La pandemia ha messo in luce la necessità di aggiornare la tecnologia per la gestione del procurement, un ambito storicamente trascurato da questo tipo di investimenti. Scopri come due clienti Workday hanno utilizzato strumenti cloud per prosperare in modo creativo durante la pandemia.
La pandemia ha tracciato un nuovo corso per le aziende di tutto il mondo, che hanno dovuto dare prova di agilità per reagire e riprendersi dai suoi effetti. Da un giorno all'altro, molte aziende hanno dovuto passare al lavoro da remoto, mentre altre sono state costrette a interrompere la loro attività a causa della volatilità della supply chain.
Secondo l'ultimo report del Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), sponsorizzato da Workday, la pandemia è servita da catalizzatore per la digital transformation delle aziende, accelerando rapidamente i tempi di adozione di nuove soluzioni tecnologiche. Poiché sempre più aziende stanno adottando modalità di lavoro ibride, serve un modo per collegare tra loro le funzioni Finance, HR, procurement e il team esecutivo affinché rispettino gli obiettivi aziendali.
L'instabilità dei primi mesi della pandemia ha colpito in modo particolare i team di procurement, che hanno dovuto fare i conti con le interruzioni della supply chain, il comportamento mutevole dei consumatori e la necessità di procurarsi beni di prima necessità difficili da trovare, come i dispositivi di protezione individuale. Solo nel 2020, il 95% delle aziende ha registrato un qualche tipo di difficoltà, mentre il 92% dei manager ha ammesso che le capacità di sourcing digitale non erano al massimo nei primi mesi della pandemia.
I team con solide capacità digitali sono stati in grado di superare più facilmente la tempesta, senza rinunciare a pianificare strategicamente per il futuro. Scopri come due clienti, presenti nel report CIPS, hanno utilizzato Workday Strategic Sourcing per adattarsi rapidamente a nuove priorità e mantenere la continuità operativa.
Nel caso di un'azienda leader nel settore dello streaming, la trasformazione del procurement era già una priorità prima che la pandemia colpisse. Molte aziende hanno dovuto faticare per sviluppare capacità di lavoro da remoto, ma questa società di streaming è stata in grado di effettuare la transizione in modo praticamente indolore.
Un tassello fondamentale della sua strategia di digital transformation è stato abbandonare i processi manuali e utilizzare l'automazione per migliorare l'efficienza, ottenere visibilità e potenziare la collaborazione in tutta l'azienda. Prima di implementare Workday Strategic Sourcing, il team di procurement gestiva tutte le richieste di offerta via e-mail e doveva aggiornare manualmente gli stakeholder. Questa gestione manuale causava ritardi e rischiava di bloccare informazioni fondamentali all'interno di lunghe catene di e-mail.
Per potenziare al massimo i suoi processi di sourcing, l'azienda ha scelto Workday Strategic Sourcing nel 2019 e ha costruito un hub centralizzato in cui il procurement può tracciare automaticamente i risparmi e tenere aggiornati gli stakeholder. Questa maggiore visibilità si è tradotta in una maggiore fiducia tra il procurement e i suoi partner commerciali, afferma un portavoce dell'azienda, che aggiunge: "Ora che abbiamo Workday, gli stakeholder possono seguire autonomamente l'andamento dei progetti, senza doverci interpellare continuamente".
La pandemia ha solo accelerato la decisione dell'azienda di digitalizzare il procurement, permettendole di mantenere attivi i progetti senza causare intoppi, nonostante il team sia sparso in varie aree geografiche. La gestione dei fornitori semplificata ha anche aiutato l'azienda di streaming a stare al passo con i suoi fornitori e a gestire l'instabilità delle supply chain. Grazie alla capacità di comunicare in modo rapido ed efficiente le nuove priorità ai fornitori, il procurement riesce a tenere testa all'incertezza.
"[Workday Strategic Sourcing] ci ha permesso di continuare come se niente fosse: abbiamo semplicemente preso i portatili e siamo ripartiti da casa".
Per l'azienda idrica australiana WaterNSW era fondamentale assicurarsi di poter continuare a fornire servizi essenziali nonostante la situazione incerta. Ciò ha richiesto una collaborazione costante con i fornitori per fronteggiare carenze di manodopera e di forniture. Inoltre, dal 2021 l'Australia ha una nuova legislazione sui diritti umani, che richiede alle aziende di verificare che nelle catene del valore dei fornitori non ci siano casi di violazione dei diritti umani. Per garantire la conformità a questa normativa, WaterNSW ha utilizzato Workday Strategic Sourcing per analizzare l'intera rete dei fornitori (livello uno, livello due, ecc.) e comunicare i dati al governo.
Quando è scoppiata la pandemia, WaterNSW era preparata. Secondo Salim Reza, Head of Sourcing di WaterNSW, "[Workday Strategic Sourcing] ci ha permesso di continuare come se niente fosse: abbiamo semplicemente preso i portatili e siamo ripartiti da casa". La digitalizzazione ha permesso a WaterNSW di concentrarsi sulla mitigazione dei rischi strategici e sulla collaborazione.
In conseguenza alla trasformazione del procurement, il team di WaterNSW ha registrato un aumento drastico dell'engagement degli stakeholder e ha rafforzato la fiducia dei suoi partner commerciali. Ciò è dovuto in buona parte alla visibilità che Workday Strategic Sourcing offre. Poiché gli stakeholder possono accedere e vedere esattamente a che punto si trovano i loro progetti, sono più motivati a collaborare con il procurement. D'altra parte, i fornitori di WaterNSW apprezzano anche la capacità di monitorare le proprie richieste di offerta e di comunicare direttamente tramite la piattaforma.
Dal momento che il team di procurement disponeva degli strumenti giusti per affrontare i primi mesi della pandemia, era anche attrezzato per agire su iniziative strategiche. Un obiettivo importante ora è espandere il sistema di gestione dei fornitori esistente per tenere traccia di tutti i fornitori principali e gestire meglio le performance e la spesa complessiva.
Per rimanere competitive in un mondo che cambia rapidamente, le aziende devono collaborare strategicamente con i loro team di sourcing e procurement, altrimenti corrono il rischio di perdere opportunità importanti. Solo nel Regno Unito, Gartner stima che gli investimenti in tecnologia siano cresciuti del 18,4% nel 2021, arrivando a un totale di 304,9 miliardi di dollari, e la tendenza non mostra segni di rallentamento. Grazie a capacità avanzate come insight sui dati in tempo reale, visibilità sulle performance e sulla compliance dei fornitori e automazione del sourcing, i team che investono nella digitalizzazione del sourcing e del procurement sono in grado di adattarsi meglio alle nuove esigenze operative e aiutano la loro azienda a guadagnare terreno rispetto alla concorrenza.
Dai uno sguardo all'ultimo report CIPS e scopri perché la digital transformation è essenziale per i team di procurement che cercano di prosperare nonostante l'incertezza.
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