효율적인 글로벌 컴플라이언스와 다국적 성장: 현재 ERP로 가능한가요?

글로벌 시장에서 비즈니스의 복잡성이 증가하면서 새로운 과제가 생겨났으며, 애자일 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템 구축이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 

레거시 ERP 시스템, 특히 다양한 관할권에서 사업을 운영하는 다국적 기업의 시스템이 직면한 가장 큰 문제는 국가별 규제, 통화, 컴플라이언스 요건을 만족시켜야 하는 점입니다. (간단하게 설명하면, ERP는 단일 시스템에서 비즈니스 운영에 필요한 소프트웨어 어플리케이션을 종합적으로 관리하는 것을 의미하며, 여기에는 재무, HR(Human Resource), 공급망 관리, CRM(Customer Relationship Management), 재고 관리 등이 포함됩니다.)

글로벌 ERP 전략은 크게 분산형 또는 중앙 집중형의 두 가지 카테고리로 나눌 수 있습니다. 

분산형 ERP: 개별 시스템

조직이 발전하면서 대규모 다국적 조직은 일반적으로 대규모 기업 총계정원장을 사용하여 운영되며, 본사는 자회사가 재무 결과를 이 총계정원장에 제출할 것을 기대합니다. 종종 본사는 총계정원장에서 글로벌 계획, 계정 조정 및 비즈니스 분석을 수행할 것입니다.

한편, 다른 국가의 자회사에는 실질적으로 고유한 로컬 재무 시스템을 조달할 권한이 있으며, 따라서 결과를 보고할 때까지 모회사와 독립적으로 운영할 수 있습니다. 로컬 재무 시스템을 갖추려면 사업을 운영하는 관할 지역의 현지 규정 준수 및 보고 의무를 이행하기 위한 시간과 노력이 필요합니다.

로컬 ERP 시스템에 위치한 재무 데이터는 요약되어 모회사로 전송됩니다. 이 접근 방식은 기본적인 수준에서 작동할 수 있지만, 보고 디멘션을 변경하는 일은 단일 ERP 시스템을 조정하는 것 같은 간단한 문제가 아니기 때문에 전체 조직의 운영 민첩성이 제한받을 수 있습니다. 따라서 각 국가의 특정 ERP 시스템에서 이러한 변경 사항을 조정할 수 있습니다. 결과적으로 회사의 목표를 개별 국가 수준에서 쉽게 재현하지 못할 수 있습니다.

또한 독립적인 국가별 재무 기능에는, 기반이 되는 보고용 총계정원장에서 중앙으로 다시 취합되는 데이터의 수동 조정이 필요하기 때문에 막대한 비용이 발생합니다.

마지막으로, 분산형 ERP 시스템은 공통 데이터세트가 없기 때문에 다양한 인사이트를 얻기 어렵고 지연이 발생할 수 있습니다.

중앙 집중형 ERP: 하향식 접근 방식

반대되는 시나리오인 중앙 집중식 ERP 전략은 글로벌 ERP 시스템을 롤아웃하는 것입니다. 전 세계 여러 국가에 거점을 둔 다국적 기업을 다시 예로 들자면, 이 접근 방식은 그룹 보고에 중점을 둡니다. 그리고 본사에서 회계 정책을 시행할 수 있습니다.

예상하셨겠지만, 가장 큰 문제는 분산형과 반대입니다. 

즉, 중앙 보고 모델이 현지 보고 요구사항을 충족하지 못합니다. 각 국가의 다양한 규제 의무를 이행하도록 글로벌 ERP 시스템을 구성하는 데 별도의 시간을 소비해야 하며, 이로 인해 보고 역량이 저하될 수 있습니다.

물론 몇 가지 이점이 있습니다. 중앙 집중형 ERP 시스템은 일반적으로 본사의 보고 프로세스를 간소화하고 규모의 경제를 실현할 수 있습니다. 그리고 트랜잭션이 시스템을 통해 전달되도록 라우팅되어야 하며 트랜잭션에 관한 더 뛰어난 인사이트를 제공하기 때문에 통제가 용이합니다. 유사한 방식으로 프로젝트, 송장, 공급업체 등과 같은 데이터를 수집하는 코어 데이터 모델을 만들 수 있지만, 이 접근 방식은 현지 보고 요구사항을 이행하는 데 어려움이 있습니다.

결국 위에서 설명한 접근 방식마다 나름의 문제가 있습니다. 

그렇다면 재무 비용을 낮추고 글로벌 재무 부서 운영에 필요한 인사이트와 효율성을 높이는 방법은 없을까요?

엔터프라이즈 관리 클라우드: 새로운 접근 방식

미래 경쟁력을 갖추려는 회사가 많아질수록 ERP 시스템의 적응력에 대한 요구사항이 커집니다. 그 해결책이 Workday 엔터프라이즈 관리 클라우드입니다. 전 세계의 규제 환경, 컴플라이언스 요건, 세법이 변화하고 있기 때문에 조직 운영에 유연성과 확장성을 포함시키는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 워크플로에 올바른 구조를 구현하려면 상당한 IT 프로젝트와 리소스가 필요한 레거시 시스템은 더 이상 적합하지 않습니다.

게다가 레거시 ERP 아키텍처의 복잡성 때문에 글로벌 비즈니스를 관리하기가 더 어려워졌습니다. 국가 간 트랜잭션 처리는 일반적으로 원장 간의 데이터를 통합해야 하므로, 그에 따른 문제가 발생합니다. 예를 들자면, 코어 시스템에서 데이터를 이동하기 위해 타사 조정 시스템을 도입하고, 월별로 마감되는 장부를 가져오는 등의 전략적 활동이 아닌 영역에 재무 담당자의 시간을 낭비하는 일입니다.

비즈니스 의사결정에 도움이 되는 정보를 추출하고, 본사의 이해 관계자와 인사이트를 공유하고, 현지의 의사결정에 필요한 데이터를 지사에 제공하는 데 주력하는 것이 바람직합니다.

Workday의 국가별 요구사항 접근 방식

Workday는 커스터마이즈(customization)와 반대되는 구성(configuration) 개념을 사용하여 글로벌 운영의 니즈를 해결합니다. 모든 Workday 고객은 동일 버전의 엔터프라이즈 관리 클라우드 소프트웨어를 사용하지만, 이 소프트웨어는 현지화된 요구사항에 맞게 맞춤 구성하는 기능이 있습니다. 또한, 모든 고객은 항상 최신 상태로 유지되는 혁신, 개선 및 보안 기능을 갖춘 최신 버전의 Workday를 사용합니다.

ERP 시스템에 대한 Workday 프레임워크 접근 방식은 다음과 같은 특징이 있습니다.

• Workday 재무 관리는 11개 언어로 번역되었으며, 사용자가 선호하는 언어로 트랜잭션을 입력할 수 있습니다. 

• 구성은 특정 국가용으로 배포되지만, 구체적인 요구사항에 따라 세밀하게 구성을 수정하는 기능이 고객에게 제공됩니다.

• 다중 조직 엔터프라이즈 관리 클라우드인 Workday를 사용하면, 상위 조직에 속한 각 법인이 다양한 통화를 처리하고 코어 시스템 내에서 재무 정보를 유지할 수 있습니다.

• 조직 간에 일반적으로 인정된 회계 원칙(GAAP), 국제 회계 기준(IFRS), 아니면 이 둘의 조합을 사용하는 어떤 경우에도, Workday 고객은 워크플로 내에서 다양한 회계 처리 및 조정을 지정할 수 있습니다. 또한 Workday에서는 기업 회계 코드 구조를 매핑하여 다른 관할 지역의 보고 표준을 준수할 수 있습니다.

• 오랫동안 다국적 조직의 애로사항이었던 문서 순서 지정과 관련된 규칙은 Workday의 사전 배포된 구성에 내장되어 있습니다. 일부 국가에서는 분기별 또는 연별과 같은 지정된 간격마다 문서 번호를 재설정해야 하지만, 그렇지 않은 국가도 있습니다. Workday의 뱅킹 및 지급 엔진은 글로벌 금융 기관과 통합되어 간소화된 프로세스를 제공합니다.

• Workday의 강력한 세금 엔진을 사용하면 사용자가 부가가치세(VAT), 상품 및 서비스 세금(GST), 판매세, 원천징수세 등과 같은 간접 세금 정보를 수집할 수 있습니다. 고객은 세율 및 유효일 변경사항을 쉽게 입력할 수 있으며, 개별 트랜잭션 정보를 수집하고, 세금에 관한 공통 표준 감사 파일(SAF-T)을 포함하여 특정 조세 당국에 대한 다양한 보고 요구사항을 충족시킬 수 있습니다.

• Pagero 네트워크를 사용하면, Workday 고객이 PEPPOL(Pan-European Public Procurement Online), FACe(스페인), Chorus(프랑스), SDI(이탈리아), ESPAP(포르투갈) 등과 같은 현지 E-인보이싱 인프라를 통해 수백만 개의 회사와 엔드투엔드 컴플라이언스 시스템에 즉시 액세스할 수 있습니다. 또한 Pagero는 수백 가지 E-인보이싱 및 전자 데이터 교환(EDI) 표준을 지원하므로, 쉽고 확장 가능한 다국적 롤아웃이 가능합니다.

E-인보이싱 통합 지원 

국가 간 ERP 기능 외에도, Workday 고객은 엔터프라이즈 관리 클라우드에서 자동화, 컴플라이언스, 보안의 삼박자를 갖춘 다국적 전자 문서 기능까지 추가할 수 있습니다. Workday 파트너인 Pagero는 고객에게 재무 프로세스를 디지털화하고 자동화하며, 전사적 조달-지급(P2P) 및 계약-현금 처리(O2C) 프로세스에서 데이터 정확성, 운영 우수성 및 실시간 가시성을 확보할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한 Pagero를 통해 Workday 사용자는 비즈니스를 운영하는 모든 시장에서 현지 규정을 자동으로 쉽게 이행할 수 있습니다.

Workday 고객은 Pagero 네트워크를 사용하여 회사 규모, ERP 시스템, IT 성숙도, 선호하는 형식 등과 관계없이 모든 공급업체 및 고객과의 비즈니스 문서 교환을 통합할 수 있습니다. Pagero가 수많은 교환 채널을 통합하기 때문에, Workday ERP 고객은 모든 송장 및 주문 문서를 온라인으로 주고받으면서 현지 규정을 준수합니다.

Pagero 파트너 개발 부문 VP인 Alexander Jansson은 최근 웨비나에서 E-인보이싱이 빠르게 표준이 될 거라고 말했습니다. 그의 설명에 의하면, 여기에는 단순히 인보이싱 문서를 PDF로 변환하는 것 이상의 의미가 있습니다. E-인보이싱 규제 준수 의무는 관할 지역에 따라 다르며, 이러한 프로세스를 자동화하여 컴플라이언스를 보장할 수 있습니다.

예를 들어, PEPPOL 전자 표준은 유럽과 아시아 일부 지역에서 널리 사용되며, Pagero는 조직이 빠르고 안전하게 국가 간 거래를 할 수 있도록 이 공통 프레임워크에 연결하는 것을 지원합니다. (전자 문서 메시지 표준 및 통신 네트워크를 위한 공통 프레임워크인 PEPPOL을 사용하면, 기업이 현지 및 글로벌 차원에서 조달 프로세스의 상대와 전자 통신할 수 있어 효율성이 향상되고 비용이 절감됩니다.)

Pagero의 지원에는 디지털 서명 또는 특정 콘텐츠와 같은 각 국가의 현지 요구사항에 따라 E-인보이싱의 전달 및 변환을 수행하는 기능이 포함되는데, 해당 기능은 Workday 내에서 즉시 사용할 수 있는 형태로 제공됩니다. 

“우리는 최고의 기술 기업과 협력합니다. 고객은 첫날부터 100% 디지털화를 경험할 수 있습니다.”라고 Jansson은 말합니다.

Pagero는 Workday와 협력하여 자동화되고 규정에 부합하는, 안전한 방식의 주문, 송장, 기타 비즈니스 문서 교환을 위해 구매자와 판매자를 연결하는 스마트 비즈니스 네트워크를 제공합니다. Workday의 강력하고 유연한 기술 기반과 클라우드 기반의 개방형 Pagero 네트워크를 결합함으로써, 고객은 P2P 및 O2C 프로세스를 디지털화하여 비즈니스, 시장, 규정의 급격한 변화에 대응할 수 있습니다.

Jansson은 제공업체를 선택할 때 지식을 기반으로 한 지원 및 글로벌 확장이 가능한 제품을 제공할 수 있는 파트너를 찾으라고 조언합니다.

“E-인보이싱과 관련하여, 중심 전략을 수립해야 합니다. 현재에 안주하지 않고 미래에도 도움이 될 적절한 공급업체를 찾는 것이 정말 중요합니다.”