La gestione paghe ha il potenziale per fornire insight preziosi per le decisioni aziendali, creando un grande impatto sui risultati aziendali e influenzando in modo significativo il successo di un'azienda.
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Di fronte a un panorama aziendale in rapida evoluzione, il CdA si rivolge sempre più agli HR manager per creare una solida strategia di talent management che alimenti una strategia aziendale più ampia. Si tratta di una tendenza positiva che aiuta l'HR a raggiungere lo stato di partner strategico che merita. Ma affinché gli HR manager continuino a valorizzarne la presenza strategica, anche le funzioni HR operative devono evolversi, in particolare la gestione paghe.
Le operazioni di gestione paghe sono una funzione critica per l'azienda, ma la loro natura di back office favorisce l'idea che gestire le buste paga sia semplice come premere un pulsante. In realtà, le buste paga sono più di una funzione transazionale, hanno il potenziale per fornire insight preziosi per le decisioni aziendali e, in ultima analisi, per avere un impatto sui risultati aziendali.
Gli HR manager che riconoscono l'importanza della gestione paghe come funzione strategica possono sfruttare appieno il potenziale del loro ruolo di partner strategico, abilitando le loro aziende a rimanere all'avanguardia in un mercato dinamico.
La gestione paghe è come il motore di un'automobile: forse non la parte più affascinante, ma sicuramente quella più essenziale per il funzionamento di tutto il resto. Ha un impatto anche sui dipendenti a livello personale e gioca un ruolo importante nell'employee experience complessiva.
Se le buste paga non vengono consegnate in modo accurato, puntuale e conforme, ciò può influire direttamente sulla capacità di un dipendente di fare benzina o acquistare beni di prima necessità. Sul posto di lavoro, la possibilità per i dipendenti di gestire rapidamente i benefit e di ottenere risposte in merito alla propria retribuzione può fare la differenza per la valorizzazione di una forza lavoro impegnata e responsabilizzata.
Ma la gestione paghe può davvero fare la differenza e portare a risultati aziendali? Sì, e lo fa nello stesso modo in cui influisce sull'employee experience: attraverso i dati delle buste paga.
Stacey Harris, Chief Research Officer e manager di Sapient Insights Group, ha condiviso questi insight in un episodio sponsorizzato da Workday di HR, We Have a Problem, una miniserie podcast condotta da Teri Zipper, CEO di Sapient Insights Group.
"Più volte i nostri dati hanno dimostrato che la loro diffusione a tutti i livelli dell'azienda, non solo per i dirigenti o i business partner HR, con le indicazioni su come leggerli, è ... proprio come qualsiasi altro tipo di metrica, [e] consente di apportare modifiche a ciò che si sta facendo, a come si sta lavorando con i dipendenti", afferma Harris.
Ad esempio, i dati sulle retribuzioni forniscono dettagli sul costo della manodopera e sulle imposte da pagare in base alla località, offrendo insight per prendere decisioni aziendali intelligenti e gestire un processo di gestione paghe conforme. Dal punto di vista della pianificazione della forza lavoro, i dati sulla gestione paghe che mostrano un maggior numero di ore di straordinario in una sede rispetto a un'altra possono indurre i manager a valutare le lacune della forza lavoro e gli approcci alla gestione dei talenti.
Affinché la gestione paghe sia una funzione strategica per l'HR, l'automazione deve essere realizzata con l'obiettivo di aiutare i professionisti delle paghe a fornire metriche orientate al futuro.
Le buste paga svolgono un ruolo importante nel garantire che le aziende operino in modo etico e nel rispetto delle norme governative. Tuttavia, ciò richiede un lavoro tattico, che può comportare il calcolo delle imposte sui salari, l'immissione di dati o la conduzione di audit, lasciando poco tempo ai professionisti per concentrarsi sul lavoro strategico.
Sebbene la tecnologia abbia aiutato a snellire i processi retributivi, le aziende non riescono ancora a raggiungere un livello di efficienza sufficiente. Secondo l'ultimo report di Deloitte "Global Payroll Benchmarking Survey", oltre il 25% degli intervistati ha dichiarato che il personale addetto alle paghe impiega ogni mese la maggior parte del tempo per una gestione in gran parte manuale delle buste paga.
Quindi, cosa può fare la differenza per far sì che i team che si occupano delle paghe siano considerati strategici anziché gruppi di dipendenti che svolgono semplicemente un lavoro? Si tratta di dare impulso all'efficienza concentrandosi sull'impatto aziendale.
In primo luogo, gli HR manager devono valutare il carico di lavoro della gestione paghe: "Bisogna fare un passo indietro e riconoscere di aver bisogno di aiuto per capire come agire in modo più efficiente oppure per esternalizzare alcuni di questi elementi e comprendere qual è il costo e come si può risparmiare", afferma Harris.
Sebbene l'automazione abbia contribuito a snellire e semplificare alcune parti del processo di elaborazione delle buste paga, essa dovrebbe fare di più che rendere efficienti la contabilità e le dichiarazioni fiscali. Affinché la gestione paghe sia una funzione strategica per l'HR, l'automazione deve aiutare i professionisti di questo reparto a fornire metriche lungimiranti.
"Le aziende considerate strategiche, dal punto di vista della reportistica, non si limitavano a generare la documentazione richiesta dalla legge ma fornivano altre informazioni", spiega Teri Zipper, CEO di Sapient Insights Group.
Prendiamo, ad esempio, i dati relativi agli straordinari e le analisi dei dati sulle buste paga. Il monitoraggio degli straordinari è importante per rispettare le leggi sul lavoro e la pianificazione del budget, ma può anche mettere in guardia i dirigenti aziendali su problemi fondamentali e consentire previsioni sui costi futuri. I dipendenti fanno gli straordinari perché c'è carenza di personale? Oppure il personale fa gli straordinari ricercando una maggiore retribuzione, segnalando forse una mancanza di efficienza?
"A quel punto si comincia a capire che si tratta di un approccio lungimirante per la pianificazione della forza lavoro che la maggior parte delle aziende trascura", spiega Harris. "Questo è il punto in cui, quando si agisce in modo strategico, bisogna guardare non solo dietro di sé per ciò che serve dal punto di vista della pianificazione della forza lavoro, ma anche davanti a sé".
"La maggior parte delle aziende non collega i dati del libro paga alla pianificazione della forza lavoro o all'employee experience fino a quando i dipendenti non esprimono la loro frustrazione", aggiunge Harris.
"E non è quello il momento di prendere queste decisioni", afferma inoltre.
In tempi di incertezza, gli HR manager possono sfruttare gli insight basati sui dati dei servizi di gestione paghe per prendere decisioni migliori. Analizzando i dati delle buste paga, l'HR può ottenere preziose informazioni sulle performance, la produttività e l'engagement dei dipendenti.
Questi insight possono fornire le informazioni per la pianificazione strategica della forza lavoro e aiutare le aziende a superare i momenti difficili con agilità e resilienza. Con la giusta tecnologia per la gestione paghe e gli strumenti di analytics, gli HR manager possono sfruttare la potenza dei dati per prendere decisioni informate e ottimizzare l'uso della forza lavoro per migliorare i risultati aziendali.
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