exercice, en une fraction du temps nécessaire auparavant. Pour sa part, Workday se rapproche d'une clôture en continu.

Alors que la fonction Finance continue d'évoluer dans un mode qui ne cesse de changer, la technologie a permis aux entreprises d'exploiter leurs données bien au-delà de ce qu'un grand livre peut leur apporter.