Accelera la trasformazione digitale del Finance: un framework in quattro step per la creazione di valore

Oggi è possibile gestire l'azienda in un modo diverso. 

Noi lo chiamiamo sistema cloud di enterprise management ed è l'approccio adottato da Workday per mostrare come le aziende che hanno a cuore il loro futuro digitale possono andare oltre il modello ERP (Enterprise Resource Planning).

L'ERP è sempre stato vincolato a sistemi legacy ad alto grado di personalizzazione, il cui aggiornamento può risultare lungo e costoso. Pensando al futuro del Finance, Workday ha sviluppato un approccio cloud end-to-end che favorisce l'evoluzione verso una piattaforma più agile e integrata, consentendo alle aziende di restare al passo con i cambiamenti che avvengono internamente e nel mercato globale. 

Il sistema cloud di enterprise management fa leva sui nuovi fattori trainanti del business: dipendenti, capacità, beni immateriali.

Perché lo sappiamo?

Dalla sua quotazione in borsa nel 2012, Workday ha registrato una crescita annuale costante. Oggi serviamo 9.000 aziende in 170 paesi riuscendo a mantenere i costi generali e amministrativi al 6% del fatturato. Per ottenere questi risultati abbiamo dovuto restare agili come una startup, ma anche crescere prepotentemente come una grande impresa. Abbiamo supportato la nostra eccezionale crescita con Workday Financial Management, Workday Accounting Center, Workday Prism Analytics, Workday Adaptive Planning e Workday Spend Management.

Fin dall'inizio Workday ha gestito le sue operazioni Finance nel cloud, dove aumentare il numero di utenti e supportare un volume di transazioni sempre più elevato non costituisce un problema e dove è facile creare un'organizzazione finanziaria progettata per il futuro senza sacrificare rapidità delle decisioni e agility. Per realizzare questo obiettivo abbiamo messo a punto un framework per la trasformazione digitale del finance che verte sui principi di design thinking, insight, collaborazione e innovazione. 

Ma non stiamo parlando di teoria. In Workday utilizziamo questo framework per mettere il Finance al centro della nostra strategia aziendale. Recentemente ho avuto l'opportunità di presentare questo framework a diversi CFO e senior manager Finance europei in occasione del convegno CFO Strategy and Innovation in Polonia.

Utilizzare il design thinking per accelerare la digitalizzazione del Finance

In Workday aspiriamo a semplificare il più possibile i flussi di lavoro, stimolando la collaborazione tra i team per testare e confermare le nostre supposizioni. Usiamo l'empatia e la tecnologia per aiutare i nostri team a superare le sfide e ci impegniamo senza sosta a ottimizzare il sistema per tutti i clienti, interni ed esterni. La nostra vision e il nostro obiettivo finale consistono nel riuscire a realizzare la chiusura contabile in tempo reale.

C'è uno use case di Workday in Europa che è particolarmente interessante.

La Polonia ha requisiti di reportistica molto specifici, perché i documenti devono essere redatti in polacco e riportare i tassi di cambio di una banca locale. Elaborando una soluzione su misura e utilizzando report personalizzati, Workday Prism Analytics e Workday Accounting Center, siamo riusciti a eliminare la necessità di ricorrere a un servizio di contabilità locale pur riuscendo a operare nel rispetto di tutte le normative polacche. Possiamo eseguire un bilancio di verifica obbligatorio che includa tutti i tassi di cambio richiesti e le altre registrazioni di rettifica prelevandoli direttamente dai libri contabili di Workday tramite la funzionalità multiregistro in base ai principi di contabilità locali e non ai GAAP statunitensi. 

Riteniamo che questo approccio farà risparmiare fino a un mese di tempo alle nostre risorse interne e migliaia di dollari in costi di fornitori terzi. Ora stiamo considerando come utilizzare la stessa funzionalità in altri paesi con requisiti simili, come la Repubblica Ceca, la Francia e la Germania, per trasformare il ciclo di conformità locale in un processo proattivo anziché reattivo.

Gli insight al centro di ogni decisione

Disporre degli insight necessari per prendere le decisioni migliori è il requisito fondamentale per qualsiasi azienda che voglia competere in questo clima economico in continuo cambiamento e trarre vantaggi dall'accesso in tempo reale a dati e analytics.

In un recente webcast ho descritto in che modo utilizziamo Workday Accounting Center e Workday Prism Analytics per acquisire un volume importante di dati dal nostro programma di retribuzione in azioni E-Trade e rendere automatici i controlli e i processi che prima erano eseguiti manualmente. La nostra tecnologia fornisce registrazioni contabili arricchite con attributi di dati pertinenti, come entità legali, centri di costo e conti, e ci consente di portare a termine in poche ore un processo che in precedenza richiedeva due giorni e mezzo.

Promuovere la collaborazione tra Finance e IT

Lo use case dell'amministrazione delle azioni è solo uno dei 75 processi automatizzati che abbiamo sviluppato insieme al team IT Workday on Workday (WoW) per Workday Prism Analytics utilizzando 15 origini dati diverse all'interno del reparto Finance. L'obiettivo del team WoW è fare in modo che le applicazioni Workday siano eseguite nelle migliori condizioni possibili. WoW funge anche da laboratorio di innovazione, centro per il testing di nuovi prodotti e banco di prova per le strategie IT.  

Per promuovere l'innovazione della funzione Finance, abbiamo affidato al nostro team Finance la responsabilità completa del modello di dati finanziario, che include le regole di contabilità, le mappature, i calcoli e le metriche. Questo permette all'ufficio Finance di gestire e arricchire i dati secondo le proprie esigenze per eseguire report, analisi e modelli di pianificazione autonomi. Il risultato è stato eccezionale. Ora non dobbiamo più ricorrere all'ufficio IT per ottenere questi dati composti e il personale IT è libero di dedicarsi a progetti tecnologici più strategici.  

Puntare su innovazione e formazione continua

Abbiamo puntato a offrire ai nostri team Finance nuove esperienze e opportunità di formazione concentrandoci in particolare sulla digital literacy e le skill tecnologiche. Questo è uno dei modi migliori che abbiamo scoperto non solo per accrescere il volume di competenze del personale, ma anche per trattenere i talenti di cui avremo bisogno in futuro. Ma non devi crederci sulla parola. Il nostro recente sondaggio CFO Indicator rivolto a oltre 250 CFO di varie parti del mondo dimostra che una grande maggioranza di responsabili Finance prevede di offrire ai dipendenti opportunità di ampliare e approfondire il loro bagaglio di skill per soddisfare le esigenze aziendali future.

Il mio team Finance in Workday è motivato a pensare in modo non convenzionale per scovare nuove opportunità di ottimizzare i processi e aggiungere valore strategico all'azienda. 

In breve

Applichiamo ogni giorno il nostro framework in quattro step per accelerare la trasformazione digitale del Finance, e il nostro ROI ne dimostra chiaramente il successo. Negli ultimi otto anni abbiamo incrementato la nostra efficienza operativa quasi del 60%, risparmiando oltre 6 milioni di dollari ogni anno in costi generali e amministrativi, mentre nello stesso periodo i tassi di crescita annuale composti hanno raggiunto il 41%. Queste cifre sono ancor più significative se si considera che abbiamo acquisito Peakon e Scout RFP e le abbiamo integrate nei nostri sistemi e processi nel giro di poche settimane.

Negli ultimi due anni i nostri team Finance hanno adottato o stanno adottando il 98% delle nuove funzionalità che abbiamo integrato nella nostra soluzione dedicata ai CFO. Siamo orgogliosi di essere il primo e il miglior cliente di Workday. 

In ultima analisi, con il nostro framework il team Finance può dedicare meno tempo all'elaborazione delle transazioni e più tempo ad attività ad alto valore aggiunto, come rendere più centrale il proprio ruolo nel creare un'azienda basata sui dati. Nonostante l'automazione dei processi finanziari aziendali sia ancora nelle fasi iniziali, il futuro si avvicina molto più in fretta di quel che crediamo. Più le aziende riusciranno a integrare già oggi l'automazione della contabilità, più facilmente i loro team Finance potranno diventare partner strategici del CEO e dell'intero business negli anni a venire.