Nozioni di base: cos'è il procurement?

Ora più che mai, i team di procurement hanno il compito di aiutare le aziende a prendere decisioni su come mantenere la continuità operativa e allo stesso tempo pianificare il futuro. Grazie all'aiuto della tecnologia, la funzione di procurement può passare più rapidamente da un ruolo tattico a un ruolo strategico per il business. 

Sempre più spesso, le aziende si rendono conto che il rafforzamento del procurement, del sourcing strategico e della gestione della supply chain è fondamentale per il loro successo. Con un processo di procurement efficiente, possono migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi, mitigare i rischi e migliorare la collaborazione e il coinvolgimento dei fornitori. Per supportare questi obiettivi ambiziosi, i team di procurement devono essere dotati delle giuste capacità cloud.

In questo articolo, spiegheremo meglio i tipi di procurement, le tecnologie che gestiscono e supportano il procurement e perché l'automazione e la tecnologia sono diventate sempre più importanti per rendere efficaci i processi e i team di procurement.

Cos'è il procurement?

Il procurement è il processo tramite il quale si ottengono i beni e i servizi necessari per il business. Esistono due tipi principali di procurement: diretto e indiretto.

Il procurement diretto riguarda l'acquisto dalla parte delle aziende di componenti o materiali destinati alla fabbricazione dei loro prodotti finali. Nelle aziende orientate al prodotto, la gestione del sourcing e del procurement è spesso affidata ai team di produzione o a quelli operativi.

Il procurement indiretto è più frequente nelle aziende orientate ai servizi, che generalmente suddividono il sourcing in categorie come collaboratori esterni, servizi di consulenza, pubblicità, servizi di pulizia, forniture per ufficio o qualsiasi altra cosa che fa funzionare l'azienda. Questi acquisti "indiretti" rappresentano spesso una percentuale considerevole delle spese di un'azienda. Nelle società di servizi, il team che gestisce gli acquisti solitamente fa capo al reparto Finance.

Un altro componente fondamentale del procurement è il sourcing, cioè la richiesta di offerte, la loro valutazione, la negoziazione con i fornitori e la gestione dei contratti per beni e servizi. Il sourcing è il processo a monte che aiuta le aziende a prendere decisioni strategiche su fornitori e costi, mentre il procurement è il processo a valle che si occupa della ricezione e del pagamento di beni e servizi. 

Sempre più spesso, le aziende stanno elevando il responsabile del procurement a un rango dirigenziale (C-suite) sotto forma di Chief Procurement Officer (CPO), affinché guidi la gestione strategica delle spese nelle loro aziende. 

Cos'è il Procure-to-Pay? 

Il Procure-to-Pay (P2P) è il processo attraverso il quale le aziende ottengono e pagano i beni e i servizi che hanno acquistato dai loro fornitori. Solitamente, tutto inizia dal reparto procurement, responsabile di definire con quali fornitori un'azienda stipulerà un contratto e quali servizi verranno forniti. In seguito, i dipendenti creano le richieste di acquisto e selezionano i beni o i servizi necessari. Una volta elaborate le richieste, il procurement crea gli ordini di acquisto e paga le fatture per i beni o i servizi selezionati. Il P2P include anche i processi di gestione dell'inventario e dei cataloghi, gli acquisti, la ricezione e lo stoccaggio, l'elaborazione delle fatture e il loro pagamento.

Cos'è il Source-to-Pay?

Il Source-to-Pay (S2P) comprende tutte le funzioni del procurement che precedono il P2P. Queste consistono nella ricerca di prodotti e servizi specifici, compresa la gestione interna dei progetti di procurement e il coinvolgimento esterno nella fase di richiesta delle offerte. Gli strumenti come Workday Strategic Sourcing aiutano a semplificare:

• La presa in carico dei progetti
• La pipeline di sourcing
• La gestione dei contratti e dei fornitori
• Le richieste di informazioni, proposte o offerte
• Le aste inverse

Cos'è un software di procurement?

I software di procurement automatizzano il processo di reperimento di beni e servizi e permettono di prendere decisioni più rapide e intelligenti in materia di analisi delle spese, sourcing strategico, procurement e pagamenti. I primi strumenti del procurement sono stati carta, penna e calcolatrici e si sono evoluti arrivando ai fogli di calcolo, che restano lo strumento principale per molte piccole aziende. Ora, tuttavia, la tecnologia del procurement si è evoluta, diventando parte integrante di molti sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

Workday offre un software di sourcing e procurement che si integra anche nel nostro sistema principale Workday Financial Management. Alcuni clienti Workday godono del vantaggio aggiuntivo delle funzionalità di Workday Human Capital Management, che permettono di collegare i dati relativi al personale, al Finance e al procurement per ottenere una visione olistica delle operazioni di back-office. 

Le aziende possono anche monitorare se i fornitori preferiti e i contratti vengono rispettati e identificare le opportunità per creare un nuovo contratto, o per far rispettare e ridurre le spese fuori contratto. Un sistema integrato permette anche di analizzare le spese non solo per reparto, ma anche per progetto, fornitore, campagna di marketing e persino per dipendente. 

Benefici reali dell'automazione del procurement

L'automazione del procurement può migliorare notevolmente la conformità dei processi perché i sistemi manuali non unificati costringono i team di sourcing e acquisti a sprecare una quantità irragionevole di tempo per gestire i dati e i processi. Di conseguenza, i dipendenti frustrati spesso bypassano il processo di acquisto, il che porta a spese impreviste e a un aumento del rischio per il business.

I principali vantaggi che ottiene la maggior parte delle aziende che automatizza il procurement sono il risparmio strategico sui costi e una maggiore efficienza. Facilitando le procedure di acquisto da fornitori approvati, specialmente nei casi in cui sono stati negoziati sconti in base al volume, è possibile ridurre il costo dei servizi e dei beni acquistati avvalendosi più spesso di tali fornitori. Inoltre, semplificare il processo di abbinamento delle fatture può permettere alle aziende di approfittare di sconti per il pagamento anticipato. Dal punto di vista dell'efficienza, l'automazione del procurement può aiutare a ridurre il rischio di errore, perché si eliminano attività manuali come l'inserimento dei dati dalle schede dei dipendenti. Questo, a sua volta, lascia più tempo ai dipendenti per dedicarsi a iniziative strategiche come la negoziazione dei contratti e la gestione dei fornitori.

In che modo la tecnologia trasforma il procurement? 

Utilizzando software che aiutano a gestire il processo di procurement – in particolare ad automatizzare i flussi di lavoro, le approvazioni e le revisioni e a garantire l'accesso a dati accurati e tempestivi – le aziende possono ottenere i benefici seguenti:

• Semplificazione del processo. La tecnologia semplifica il processo di procurement integrando elementi disparati e disgiunti in un processo omogeneo. 

• Maggiore visibilità e controllo delle spese. Con un processo di sourcing semplificato, le imprese possono ottimizzare le spese e coinvolgere i principali stakeholder. I manager del sourcing e del procurement ottengono i risultati migliori con piattaforme che permettono ai team interfunzionali di condividere rapidamente ed efficacemente le informazioni, tenere traccia delle loro decisioni e centralizzare i dati in un unico hub. Un tale sistema permette a tutte le parti interessate di accedere facilmente alle informazioni sugli acquisti e di risparmiare il tempo che di solito serve per cercare tra fogli di calcolo sparsi e messaggi di posta elettronica.

• Risparmio di tempo. Con la giusta soluzione, i team di sourcing e procurement possono automatizzare attività precedentemente noiose e fornire visibilità istantanea agli stakeholder e ai partner commerciali. Grazie a processi aziendali ottimizzati per la tecnologia mobile, le aziende possono anche supportare gli acquisti "lontano dall'ufficio". L'automazione permette a tutte le parti interessate di svolgere attività nel modo più efficiente ed efficace possibile.

• Decisioni migliori. Il software di sourcing strategico centralizza i dati e le capacità di collaborazione necessarie per l'analisi dei dati e i processi decisionali, compresa la visibilità sulle spese future. L'accesso a dati affidabili permette inoltre alle aziende di valutare meglio l'efficacia delle proprie spese. In più, consentendo ai team di collaborare e condividere le loro conoscenze su prodotti, fornitori e mercati, è più probabile che selezionino e ottengano i migliori materiali, prodotti e servizi dai fornitori più appropriati. I reparti di sourcing e di procurement digitalizzati hanno una conoscenza più strategica dei mercati e dei fornitori e sono pertanto in grado di offrire consigli agli stakeholder aziendali sull'andamento dei prezzi, che possono avere un impatto sul costo dei prodotti, sulla qualità e altro.

• Alti tassi di adozione. Con strumenti di sourcing e acquisto intuitivi e facili da usare, le aziende possono aumentare l'adozione a livello aziendale e quindi promuovere la conformità alle politiche di procurement. 

• Maggiore valore. Eliminando il lavoro noioso e di basso valore, gli esperti di sourcing e procurement, così come i reparti di contabilità, possono dedicare più tempo alle iniziative strategiche invece che alla gestione delle transazioni.

• Maggiore scalabilità. La tecnologia e l'automazione svolgono un ruolo importante nell'assicurare che le capacità di sourcing e di procurement possano ampliarsi man mano che l'azienda cresce o le sue esigenze cambiano.

• Maggiore trasparenza. Grazie alla visibilità sui processi, i manager del sourcing strategico possono esaminare i rapporti con i fornitori e gli obblighi contrattuali, in modo da semplificarne la gestione. I fornitori, contestualmente, possono ottenere un accesso più trasparente ai progetti e agire come partner strategici dell'azienda. Workday Procurement, per esempio, estende l'esperienza di Workday ai fornitori attraverso il nostro portale fornitori, in cui questi ultimi possono registrare i loro dati personali e specificare i beni e servizi che offrono. I fornitori possono anche visualizzare i propri ordini di acquisto, visualizzare e caricare cataloghi, visualizzare e rispondere alle richieste di preventivo, nonché visualizzare e creare fatture in base agli ordini di acquisto. Ciò permette alle aziende di automatizzare l'elaborazione delle fatture e i pagamenti, migliorando la gestione dei fornitori. 

Vantaggi dell'integrazione di Workday Procurement con altri sistemi

Con un sistema integrato, le imprese possono ottenere una visione completa delle spese, imporre con più facilità parametri di spesa e individuare le inefficienze. In molti casi, le aziende che integrano Workday Procurement con gli altri sistemi di gestione aziendale registrano una drastica riduzione delle spese impreviste e una migliore capacità di monitorare i risparmi in tutta l'azienda. Inoltre, una maggiore automazione e la reportistica in tempo reale offrono alle aziende un quadro più chiaro dei loro obblighi contrattuali e le aiutano ad allocare meglio le risorse per i progetti futuri. 

Con un sistema avanzato per la gestione finanziaria e del procurement le aziende possono:

• Avere un impatto a 360 gradi. Il procurement digitalizzato permette ai team di avere visibilità sulle spese in tempo reale. Con le informazioni di sourcing e l'analisi delle spese collegate alla pianificazione e all'analisi finanziaria, le imprese ottengono informazioni strategiche sui trend ricorrenti, sulla pianificazione del budget annuale e su come il sourcing e il procurement possono supportare al meglio le esigenze aziendali. Con Workday Strategic Sourcing, per esempio, le aziende ottengono visibilità sulle spese fin dall'inizio e ottengono insight fruibili sui loro dati di sourcing. 

• Prendere decisioni basate sui dati più velocemente. Consolidando tutti i dati relativi al sourcing e al procurement in un sistema centralizzato, i reparti possono analizzare più facilmente le loro performance e prendere decisioni strategiche. Oggi i team di procurement devono essere pronti ad adattarsi rapidamente a circostanze e opportunità sempre diverse. Ciò richiede l'accesso ai dati e agli insight che nascondono.

• Identificare e riallocare i risparmi. Workday offre informazioni dettagliate su ogni transazione. Grazie alla capacità di raccogliere e analizzare i dati in termini operativi, Workday permette di comprendere meglio le spese aziendali. 

Collaborare strategicamente con il business

Un procurement efficace è una risorsa per la crescita del fatturato, dell'efficienza e della trasformazione, cosa che rende le aziende più intelligenti, veloci e scalabili. L'accesso in tempo reale ai dati e ai trend del mercato rende il procurement fondamentale per il processo decisionale strategico. L'utilizzo di tecnologie come l'automazione e gli advanced analytics permetterà al settore del procurement di gestire in modo efficace sfide più complesse per creare più valore aggiunto.

Vuoi sapere come Workday può aiutarti a portare il procurement al livello successivo? Scopri come tu e il tuo team potete ottimizzare il Procure-to-Pay e risparmiare tempo prezioso.