Pourquoi les entreprises ne peuvent plus éviter la modernisation de leur ERP

Il s'agit du premier volet d'une série de trois articles sur la modernisation de l'ERP. Ce contenu a été initialement publié sur CIO.com et a été republié avec l'autorisation du site.  

L'éclairage électrique a été inventé dans les années 1870 et les premières centrales électriques furent opérationnelles dès les années 1880. Or, en 1900, moins de 5 % des équipements industriels étaient électrifiés. Ce n'est que vers 1920, près de 50 ans après l'introduction de cette technologie, que son adoption se généralisa.

Les raisons de cette longue attente s'expliquent davantage par la psychologie que par la technologie. Les industriels ne voyaient aucun avantage à électrifier des lignes de production, qui étaient alors alimentées par des moteurs à vapeur, reliés aux machines de production par de longues courroies en cuir. Ce n'est que lors de la refonte de la conception des usines, dans le but de se défaire des contraintes d'une alimentation centralisée, que le changement eut lieu, générant des niveaux records de productivité. 

« Dans les anciennes usines, ce sont les moteurs à vapeur qui donnent le rythme. Dans les nouvelles, ce sont les ouvriers », écrivait la BBC.

Cette anecdote n'est que le reflet lointain des défis auxquels sont confrontés aujourd'hui les utilisateurs de systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), des logiciels complexes apparus dans le secteur manufacturier et présents dans pratiquement toutes les grandes entreprises. Les entreprises ont adopté l'ERP dans les années 1990 et 2000 pour gagner en efficacité et obtenir de meilleurs insights sur leurs opérations métier. Aujourd'hui, ces déploiements traditionnels ralentissent la transition vers des stratégies axées sur le digital que neuf entreprises sur dix déclarent avoir adoptées ou prévu de le faire.

Les processus, source du progrès

L'ERP est une question d'efficacité des processus, pas de transformation de l'entreprise. Dans un environnement qui évolue à une vitesse inédite du fait de la mondialisation, des contraintes réglementaires, de l'évolution des préférences client, de la technologie et d'autres facteurs, la rigidité des systèmes traditionnels et la dette technique empêchent les entreprises d'atteindre leur plein potentiel. 

Prenons par exemple un déploiement en mode « as-a-service ». Cette tendance, apparue dans le domaine des logiciels, s'étend désormais à tous les secteurs de l'économie, de l'automobile aux équipements industriels en passant par les appareils électroniques. Le marché du Cloud partagé « as-a-service » devrait connaître une croissance annuelle de 21 %, pour atteindre plus de 800 milliards de dollars d'ici 2025, d'après l'IDC. 

Le passage à un modèle par abonnement affecte pratiquement tous les secteurs de l'entreprise, y compris la comptabilité, la gestion d'inventaire, les relations entre canaux et la rémunération des commerciaux. De nombreux systèmes ERP traditionnels ne sont tout simplement plus adaptés. Les architectures dédiées fragiles ne sont pas conçues pour prendre en charge la soudaine apparition de nouvelles sources de revenus, pratiques comptables et entités juridiques.

La conformité est un autre enjeu. Certaines entreprises sont régies par des centaines de normes à l'échelle locale, régionale et nationale, et les règles changent tout le temps. Les nouvelles règles SEC en préparation exigeront des entreprises qu'elles fournissent des données sur des éléments tels que la formation à la conformité, la diversité des effectifs, le sourcing durable et la réduction des émissions. La plupart de ces données n'ont jamais été consignées auparavant et les systèmes ERP traditionnels « on-premise » doivent être mis à niveau et testés chaque fois qu'une nouvelle norme entre en vigueur. 

« La rigidité des systèmes traditionnels et la dette technique pèsent sur l'entreprise », explique Ernesto Boada, Interim CIO chez Workday. « Avec ces systèmes, le service IT ne peut pas fournir les données dont l'entreprise a besoin pour prendre des décisions rapidement. »

Le prix de l'inaction

La rigidité des applications et la limitation des ressources IT empêchent de prendre des décisions rapidement et allongent les délais d'implémentation. Cependant, de nombreux dirigeants d'entreprise voient la modernisation de l'ERP comme une tâche complexe et coûteuse qui ne justifie pas l'investissement requis. Tout comme les industriels du début du XX^e siècle, ils ne voient pas au-delà des contraintes de leurs processus et infrastructures actuels pour envisager le potentiel qu'ils pourraient exploiter en agissant différemment.

« Aux yeux de beaucoup, le système ERP est comme la colonne vertébrale d'une entreprise ; or, les opérations de la colonne vertébrale sont chères et très complexes », explique Bo Lykkegaard, Associate Vice President, European Software Research chez IDC. « Cependant, l'urgence d'obtenir de meilleurs insights, une plus grande agilité et une productivité des collaborateurs renforcée pousse les entreprises de toute taille à moderniser leur ERP. »

Mais pour moderniser l'ERP, il ne suffit pas d'ajouter une technologie « nouvelle » par-dessus d'anciennes habitudes de travail. Les innovations révolutionnaires voient le jour lorsque les entreprises se dotent de technologies qui les aident à créer quelque chose d'entièrement nouveau. Associé à l'Intelligence Artificielle qui automatise des tâches nécessitant auparavant une intervention humaine, l'ERP transforme des rôles chargés de nombreuses opérations manuelles (comme la comptabilité et l'analyse financière) en rôles stratégiques, permettant aux collaborateurs de passer de la paperasse à des tâches plus importantes, comme le développement de compétences et l'amélioration de la satisfaction client. 

« La réussite est assurée lorsque les entreprises associent leurs processus métier à la technologie pour innover, plutôt que lorsqu'elles adoptent une approche de la modernisation de l'ERP dictée par les coûts », continue Ernesto Boada.

Le savoir, socle de l'activité

Aujourd'hui, le succès des entreprises dépend de l'information. Les actifs intangibles, comme la propriété intellectuelle, constituaient environ 17 % de la valeur moyenne d'une entreprise en 1975. Aujourd'hui, c'est 90 %. Un système ERP Cloud moderne favorise la transformation digitale en mettant immédiatement les informations à disposition de tous ceux qui en ont besoin dans un système collaboratif et interconnecté conçu pour s'adapter rapidement au changement.

La planification et la prise de décision passent ainsi de scénarios préprogrammés reposant sur des données traitées par lots à des prévisions continues en temps réel à échelle de l'entreprise englobant des données Finance, Opérations, RH et tierces. Les rapports périodiques relatifs à la formation, au développement et à la performance des effectifs sont remplacés par une analyse continue de l'engagement et du bien-être des collaborateurs, essentielle pour offrir une expérience client optimale selon 85 % des dirigeants. 

Un système ERP moderne améliore l'agilité organisationnelle en fournissant des processus automatisés, des cadres et une conduite du changement qui favorisent l'adaptabilité des entreprises et les aident à attirer les talents dans un environnement où les compétences requises sont rares. Il aide les entreprises à se concentrer sur le client en libérant les collaborateurs de ces tâches back-office de routine peu motivantes, tout en surveillant en permanence le niveau de satisfaction et d'engagement collaborateur via des sondages intégrés. 

Un système moderne aide à rationaliser les processus de gestion back-end, à harmoniser l'offre et la demande, et à donner accès à des données essentielles à ceux qui en ont besoin. Il peut s'intégrer aux systèmes spécifiques des secteurs pour fournir à l'entreprise un panorama complet de son activité. Grâce aux outils low-code/no-code, les clients s'appuient sur les fonctionnalités existantes ou créent de nouvelles capacités au fur et à mesure que les conditions évoluent, sans modifier ou mettre hors ligne les applications centrales. Les personnalisations boostent l'innovation, libérant les entreprises de la dépendance à un fournisseur ou une version logicielle spécifique.

Le Cloud, clé de voûte de l'accélération

Moins de la moitié (41 %) des ERP, CRM et autres applications d'entreprise sont désormais dans le Cloud, mais la transition des environnements « on-premise » devrait s'accélérer, alors que 36 % supplémentaires de ces applications stratégiques devraient migrer vers le Cloud au cours des trois prochaines années. Pour réussir la migration vers un système ERP moderne, le DSI et les autres dirigeants de l'entreprise doivent travailler à l'unisson, en alignant le parcours de migration sur les résultats attendus. Pour y parvenir, les responsables IT doivent envisager des plateformes facilitant le déploiement rapide des capacités d'entreprise sur une structure de données sécurisée et fiable, capable d'évoluer fréquemment.

« La collaboration entre le DSI et d'autres dirigeants de l'entreprise autour de la modernisation de l'ERP permet de remettre en cause le statu quo pour se projeter dans l'avenir », explique Ernesto Boada. 

Il est temps de remplacer les moteurs à vapeur par des outils métier. N'attendez pas 50 ans. 

Dans l'article suivant de cette série, publié le 15 août, nous vous accompagnons sur le chemin d'un environnement ERP moderne. Pour en savoir plus sur la manière dont les DSI s'impliquent dans les efforts de modernisation essentiels, consultez le site CIO.com.