In che modo i responsabili di PGA European Tour hanno plasmato la digital transformation

Durante la pandemia le aziende di tutti i settori sono state costrette a premere l'acceleratore sul digitale e a inventarsi nuovi modi di lavorare. Per i responsabili di PGA European Tour, riprendere in sicurezza i tornei di golf e gestire al tempo stesso un modello di business complesso ha rappresentato una vera e propria sfida.

Claire Giacometto (Chief Financial Officer), Michael Cole (Chief Technology Officer) e Fran Merrylees (Chief People Officer) di PGA European Tour raccontano la trasformazione delle funzioni Finance, IT e HR nel contesto della pandemia.

Il segreto del successo: gestire la complessità e trainare l'innovazione

La complessità è di casa nel mondo del business di oggi e non sorprende dunque che il golf professionistico presenti la sua serie peculiare di sfide. Se a ciò si aggiunge l'impatto provocato da una pandemia globale, è chiaro che occorre letteralmente reinventarsi per andare in buca. Per i responsabili di PGA European Tour, gli ultimi 18 mesi hanno rappresentato un'opportunità sia per accelerare alcuni interventi cruciali di digitalizzazione sia per ripensare il ruolo della tecnologia nella gestione della complessità.

Sul versante Finance, il CFO Claire Giacometto sa quanto sia importante ridurre la complessità per garantire che i giocatori e il personale siano pagati puntualmente e che i processi finanziari avvengano senza intoppi.

"Siamo un'organizzazione piccola ma molto complessa e operiamo in tante giurisdizioni diverse, per cui è assolutamente vitale per noi avere un sistema affidabile che ci permetta di non fare errori quando si tratta di pagare i giocatori o di calcolare le imposte", spiega.

"È cruciale per noi non essere mai in ritardo con i pagamenti, perché se restiamo indietro inizia subito un nuovo torneo e le persone si trovano in difficoltà. Vogliamo offrire un servizio professionale, vogliamo che i giocatori siano pagati puntualmente e vogliamo che tutto fili liscio come l'olio". 

In qualità di CTO, Michael Cole si trova nella posizione ideale per giudicare la complessità economica e tecnologica dell'organizzazione. È convinto che la tecnologia sia fondamentale non solo per promuovere l'efficienza del business, ma anche per preservare l'unicità del brand che fa di PGA European Tour un campione di modernità e innovazione.

"Non siamo due squadre che si affrontano su un solo campo per 90 minuti. Siamo 156 giocatori sparsi su 18 campi nell'arco di quattro giorni, e a volte cambiamo pure format, insomma siamo un'organizzazione complessa. La tecnologia gioca un ruolo fondamentale perché ci consente di gestire tutti i livelli dell'organizzazione in modo semplice ed efficiente", dichiara. 

"Ci piace essere innovativi e creativi quando produciamo nuovi contenuti entusiasmanti per i nostri fan. Ma sappiamo anche che la tecnologia ci deve far superare uno scoglio importante: creare semplicità in quella che è un'organizzazione estremamente complessa".

Il COVID-19 e la nuova normalità del business

Nel 2019 PGA European Tour ha compiuto il salto lasciandosi alle spalle i data center e abbracciando il cloud, accrescendo così di molto la sua agilità operativa. Quando il COVID-19 ha messo in pausa quasi tutti gli sport, golf compreso, l'importanza dell'agilità operativa è emersa in tutta la sua evidenza. 

Cole spiega: "Dato che eravamo già pronti a lavorare da remoto con un notevole livello di agilità, quando è scoppiata la pandemia lo staff è stato in grado di passare allo smart working da un giorno all'altro. Di fatto, la casa è diventata un prolungamento dell'ufficio".

Gestire il personale che lavorava da remoto e garantire che avesse tutti gli strumenti e il sostegno necessari rappresentava una sfida anche per l'HR. Ma su quali ambiti ha concentrato l'attenzione l'HR? Quali difficoltà ha dovuto affrontare?

"Avere un sistema cloud ci ha permesso di avere a disposizione le informazioni e i dati HR sempre e ovunque, un fatto di enorme importanza", racconta il CPO Fran Merrylees. "Come molte altre organizzazioni, avevamo dovuto avviare processi complicati per accedere alla cassa integrazione. Ma poter avere tutti i dati necessari a portata di mano, anche quando lavoravamo da remoto, è stato determinante".

Spesso le avversità sono il più grande motore di innovazione e banco di prova delle capacità di un'organizzazione. La pandemia ha spinto molte aziende e organizzazioni a progredire perché le ha costrette a trovare strategie che funzionassero. Per Giacometto e il suo team, il cloud ha rappresentato un elemento essenziale per l'agilità finanziaria.

"Dovevamo continuamente rifare tutto da capo: previsioni, gestione della liquidità, calcolo degli oneri fiscali. Eravamo presi in una girandola di cambiamenti continui. Non avrei mai creduto possibile che saremmo riusciti a fare tutto da casa. Ma tutto è andato per il meglio, e i nostri risultati di gestione della liquidità in quel periodo veramente difficile sono stati più che soddisfacenti".

Il potere della digitalizzazione: pianificare, eseguire, analizzare

Ora che il mondo riprende a girare come sempre e lo sport professionistico sta tornando alla normalità, qual è il ruolo degli strumenti digitali in tempi non di crisi per organizzazioni come PGA European Tour?

Sul versante Finance, Giacometto sottolinea l'importanza di avere un sistema unico per le attività di pianificazione, esecuzione e analisi dal momento che le cose continuano a cambiare in tempo reale.

"Sapere che disponiamo di ottimi audit trail per i nostri dati, e che possiamo condurre le analisi su dati attendibili, fa una grande differenza. Avere un sistema in cui basta premere un interruttore e chiunque può entrare e capire che cosa sta succedendo è stato importantissimo", spiega. "Abbiamo tornei tutte le settimane, per cui paghiamo i giocatori con cadenza settimanale. Ovviamente cerchiamo di gestire la nostra liquidità, per cui elaboriamo molte previsioni di cassa e lavoriamo anche sul versante commerciale per prendere decisioni opportune in questo ambito".

Riunire la gestione del Finance e dell'HR in un sistema unico è un aspetto importante per il responsabile HR Merylees.

"Con una funzione HR moderna, possiamo prendere le distanze e adottare un approccio assai più strategico, nonché interagire con altre funzioni aziendali come il Finance in maniera totalmente diversa. Possiamo pianificare il futuro e avvalerci della reportistica in tempo reale per collaborare con gli stakeholder su aspetti cruciali come la pianificazione finanziaria e della forza lavoro. Dal momento che i dati danno una marcia in più a manager e staff, il risultato è che questi possono esercitare il loro ruolo in maniera più strategica e sofisticata".

Il CTO Cole adotta un punto di vista più ampio sul ruolo del cloud, e più in generale degli strumenti digitali, e sottolinea la correlazione diretta che esiste tra adottare la tecnologia giusta e generare utili.

"Per noi ci sono due imperativi di vitale importanza: autonomia dei dipendenti e accessibilità dei dati. Siamo un'organizzazione la cui struttura è basata sui membri. Ci serve un meccanismo che crei opportunità di gioco per oltre 1000 golfisti. Ogni sterlina che generiamo viene impiegata per la gestione operativa, e soprattutto va in premio ai giocatori. Il nostro compito è generare utili e quello di Workday è scegliere come farli circolare in azienda. In questo senso, Workday è una forza catalizzatrice per noi".