기초 이해하기: 재무 관리 시스템이란?

이 블로그는 기업의 인재 관리 및 재무 관리 지원 기술을 다루는 연재물입니다.

변화하는 세상에는 그에 걸맞은 새로운 업무 수행 방식, 즉 더 빠르고 스마트한 애자일 접근법이 필요합니다. 그리고 재무 분야에서 특히 더 중요합니다. 방대한 데이터, 그리고 그 어느 때보다 강력한 인공지능, 머신러닝, 분석 기능을 갖춘 재무 조직이 새롭게 거듭나면서 정보에 근거한 비즈니스 의사결정을 내리기 시작했습니다. 

본 블로그에서는 재무 팀에 주어진 새로운 요구사항, 재무 관리 시스템에 관해 알아야 할 점, 그리고 기업이 세상의 변화에 적응하고 새로운 비즈니스 기회를 발굴하는 데 올바른 시스템이 필요한 이유를 간단히 살펴보겠습니다.

현대화된 재무 관리 시스템이 기업에 필요한 이유는 무엇일까요?

재무는 기업의 성공을 뒷받침하는 핵심 기능입니다. 그리고 재무 팀이 적극적으로 데이터 분석을 통해 더 현명한 의사결정을 지원해야 한다는 목소리가 높습니다. 즉, 마케팅 및 세일즈 팀은 물론 제품 및 운영 팀까지 사내의 다양한 이해 관계자에게 필요한 인사이트를 제공하여 정보에 근거한 전략을 세우고, 어떤 결정이 수익성에 미치는 영향을 고려하게 합니다.

그러기 위해서는 두 가지 조건을 충족해야 한다고 Workday는 생각합니다. 최신 재무/직원 데이터에 손쉽게 액세스하고, 다양한 데이터 소스를 통합하여 다차원 보고 및 분석을 수행할 수 있어야 합니다. 재무 외 데이터(특히 운영 시스템의 정보)를 추가함으로써 더 자세한 컨텍스트를 연계하여 수치를 이해하고, 어떤 성과가 나온 이유를 더 깊이 분석할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 더욱 효과적으로 의사결정을 내리고 계획을 수립할 수 있습니다.

기술은 재무 시스템/프로세스에 어떤 영향을 미칠까요?

우수한 재무 시스템에서는 겉으로 드러나지 않는 영역부터 해결합니다. 즉, 트랜잭션, 리포트, 분석을 가급적 한군데서 처리할 수 있는 기본 기술을 구현합니다. 그러면 재무 팀은 해당 시스템을 떠나지 않고도 데이터를 토대로 계획, 트랜잭션, 분석, 보고를 수행할 수 있습니다. 클라우드 기반 재무 관리 시스템에서 모두 해낼 수 있습니다. 

생각해 보십시오. 시스템에 기본 구현된 자동화된 비즈니스 프로세스 워크플로를 통해 빠르게 새 프로세스를 생성하거나 기존 프로세스를 수정하면서 시장 변화 또는 규제에 대응할 수 있습니다. 데이터, 트랜잭션, 프로세싱, 어플리케이션을 위한 올바른 보안을 적용해야 합니다. 그러면 수월하게 액세스 및 변경을 모니터링할 수 있습니다. 

트랜잭션 및 분석을 단일 시스템에 통합한 상태에서 모든 데이터를 인메모리로 저장할 경우, 재무 데이터에 대한 트랜잭션 처리, 통합, 보고를 한군데서 해결하는 것이 가능합니다. 회계에 영향을 미치는 트랜잭션이 발생할 경우, 해당 시스템에서 곧바로 보고하고 분석할 수 있습니다. 재무 팀에서 필요에 따라, 여러 법인 및 통화를 포괄하는 일일 통합 리포트를 생성하여 장부 결산에 소요되는 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 예컨대 씨티 이어(City Year)는 통합 시스템을 통해 월/분기 결산 소요 시간을 40% 단축했고, 캘리포니아 북부/네바다/유타 AAA도 10일 걸리던 분기 결산을 5일 만에 완료했습니다.

요약하자면, 오늘날 끊임없이 변화하는 환경에 최적화된 재무 관리 시스템이라면 다음 조건을 갖춰야 합니다.

• 종합적이고 정확한 관점에서 실시간으로 비즈니스를 파악합니다.

• 리더에게 관련도 높은 컨텍스트 기반 비즈니스 인사이트를 제공합니다.

• 비즈니스 중단 없이 조직/프로세스/보고 변경사항을 수용할 수 있게 합니다.

오늘날 재무 팀은 구체적으로 어떤 과제를 안고 있을까요?

재무 팀은 레거시 시스템에서 제공하던 총계정원장 정보보다 높은 수준의 인사이트를 전달해야 합니다. 이해 관계자의 범위가 확대되고 비즈니스 환경이 계속 진화하는 가운데 기업의 의사결정에 직접 영향을 미칠 인사이트를 재무 팀에서 제공해야 한다는 요구가 커지고 있습니다.

하지만 많은 재무 팀의 상황은 여의치 않습니다. 아직도 기존 트랜잭션 태스크가 주 업무입니다. 즉, 데이터 수집에 업무 시간 대부분을 보내기 때문에 데이터를 분석하면서 조직에 필요한 전략적 파트너의 역할을 하지 못합니다. 단편화되었거나 낡은 재무 시스템에서는 필요한 데이터를 필요한 시점에 제공하는 것이 불가능하지는 않더라도 쉽지 않습니다. 가치 있는 데이터가 레거시 시스템(심지어 스프레드시트) 및 조직별 사일로에 갇혀 있는 곳이 많습니다. 이러한 데이터에 액세스하고 외부 데이터 소스와 손쉽게 조합하여 데이터 모델을 만들거나, 조직의 향후 진로를 구상하는 데 필요한 예측을 하기가 어렵습니다.

세계 각지의 재무 리더는 기술 변화의 속도, 디지털에 의한 파괴적 혁신의 영향, 날로 엄격해지는 규제, 개인 정보 보호 및 사이버 보안 문제, 불확실한 경제 상황, 금융 시장 변동성 등 더 힘든 여건에 둘러싸여 있습니다. 재무 팀은 가변적인 환경에서 더 효과적으로 위험을 관리하기 위해 조직 전반의 실시간 정보를 활용하여 신속하게 대응할 수 있어야 합니다.

기존 재무 관리 시스템은 어떤 방식입니까?

레거시 솔루션은 회계 작업을 자동화하고 간소화하여 재무 보고를 효과적으로 지원하도록 설계되었습니다. 보조원장 트랜잭션 수집에서 시작하고 총계정원장 전기로 끝나는 유연성 없는 선형 프로세스로 진행되었습니다. 트랜잭션이 회계 프로세스를 거치면서 보조원장 세부사항이 삭제되고, 결국 간이 분개가 생성되어 원장 잔액을 업데이트합니다. 이렇게 작동하도록 설계된 시스템에서는 오로지 초기 구현 단계에서 정한 회계 영역 구성에 따라 재무 보고를 지원할 수 있습니다.

더 방대한 비즈니스 인사이트 및 매니지먼트 리포트를 제공하기 위해서는 위와 같은 레거시 시스템 외에도 데이터 마트 또는 웨어하우스, 비즈니스 인텔리전스 솔루션, 리포트 도구가 필요합니다. 이처럼 필요한 기능을 "그때그때 추가하는(bolt-on)" 방식에서는 통합 기능을 개발하고 유지하는 데 많은 비용이 듭니다. 게다가 데이터를 조정하는 작업도 필요하고, 불필요한 실수가 생길 수도 있습니다. 결국 외딴 섬 같은 정체된 데이터 사일로만 양산될 뿐입니다. 

회계, 통합, 조정, 구매, 수익, 컴플라이언스, 기타 업무 기능이 각기 다른 시스템에서 수행될 경우, 재무 관리 환경은 더욱더 복잡해집니다. 단편화된 시스템에서는 비즈니스 팀에 실시간 인사이트를 제공하거나 성장 및 변화의 속도에 맞추기가 어렵습니다. 성장하고 변화하는 비즈니스의 요구사항에 따라 시스템을 확장하거나 변경하려면 많은 시간과 비용이 들고, 경우에 따라서는 아예 불가능할 수도 있습니다.

 클라우드 기반 재무 관리 시스템은 어떻게 다를까요?

Workday 재무 관리는 완전한 비즈니스 인사이트를 제공하도록 설계된 클라우드 솔루션입니다. 재무 리포트를 생성하는 데 필요한 트랜잭션을 요약하는 융통성 없는 프로세스는 사라졌습니다. 그 대신, 입력된 모든 트랜잭션은 방대한 비즈니스 정보를 포함하고 있으며 재무, 관리 및 운영 리포트에 즉시 반영됩니다. 단일 클라우드 기반 시스템에서 모든 트랜잭션을 수집하고 코어 기본 프로세스를 지원하므로, 재무 팀에서 승인된 비즈니스 정보에 실시간으로 액세스할 수 있습니다. 이처럼 단일화된 데이터 소스, 보안 모델, 경험을 통해 실현되는 Power of One 플랫폼을 통해 계획, 실행, 분석을 단일 시스템에서 해결합니다.

예컨대 미네소타의 라이프 타임 피트니스(Life Time Fitness)에서는 재무 기능을 HR 소프트웨어와 통합하여 재무/급여 트랜잭션 및 승인을 체계적으로 처리할 수 있게 했습니다. 이 회사는 클라우드 기반 솔루션을 통해 규제 요건에 관한 최신 정보를 계속 모니터링하고 결산 기간을 단축했습니다. 그 덕분에 데이터/비즈니스 결과 분석에 더 많은 시간을 보낼 수 있게 되었습니다.

캐나다의 빌 고슬링 아웃소싱(Bill Gosling Outsourcing)도 클라우드 기반 재무 시스템을 구축했습니다. 그 결과, 결산 기간을 30% 단축했고, 결산 프로세스를 준비하는 부담도 크게 덜었습니다. 기존 ERP 시스템에서는 재무제표를 서너 차례 작성한 후에야 확정할 수 있었습니다. 클라우드 기반 시스템에서는 단 2번이면 충분합니다.

재무 관리에서 실시간 데이터가 중요한 이유는?

매일 방대한 양의 데이터가 생성되고 전송됩니다. 이 데이터를 활용하고 효과적으로 분석한다면, 더 빨리 더 현명한 의사결정을 내릴 수 있습니다. 이를테면 분석을 통해 가장 수익성 높은 고객을 실시간으로 파악합니다. 이러한 인사이트를 제공하기 위해서는 대개 재무 관리 시스템과는 별도로 분석 솔루션이 필요합니다. 마케팅 등의 부서에서는 데이터를 사용하여 고객 경험을 혁신하고 더 광범위한 개인화 서비스를 제공합니다. 비즈니스 리더는 데이터 기반 서비스를 제품과 함께 제공하면서 새로운 수익 스트림을 개발해야 합니다. 고급 데이터 분석을 통해 더 정교하고 정확한 수익 예측이 가능합니다. 재무 데이터와 재무 외 정보(예: 소비자 데이터, 기타 운영 시스템의 데이터)를 연계하여 새로운 인사이트를 얻을 수 있습니다. 

어떤 비즈니스 차원을 기준으로 삼아 실시간으로 데이터를 심층 분석하는 데이터 인터랙션을 통해 성과 향상 요인을 파악합니다. 별도의 데이터 웨어하우스나 추가 리포트 도구를 사용하지 않고도 공급업체별, 캠페인별, 직원별 지출, 그리고 고객별/제품별 손익 등도 분석합니다. 이처럼 다양한 비즈니스 정보를 재무 스코어카드 및 대시보드를 통해 제공합니다. 모바일 디바이스에서도 이용 가능합니다. 임원진은 실시간으로 비즈니스 상황을 파악하고, 가장 중요한 메트릭을 상시 파악합니다. 최신 주요 지표로 구성된 대시보드를 통해 수치가 감소했는지 또는 자금 이동이 필요한지, 시장의 어느 지점을 공략하면 추진력을 얻을 수 있는지 등을 확인합니다. 실시간 데이터를 사용하므로, 기간 종료 시 돌발 변수가 생기지 않습니다. 급변하는 상황에도 더 수월하게 대처할 수 있습니다. 

 레드스톤 크레딧 유니온(Redstone Credit Union)에서 클라우드 기반 재무 관리 시스템을 도입한 결과, 데이터 수집이 아닌 데이터 분석에 보내는 시간이 133% 증가했습니다. 결국 다음과 같은 이점을 누릴 수 있었습니다.

• 수작업 및 사무 업무에서 벗어나 전략적 회계 활동에 집중
• 회계 조사 간소화
• 재무 팀의 비즈니스 서비스 역량 강화

기업의 재무 기능이 어떻게 새롭게 정의되고 있습니까?

모두 긴밀하게 연결된 오늘날의 환경에서 재무 리더가 해야 할 일은 무궁무진합니다. 재무 관련 뉴스와 시장의 소문은 순식간에 전 세계로 확산됩니다. CEO는 재무 팀이 우수한 미래 지향적 인사이트를 제공하기를 기대합니다. 이렇게 확보한 인사이트를 활용하여 위험을 관리하고, 새로운 기회를 발굴하고, 경제적 충격 및 변동성을 극복할 수 있습니다. 기업의 현재 가치와 미래 가치, 그리고 이 인사이트의 품질은 서로 연결되어 있습니다. 

안타깝게도 아직도 이러한 인사이트를 제공하지 못하는 재무 팀이 많습니다. 재무 트랜스포메이션에 충분한 노력을 기울이지 않았고, 기술 도입도 다른 부서에 비해 더딘 편입니다. 이제 재무 팀은  행동에 나서 적극적으로 기술을 도입하면서 사내에서 전략적인 역할을 수행해야 합니다. 

클라우드 기반 재무 관리 시스템을 제대로 평가하기 위한 기준은?

재무 관리 시스템은 단순한 재무 통제/트랜잭션 관리에 머무르지 않고 비즈니스 트랜스포메이션의 동력이 될 진정한 인사이트를 제공해야 합니다. Workday는 단일 클라우드 기반 시스템에서 모든 재무 프로세스를 지원하는 방식으로 재무 관리 방식을 새롭게 정립했습니다. 바로 다음과 같은 이점을 제공하는 시스템입니다.

• 비즈니스의 길잡이가 되는 진정한 인사이트. 인메모리 오브젝트 데이터 모델을 적용하는 네이티브 클라우드 기반 시스템에서 실시간으로 트랜잭션을 수집하고, 코어 기본 프로세스를 지원하며, 재무 팀의 더 신속한 비즈니스 의사결정을 지원합니다.
• 자신 있게 통합하고 결산. Workday의 클라우드 기반 아키텍처에서는 복잡하고 시간 소모적인 선형 프로세스 대신 더 빠르고 정확한 애자일 접근 방식을 따릅니다. 월말, 분기말, 연말마다 통합 비즈니스 리포트가 나올 때까지 기다릴 필요 없이 언제든지 해당 정보에 액세스할 수 있습니다.
• 미래 계획 및 대비. Workday에서는 HR/재무 트랜잭션을 보고/계획 기능과 연계합니다. 따라서 데이터를 이동하고 조정하는 번거로움 없이, 효율적인 반복형 계획 프로세스를 개발 하여 실제 트랜잭션 데이터를 사용합니다.
• 미리 효과적으로 위험 관리. Workday는 트랜잭션 모니터링에 만족하지 않고 "상시" 감사 추적 기능을 제공하여 모든 변경 내역을 파악합니다. 기업에서 승인 제한을 설정, 관리, 구성할 뿐만 아니라 한도를 설정하고 책임을 분리할 수도 있습니다. Workday는 이러한 방법으로 사기 및 위험 예방을 지원합니다.
• 변화 수용. 변화는 늘 발생합니다. Workday 내에서 언제든지 변경하고 구성할 수 있습니다. 일단 구성된 변경 사항은 재무, HR, 계획의 전 범위에서 해당 조직, 트랜잭션, 리포트에 즉시 적용됩니다.

앞으로 클라우드 재무 관리는 어떻게 될까요?

시장 조사 기관인 가트너¹는 이렇게 내다봤습니다. "2024년이 되면 중견기업 신규 코어 재무 관리 어플리케이션 프로젝트의 60%, 글로벌 기업/대기업 신규 코어 재무 관리 어플리케이션 프로젝트의 30%가 퍼블릭 클라우드에 구현될 것입니다. 

아울러 2024년까지 디지털 기술이 코어 재무 관리 제품군에 새로운 기능 및 효율성 요소를 추가할 뿐만 아니라 최상의 재무 계획/분석 및 재무 결산 기능도 통합 형태로 제공하리라 예상합니다." 재무 관리에서 클라우드 솔루션으로 누리는 다음과 같은 이점도 빼놓을 수 없습니다.

• "항상 최신 릴리스 유지: 일반적으로 고객 사용 버전과 최신 버전의 차이가 2개 릴리스를 초과해서는 안 됩니다.
• 교육 및 온보딩이 용이한, 소비자 환경에 준하는 인터페이스
• 인공지능(AI), 머신러닝(ML), 로봇 프로세스 자동화(RPA)와 같은 디지털 기능: 이러한 기능 대부분은 레거시 온-프레미스 플랫폼에 추가하기 어렵습니다.
• 애질리티 강화: 구독 청구, 수익 인식, 재무회계 허브와 같은 새로운 기능을 더 빨리 도입합니다.
• (재무 팀) 최종 사용자의 자율적 어플리케이션 관리: 예전처럼 전적으로 IT 팀에 의존하지 않습니다.

성공을 위한 트랜스포메이션

위협을 기회로 바꾸려면, 애자일 조직으로 거듭나 실행 가능한 데이터 및 인사이트를 활용하면서 신속하고 정확한 의사결정을 내려야 합니다. 감사 및 규정 준수를 간소화하고, 장부 통합 및 결산 속도를 높이며, 미래에 대비하는 모델을 마련해야 합니다. 올바른 기술이 구현된 재무 관리 시스템이라면 가능합니다. 최상의 재무 관리 소프트웨어가 있다면 손쉽게 변경사항을 관리하고, 불확실성의 위기를 탄력적으로 극복하며, 선제적이고 전략적인 대응 전략을 구사할 수 있습니다.

가트너, "중견기업/대기업/글로벌 기업용 클라우드 코어 재무 관리 제품군 가트너 매직 쿼드런트" John Van Decker, Robert Anderson, Greg Leiter, 2019년 5월 13일

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