Workday et la clôture en continu : entretien avec Philippa Lawrence

Face à la pression exercée sur les équipes Finance pour agir rapidement et s'adapter au changement, quoi de mieux pour capturer l'immédiateté qu'une technologie favorisant la clôture en continu. 

Le rapprochement des états financiers en fin de période de reporting (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) est traditionnellement une opération laborieuse qui peut s'étaler sur plusieurs semaines. C'est pourquoi, dans le cadre d'un projet plus global visant à optimiser les fonctions Comptabilité et Finance, Workday a entrepris d'automatiser au maximum notre clôture financière. Une clôture en continu, également appelée clôture permanente ou clôture automatique, permet aux entreprises d'accélérer le processus et d'accéder aux informations les plus récentes. Et si l'objectif est d'atteindre le temps réel, ce sont les améliorations apportées au processus qui font véritablement progresser la fonction Finance.

En effet, la rapidité ne constitue qu'un des aspects de la vision plus large de Workday, qui est d'offrir à nos équipes internes et à nos clients un système de gestion financière intégré à une approche plus moderne et agile visant à relever les défis futurs et à redéfinir le rôle de la fonction Finance. En somme, il ne s'agit pas uniquement d'accélérer la clôture des comptes, mais d'instaurer une boucle de feedback permanente. Un tel changement peut améliorer la vision stratégique de l'entreprise, libérer des ressources pour des initiatives majeures et dresser un tableau financier détaillé à l'intention de tous les acteurs impliqués. Il offre également à la fonction Finance davantage de temps pour analyser les résultats, préparer les observations relatives aux bénéfices et se concentrer sur l'articulation claire de sa vision stratégique.

Lors d'un récent entretien, Philippa Lawrence, Chief Accounting Officer et Vice President chez Workday, a exposé son point de vue quant à la manière dont la technologie peut contribuer à faire de la clôture en continu une réalité et en quoi cette démarche s'inscrit dans un projet plus large.

En tant que Chief Accounting Officer chez Workday, vous soutenez l'initiative de clôture en continu. Pouvez-vous nous en dire davantage ?

Si la clôture est un passage obligé pour la comptabilité d'entreprise, le plus important est l'analyse approfondie des chiffres et la collaboration pour définir une stratégie d'entreprise.

Chez Workday, nous revoyons sans cesse notre façon de travailler afin de simplifier les processus financiers. Nous transformons le processus de clôture par le biais d'une automatisation systématique. Avec Robynne Sisco, alors Chief Financial Officer et désormais Co-President, nous avons décidé de relever le défi de la clôture en continu. Aujourd'hui, avec notre nouvelle Chief Financial Officer, Barbara Larson, nous poursuivons cet objectif et améliorons notre processus.

L'idée de clôture en continu repose sur le fait de pouvoir clôturer les comptes à tout moment grâce à l'enregistrement des données en continu tout au long de la période. Vous disposez alors toujours des informations les plus récentes. Une clôture en continu est l'objectif que notre propre équipe Finance souhaite atteindre rapidement, de concert avec nos clients, tous ayant pu constater pendant la pandémie la valeur incroyable de pouvoir effectuer une clôture virtuelle et d'accéder aux informations n'importe où, n'importe quand.

Quelle est l'importance stratégique de cette initiative ?

C'est un moyen de mobiliser l'équipe autour d'un objectif commun, mais aussi de confirmer notre hypothèse selon laquelle il est possible de tirer parti de la technologie pour simplifier la comptabilité, par exemple, en éliminant la saisie manuelle des factures ou écritures, afin de concentrer nos ressources sur la production d'informations pertinentes pour l'entreprise.

Une clôture en continu, c'est du temps disponible. Et dans le contexte actuel, cela constitue un véritable avantage concurrentiel.

À ce titre, mon équipe a identifié un certain nombre de cas d'utilisation spécifiques de l'automatisation qui ciblent des processus très complexes impliquant un grand volume de données, tels que notre programme de rémunération en actions ou notre couverture du risque de change. Elle est très enthousiaste à l'idée de travailler sur un projet qui pourrait révolutionner le quotidien des comptables partout dans le monde. Alors que nous nous rapprochons de la clôture en continu, nous continuons de développer l'automatisation et ainsi de gagner en efficacité.

Pour quelles raisons l'amélioration du processus de clôture est-elle si primordiale aujourd'hui, et pourquoi les responsables de la fonction Finance doivent-ils chercher à l'écourter ?

La réduction des délais de clôture des comptes a toujours été au centre des préoccupations. Il s'agit d'un paramètre régulièrement surveillé. Mais pourquoi est-il si important pour une entreprise en pleine croissance comme Workday de réduire le temps consacré à la clôture des comptes ?

Tout d'abord, cela permet de fournir rapidement des informations aux décideurs, ce qui, compte tenu de l'évolution rapide et de l'incertitude qui règnent depuis deux ans, est particulièrement déterminant. Mon équipe ne perd plus son temps à vérifier les transactions individuelles. Elle peut alors se concentrer sur la recherche d'anomalies ou de tendances dans les données afin d'aider l'entreprise à comprendre les chiffres. 

Grâce à l'automatisation d'une grande partie de nos processus de reporting opérationnel, nous avons pu réduire de 50 % la durée du cycle de reporting et ramené le délai nécessaire à la production des rapports trimestriels destinés à la direction de trois jours à quelques heures seulement.

Nous sommes convaincus de pouvoir atteindre nos objectifs en matière de clôture en continu et de reporting interne, et ainsi montrer la voie à nos clients. Nous mettons également l'accent sur la rapidité de transmission de nos dossiers [Securities and Exchange Commission]. Pour notre dernier exercice fiscal, qui s'est terminé le 31 janvier 2022, nous avons pu pour la première fois déposer le formulaire 10-K le même jour que la publication de notre rapport sur les bénéfices, un véritable exploit pour de nombreuses entreprises.

Mais la vitesse n'est pas le seul aspect à prendre en compte. Un autre facteur clé reste la qualité des informations rapportées aux investisseurs et aux acteurs à la recherche d'informations exploitables sur le potentiel de croissance d'une entreprise, le ressenti et la dynamique du client, les valeurs et l'objectif d'entreprise, ainsi que sa résilience dans un contexte économique incertain. En effet, la clôture idéale repose sur la combinaison d'une vitesse accrue et d'une qualité constante.

Vous avez eu l'occasion de travailler avec de nombreux autres systèmes financiers. Pourquoi pensez-vous qu'il est désormais possible d'atteindre une clôture en continu ?

Deux particularités de Workday me permettent de dire avec certitude que nous pouvons parvenir à ce type de clôture. Premièrement, le modèle de données de Workday. Avec Workday, je peux saisir une écriture et quelques secondes plus tard, exécuter une consolidation incluant cette écriture.

Ce modèle de données permet de générer automatiquement des états de flux de trésorerie indirects et directs dans un rapport Workday. L'utilisation de worktags, notre dimensionnalité native, nous permet d'affecter aux transactions des attributs supplémentaires, supprimant ainsi tout travail manuel inutile, tout en assurant la traçabilité des transactions sous-jacentes.

Le modèle de données de Workday repose sur une structure de données intelligente qui combine les données opérationnelles de plus de 15 sources tierces, afin de centraliser toute la comptabilité. Piliers de la structure de données intelligente, Workday Financial Management, Workday Accounting Center et Workday Prism Analytics nous ont fait gagner plus de 50 heures lors de la clôture grâce à l'automatisation de la comptabilité à partir de données tierces.

Deuxièmement, notre architecture adaptable, qui nous permet d'assurer l'avenir de la fonction Finance. La création d'une dimension, d'une entité juridique, voire d'un processus de gestion, est simple et rapide. Workday facilite également le suivi de l'évolution des environnements réglementaires, tels que les modifications apportées à la comptabilisation des revenus il y a quelques années et les normes plus récentes en matière de crédit-bail.

De quels avantages profitez-vous depuis le début de la transition vers une clôture en continu ?

Ces nouvelles pratiques présentent des avantages considérables. Le plus important est sans doute la capacité d'identifier les problèmes dès le début du processus de clôture, ce qui nous permet de les traiter rapidement et de corriger les anomalies immédiatement.

Par ailleurs, le pourcentage d'écritures comptables manuelles est extrêmement faible. Notre système offre une automatisation quasi totale de notre flux de trésorerie et une précision optimale de la facturation, même s'il existe bien sûr des exceptions. Workday identifie ces exceptions, nous permettant de les traiter et de les corriger rapidement avant qu'elles nuisent à la clôture. Et nous savons que les avantages seront encore plus nombreux à mesure que nous intégrerons de nouvelles capacités de Machine Learning.

Vous avez largement évoqué les bonnes pratiques à adopter par les entreprises pour rationaliser leurs propres processus de clôture. Pouvez-vous nous les présenter ?

Avant toute chose, envoyez un questionnaire sur la clôture pour permettre à toute personne impliquée dans le processus d'identifier les risques, de donner son avis et de communiquer les points positifs et négatifs. Vous bénéficiez ainsi d'une vue d'ensemble permettant de repérer plus facilement les goulots d'étranglement ou les éléments problématiques.

Renforcez ensuite la collaboration avec le service FP&A (Planification et analyses financières). Nos équipes travaillent à partir du même ensemble de données, ce qui favorise un aperçu en temps réel des écarts entre les prévisions budgétaires et les résultats réels, ainsi que leur résolution.

Dans un troisième temps, à l'aide des tableaux de bord de Workday, créez un centre de commande pour le directeur comptable qui permet de visualiser les indicateurs clés, tels que les encaissements, l'analyse de la comptabilité clients, le délai moyen de recouvrement, ainsi que les tendances du compte de résultat. Vous pourrez alors identifier les anomalies et prendre des mesures correctives à tout moment, et pas uniquement à la fin du mois.

Ensuite, contrôlez la clôture. Le tableau de bord de clôture périodique fournit des informations en temps réel, y compris le tableau qui présente à la direction un rapport détaillé sur le processus de clôture, ainsi qu'un aperçu de cette dernière avec toutes les tâches restantes.

Pour finir, effectuez une analyse financière approfondie du reporting externe, qu'il s'agisse d'un document réglementaire, d'un communiqué de presse ou d'une préparation pour les appels aux investisseurs. Les services FP&A et comptables exploitant désormais les mêmes données, il est possible d'effectuer des analyses approfondies pour vérifier l'exactitude des chiffres.

Qui d'autre bénéficie de la réduction du délai de clôture ?

Les collaborateurs eux-mêmes. Comme nous avons pu le constater avec la pandémie et le phénomène de la « Grande démission », la qualité de vie est devenue un critère important. Cela passe notamment par la recherche d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, équilibre favorisé par une clôture en continu.

Un processus rationalisé, qui ne mobilise pas les membres de l'équipe financière pendant des semaines, facilite bien entendu le recrutement et la fidélisation des talents. Et c'est là un élément indispensable à la réussite des entreprises, aujourd'hui et dans un avenir plus ou moins proche.

Les professionnels de la finance veulent travailler pour une entreprise dotée d'une technologie qui leur donne les moyens de résoudre des problèmes difficiles et complexes et ainsi de faciliter l'activité. Grâce à l'architecture adaptable de Workday et à son modèle de données objet unique, n'importe quel membre de mon équipe, avec les autorisations d'accès requises, peut créer ses propres tableaux de bord ou rapports, accéder aux détails des transactions et comprendre la signification d'un chiffre ou d'une tendance et ce, afin d'obtenir les réponses dont il a besoin pour améliorer la situation.