Workday Industry Insights Europe: costruire basi solide per la gestione del capitale umano nel retail

In occasione del nostro recente evento digitale, Harrods e Fielmann AG hanno raccontato che avere Workday come unico sistema li aiuta a ottenere insight aziendali migliori, a rimanere connessi con i loro dipendenti e a semplificare i processi aziendali.

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Nel retail, l'aspetto tecnologico di cui si parla di più è l'impatto dell'intelligenza artificiale, del machine learning e dell'automazione. Dopo tutto è più accattivante parlare di un robot che gestisce da solo il magazzino o di un camerino smart, piuttosto che di un software di gestione del capitale umano. Ma senza un'infrastruttura HR e Finance efficace, le altre tecnologie non potrebbero fare la differenza. Senza fondamenta solide, la casa può crollare.

In occasione del nostro recente evento digitale, il Workday Industry Insights Europe, Franziska Wiehoff, capo di HR IT presso Fielmann AG, e Nicola Skeels, HR Systems Manager presso Harrods, hanno partecipato a un customer panel condotto da Teo Pham, fondatore della Delta School, una business school online per e-commerce e social media.

Fielmann, con sede in Germania, è una catena di ottica con 800 punti vendita in sette paesi europei e Harrods è probabilmente il grande magazzino più famoso d'Europa. Wiehoff e Skeels ci hanno raccontato ciò che per loro è più importante in un sistema HR, le ragioni per cui hanno scelto Workday HCM e i vantaggi che ne hanno tratto.

Un'unica fonte di informazioni

Fare leva sulla potenza di un'unica piattaforma era un desiderio che accomunava entrambe le aziende. Lavorare con sistemi decentrati, disgiunti, non integrati e decine di applicazioni diverse non dava buoni risultati. In alcuni casi i dipendenti non avevano accesso ai sistemi HR oppure non era facile mettersi in contatto con dipendenti e manager; a volte, il grosso del carico di lavoro ricadeva sul team di assistenza e l'HR, infine, in altri casi, i punti vendita non avevano abbastanza personale e i tempi di attesa per i clienti erano lunghi. Sia Harrods che Fielmann hanno cercato un nuovo sistema unificato che assicurasse integrazione completa e visibilità dei dati.

Tra i requisiti imprescindibili vi erano un'eccellente facilità d'uso e la possibilità di digitalizzare un'elevata percentuale di processi, nonché la possibilità di fare affidamento su un'applicazione mobile molto intuitiva per i dipendenti. Come ha spiegato Skeels, "La maggior parte dei nostri dipendenti lavora in negozi o in centri di distribuzione, quindi non sta sempre al computer. Avere accesso alla versione mobile dell'applicazione Workday ha avuto un effetto decisamente positivo."

Innovare in un momento difficile

La pandemia ha creato problemi ai punti vendita di tutto il mondo, ma molti retailer hanno trovato dei modi per promuovere l'innovazione nonostante il momento difficile. Fielmann ha realizzato una lista di attesa digitale per gestire la capacità dei negozi ed ha chiesto ai clienti di prendere appuntamento sul suo sito web, ha affermato Wiehoff. Ci ha spiegato che la pandemia ha accelerato la digitalizzazione di Fielmann, che ha deciso di dare priorità immediata ad alcuni progetti.

Dover passare rapidamente allo smart working ha introdotto una nuova difficoltà nel processo di implementazione di Workday presso Fielmann, ma l'azienda ha scoperto che lavorare da remoto rendeva più facile collaborare con i team di altri paesi e risolvere i problemi rapidamente.

Nonostante la distanza fisica, è stato necessario anche continuare la formazione, come i programmi di onboarding e di training. Skeels ha raccontato che, a causa della pandemia, Harrods ha spostato tutti i suoi programmi di onboarding online e ha usato i moduli di formazione di Workday Talent Management. Nonostante questa nuova modalità di onboarding, un nuovo assunto del team di Skeels ha affermato che l'esperienza virtuale online è stata efficace quanto quella di persona.

Raccogliere i vantaggi di Workday

Con il supporto di Workday HCM, i retailer godono di benefici a tutto tondo. Il più grande vantaggio per Harrods è poter contare su un'unica piattaforma per tutti i dati e i processi HR nonché sulla sicurezza e accuratezza dei dati stessi. Inoltre, Skeels ha spiegato che Harrods ha ridotto i tempi dei processi di revisione di retribuzione e bonus da tre mesi a una o due settimane.

All'epoca del nostro evento digitale di gennaio, Fielmann si trovava nella fase di implementazione. Wiehoff ha affermato che "Workday ha cambiato il modo in cui vediamo i processi aziendali" e che l'azienda può adottare le best practice di Workday e applicarle globalmente con cambiamenti minimi.

Cambiare il modo di operare del retail

Le priorità e le esperienze di Harrods e Fielmann non sono isolate. Le tendenze del settore concorrono a confermare l'importanza di adottare un software aziendale unificato, che ponga l'utente al centro e sia realizzato in modo collaborativo con un'unica fonte di informazioni. In una sessione per analisti tenutasi durante l'evento, Philip Carter, Chief Analyst per IDC in Europa, ha parlato degli effetti della crisi sul retail e di come stia emergendo un nuovo modello operativo per questo settore.

Alla base di questo nuovo modello c'è una roadmap digitale basata sulla stretta collaborazione tra Finance, HR ed altre funzioni. Un gruppo di top manager che operano in vari settori fa da apripista per questo nuovo tipo di collaborazione offrendo la propria esperienza. Come ha affermato Carter, "I dirigenti devono unire le loro forze per realizzare questa architettura tecnologica integrata, aperta, intelligente ed estensibile".

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